se:connects

Sistema de gestión para el Smart Working

 

 

MÁS FLEXIBILIDAD, PRODUCTIVIDAD Y EFICIENCA: se:connects es una solución inteligente para simplificar el uso y la gestión de los puestos de trabajo en entornos de «smart working ». Los empleados pueden utilizar sus smartphones u otros dispositivos para encontrar un puesto libre y reservar salas de reuniones o puestos de trabajo que se ajusten a sus necesidades. Por su parte, los responsables del área de Facility Management pueden utilizar los datos de ocupación para optimizar los espacios de trabajo.

Encontrar un puesto de trabajo libre y reservarlo es cosa de niños con se:connects

La solución completa sin compromiso

Para que todo vaya de la mano, se:connects incluye el servicio, el software y el hardware.
Si usted se decide por la solución completa, Sedus se encarga del resto.

 

UN CONCEPTO, MUCHAS VENTAJAS

Smart El «smart working» no es solo una tendencia.Es una verdadera ventaja competitiva. El mundo de la oficina solía estar marcado por roles fijos y estructuras rígidas. Ahora, sin embargo, un número creciente de empresas disfruta de las ventajas del «smart working». La posibilidad de elegir libremente el puesto de trabajo, según la tarea a realizar o las preferencias personales, está transformando de cabo a rabo el modo en que trabajamos. Y, así, está contribuyendo también a una mayor rentabilidad y a la satisfacción de los empleados.

El carácter no territorial del trabajo en función de la actividad genera más flexibilidad y facilita la cooperación con los compañeros. Por ejemplo, los miembros de un equipo de proyecto pueden elegir puestos de trabajo vecinos según sea necesario, de modo que la cooperación directa sea posible sin necesidad de moverse mucho.

La proximidad también favorece la comunicación. Cuanto más directo sea el intercambio de información e ideas, mejor será la calidad y el resultado del trabajo. Con zonas que mejoran la comunicación, como los puestos de trabajo en grupo o las zonas lounge, el «smart working» estimula la comunicación y contribuye al intercambio directo de información entre los empleados. No en vano, los trabajadores suelen ser más productivos donde se sienten bien.

Las distancias cortas y el intercambio directo con los colegas tienen un efecto positivo sobre la productividad. Donde la cooperación es más estrecha, la coordinación también es más ágil. Los proyectos pueden avanzar más rápidamente, ya que las decisiones se pueden tomar en menos tiempo. Los resultados se logran en plazos más cortos y suelen ser mejores.

El «smart working» no solo ofrece ventajas para los empleados. El concepto también merece la pena para las empresas. Porque con soluciones inteligentes como se:connects, el espacio puede emplearse de forma más eficiente. Los «facility managers» pueden identificar inmediatamente las zonas menos frecuentadas de la oficina y reaccionar, ya sea transformándolas o reduciendo selectivamente los gastos de explotación.

HARDWARE PARA SU SOLUCIÓN DE «SMART WORKING»

Todos los sensores y receptores se instalan de forma discreta en los muebles. Los sensores se caracterizan por sus pequeñas dimensiones y una duración muy larga de la batería. Para el uso de se:connects se instalan en sillas y mesas. De esta manera, los datos pueden ser recogidos en la puerta de enlace y enviados a la nube para que la aplicación pueda leerlos.

TODO A MANO GRACIAS A LA APP

 

Anonimato garantizado para sus empleados: no es posible crear perfiles de movimiento o identificar a los usuarios con base en los datos.

 

Encontrar, reservar y utilizar un puesto de trabajo libre

La app se:connects cuenta con un plano de toda la oficina con todos los puestos de trabajo. En él se muestran la ocupación y las reservas, de modo que el usuario puede ver inmediatamente qué puestos de trabajo están ocupados (amarillo) o reservados (rojo) y cuáles están disponibles (verde). Las opciones de filtrado ayudan a encontrar un puesto de trabajo adecuado, dependiendo de si se necesita trabajar de forma concentrada, colaborar o llevar a cabo intercambios de ideas.

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Encontrar compañeros

En la app aparecen todos los empleados con su nombre y datos de contacto. Si pulsa sobre el nombre del compañero que está buscando, se:connects muestra su puesto de trabajo en ese momento. Además, se pueden incluir en una lista de favoritos los compañeros que se buscan con más frecuencia o que son miembros de un determinado equipo de proyecto.

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Ocupación de las salas de reuniones

El principio de la reserva de una sala es simple: primero se seleccionan los participantes de la reunión, luego se puede añadir el equipo técnico necesario, como un sistema de videoconferencia o una smartboard, a través de las opciones de filtro. Con base en estos criterios y en el número de personas, se:connects sugiere entonces una sala adecuada. Como alternativa, también se puede reservar cualquier sala disponible.


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Analizar y valorar los datos de ocupación

 

Análisis específico y valoración significativa

¿Qué puestos de trabajo son los más populares entre los empleados y cuáles se utilizan apenas? ¿Se necesita realmente una nueva sala de conferencias cuando la utilización de las salas existentes es solo del 30%? Con se:connects, estas y otras preguntas tienen respuesta inmediata.

 

Máxima seguridad en la nube

 

Los datos de estado de la ocupación del puesto de trabajo se transfieren por defecto a la nube a través de la puerta de enlace IoT y se sincronizan continuamente. La nube pone los datos a disposición de la app y las herramientas de análisis, de tal manera que los empleados y los Facility Managers pueden acceder fácilmente a los datos de ocupación, por ejemplo, a través del calendario de Office Outlook. Dependiendo de la interfaz, también se pueden integrar adicionalmente sistemas externos como los servicios de catering, gestión de aparcamientos o de control de acceso.

Para que sus datos permanezcan a buen recaudo

se:connects funciona de forma estándar en el centro de datos «Kapsch Earth Data Safe» que, construido a 900 metros de profundidad en la montaña, es el más seguro de Austria. Todos los datos que se recogen se almacenan en el Kapsch Data Safe; el servidor cuenta con todas las certificaciones pertinentes para la seguridad. Dado que la plataforma en la nube está basada en contenedores, también puede alojarse en un centro de datos externo.

 

Estándares máximos de seguridad y privacidad

Los Facility Managers y el resto de usuarios de la plataforma web tienen acceso únicamente a datos anónimos. Es decir, los tiempos de uso individuales no pueden asignarse a un empleado específico en ningún momento durante el análisis. Los datos personales y las reservas individuales, requeridos durante un corto período de tiempo al utilizar se:connects (por ejemplo, para encontrar compañeros), se borran automáticamente cada día. Por lo tanto, todo el sistema es conforme con la normativa del RGPD.

EL «SMART WORKING» DIFÍCILMENTE PUEDE SER MÁS SENCILLO

Sedus se encarga de todos los pasos necesarios, desde la primera consulta hasta el análisis y la utilización activa. De este modo, la implementación de se:connects es cosa de niños.

1

Taller e implementación

Es indiferente si se trata de estructuras ya existentes o de equipamiento nuevo: en un taller conjunto se revisan los espacios existentes, se adoptan los planos de planta y se definen las funcionalidades de la aplicación. Solo entonces se pasa a la implementación.

2

Análisis y valoración

Con se:connects Analytics (el módulo del sistema para la evaluación), los Facility Managers, por ejemplo, pueden documentar los datos de ocupación real de la oficina durante un período de tiempo definido.

3

Workplace Consulting y reestructuración

Basándose en los resultados del análisis, el área de Workplace Consulting desarrolla un concepto que tiene en cuenta las diferentes modalidades de trabajo y sus necesidades. De este modo, el espacio existente puede reestructurarse y aprovecharse de manera óptima.

4

Un entorno de Smart Working con se:connects Professional

Los empleados utilizan se:connects Professional: en una Smart Office optimizada es posible reservar de forma inteligente puestos de trabajo y salas de reuniones, así como localizar a los compañeros.

 

Es indiferente si se trata de estructuras ya existentes o de equipamiento nuevo: en un taller conjunto se revisan los espacios existentes, se adoptan los planos de planta y se definen las funcionalidades de la aplicación. Solo entonces se pasa a la implementación.

Con se:connects Analytics (el módulo del sistema para la evaluación), los Facility Managers, por ejemplo, pueden documentar los datos de ocupación real de la oficina durante un período de tiempo definido.

Basándose en los resultados del análisis, el área de Workplace Consulting desarrolla un concepto que tiene en cuenta las diferentes modalidades de trabajo y sus necesidades. De este modo, el espacio existente puede reestructurarse y aprovecharse de manera óptima.

Los empleados utilizan se:connects Professional: en una Smart Office optimizada es posible reservar de forma inteligente puestos de trabajo y salas de reuniones, así como localizar a los compañeros.

 

Sedus Workplace Consulting

¿Desea ayuda con el diseño de su Smart Office? Con nuestro experimentado equipo del área de Workplace Consulting, le ayudamos a analizar y, a continuación, a diseñar u optimizar su entorno de trabajo. A partir de los datos hallados sobre el uso real del espacio de la oficina, se derivan opciones, se identifican oportunidades y, sobre la base de los resultados, se elabora un marco de planificación que, a su vez, puede utilizarse para desarrollar un concepto de oficina innovador y con perspectivas de futuro. Con los ajustes precisos para sustentar de forma ideal las actividades y modalidades de trabajo pertinentes. Para un concepto de oficina a medida que se centra en los objetivos de la empresa y el bienestar de los empleados.

 

PREGUNTAS FRECUENTES

No, el sistema no controla más o menos que antes a los empleados. Aunque el sistema conoce las reservas y las personas correspondientes, elimina la referencia a cada persona al final de cada jornada. Esto significa que no es posible técnicamente informar sobre cada persona individualmente. El empleado puede ser encontrado por otros empleados, si se ha preestablecido así. No obstante, esta función puede desactivarse en la app.

 

Sí, en todo momento. No es posible generar perfiles de movimientos ni asignar datos a usuarios determinados.

 

Sí, las reservas se pueden cancelar en el submenú «My Bookings». Como alternativa, se puede cancelar una reserva, por ejemplo, a través de Outlook.

 

Sí, ¡sus datos están seguros! se:connects funciona de forma estándar en el centro de datos «Kapsch Earth Data Safe». Este, construido a 900 metros de profundidad en la montaña, es el más seguro de Austria. En él se gestionan y procesan operaciones bancarias, los datos de seguridad de vuelos y otros datos críticos similares.

 

No, pero es más fácil. La puerta de enlace de se:connects solo requiere una conexión a Internet abierta. También se puede acceder fácilmente a ella a través de la WLAN para invitados. Para ello, deben habilitarse las direcciones MAC a través de su administrador, pero esto no afecta a la infraestructura interna de TI. Alternativamente, se puede facilitar una infraestructura paralela.

 

Sí, si estos sistemas externos disponen de una interfaz abierta, pueden intergrarse. Póngase en contacto con nosotros, estaremos encantados de presentarle una oferta.

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