se:connects

Management-System für Smart Working

 

 

FLEXIBLER, PRODUKTIVER, EFFIZIENTER: se:connects ist eine intelligente Lösung für die Nutzung und das Management von Arbeitsplätzen in Smart-Working-Umgebungen. Per Smartphone oder anderen Endgeräten kann jeder Mitarbeiter leicht einen freien Arbeitsplatz finden und buchen oder Besprechungsräume reservieren, die zu den aktuellen Arbeitsaufgaben passen. Das Facility Management kann die Belegungsdaten dann nutzen, um die Arbeitsumgebungen zu optimieren.

Freie Arbeitsplätze finden, reservieren und buchen – ganz einfach mit se:connects

Die Komplettlösung ohne Kompromisse

Damit alles Hand in Hand geht, gehören zu se:connects der Service, die Soft- und Hardware.
Sie entscheiden sich für die Komplettlösung, Sedus übernimmt den Rest.

 

Ein Konzept, viele Vorteile

 Smart Working ist nicht nur ein Trend. Sondern ein echter Wettbewerbsvorteil. Wo früher feste Arbeitsplätze und starre Strukturen die Bürolandschaften prägten, profitieren heute immer mehr Unternehmen von den Vorteilen des Smart-Working-Konzepts. Die freie Wahl des Arbeitsplatzes – je nach Aufgaben und Vorlieben – verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend. Und trägt damit wesentlich zu mehr Wirtschaftlichkeit und Arbeitszufriedenheit bei.

Der nonterritoriale Charakter des Activity-Based-Working sorgt für mehr Flexibilität und erleichtert die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen. So können zum Beispiel die Mitglieder eines Projektteams ihre Arbeitsplätze anlassbezogen in unmittelbarer Nachbarschaft wählen, so dass eine direkte Zusammenarbeit ohne lange Wege möglich ist.

Räumliche Nähe begünstigt auch die Kommunikation. Je direkter Informationen und Ideen ausgetauscht werden können, desto besser für die Qualität und das Ergebnis der Arbeit. Mit kommunikationsfördernden Zonen wie Gruppenarbeitsplätzen oder Lounges stimuliert Smart Working die Kommunikation und trägt zum direkten Informationsaustausch der Mitarbeiter bei. Und wo sich Mitarbeiter wohl fühlen, sind sie meist auch produktiver.

Kurze Wege und ein direkter Austausch mit Kolleginnen und Kollegen wirken sich positiv auf die Produktivität aus. Denn wo die Zusammenarbeit enger ist, reduziert sich auch der Aufwand für Abstimmungen. Projekte können schneller vorangetrieben, Entscheidungen schneller getroffen werden. Ergebnisse werden in kürzerer Zeit erreicht und fallen meist besser aus.

Smart Working bietet nicht nur Vorteile für Mitarbeiter. Auch für Unternehmen lohnt sich das Konzept. Denn mit intelligenten Smart-Working-Lösungen wie se:connects können Flächen effizienter genutzt werden. Facility-Manager können wenig frequentierte Bürobereiche sofort identifizieren und darauf reagieren – entweder mit einer Umnutzung oder mit einer selektiven Reduktion der Betriebskosten.

Hardware für Ihre Smart-Working-Lösung

Alle Sensoren und Empfänger können optisch unauffällig an Möbeln installiert werden. Die Sensoren zeichnen sich durch ihre kleinen Abmessungen und eine sehr lange Batterielaufzeit aus. Sie können auch im Nachhinein an bereits vorhandenes Mobiliar angebracht werden. Diese sind standardmäßig in Schwarz oder Weiß verfügbar – optional auch in weiteren Farben. Für die Nutzung von se:connects werden sie an Stühlen und Tischen installiert. So können die Daten im Gateway gesammelt und an die Cloud gesendet werden, sodass die App sie auslesen kann.
 

Mit der App alles auf einen Blick

Garantierte Anonymität für Ihre Mitarbeiter: Anhand der Daten ist es nicht möglich, Bewegungsprofile zu erstellen oder Nutzer zu identifizieren.

 

Freien Arbeitsplatz finden, buchen und nutzen

In der se:connects App ist der gesamte Bürogrundriss mit allen Arbeitsplätzen hinterlegt. Jede Belegung und Buchung wird angezeigt, sodass der Benutzer sofort erkennen kann, welche Plätze belegt (gelb) oder gebucht (rot) sind und welche zur Verfügung stehen (grün). Dabei helfen die Filteroptionen einen geeigneten Arbeitsplatz zu finden, je nach dem, ob konzentriertes Arbeiten, Austausch oder Zusammenarbeit gefragt ist.

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Kollegen finden

In der App sind alle Mitarbeiter mit Namen und Kontaktdaten hinterlegt. Wird auf den Namen des gesuchten Kollegen getippt, zeigt se:connects den aktuellen Arbeitsplatz an. Mitarbeiter, die häufiger gesucht werden oder zum Beispiel Mitglieder eines bestimmten Projektteams sind, können in einer Favoritenliste gespeichert werden.

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Besprechungsräume belegen

Das Prinzip der Raumbuchung ist simpel: Zuerst werden die Teilnehmer für die Besprechung ausgewählt, dann kann über die Filteroptionen notwendiges technisches Equipment, wie zum Beispiel Videokonferenzanlage oder Smartboard, hinzugefügt werden. Anhand der Kriterien und Anzahl der Personen wird von se:connects dann ein passender Raum vorgeschlagen. Alternativ kann jedoch auch jeder freie Raum gebucht werden.
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Gezielte Analyse und aussagekräftige Auswertung

Welche Arbeitsplätze sind bei den Mitarbeitern am beliebtesten und welche werden kaum genutzt? Wird wirklich ein weiterer Konferenzraum benötigt, wenn die Auslastung der vorhandenen Räume bei gerade einmal 30 % liegt? Diese und weitere Fragen lassen sich mit se:connects im Handumdrehen beantworten.

Höchste Sicherheit in der Cloud

Die Statusdaten der Arbeitsplatzbelegung werden standardmäßig via IoT-Gateway in die Cloud übertragen und laufend synchronisiert. Die Cloud stellt die Daten für die App und die Analysetools zur Verfügung, sodass Mitarbeiter und Facility Manager die Arbeitsplatz- und Raumbelegungen ganz einfach – beispielsweise über den Kalender von Office Outlook – abrufen können. Je nach Schnittstelle können auch externe Systeme, wie zum Beispiel Cateringservice und Parkplatzmanagement oder Zutrittskontrollen zusätzlich eingebunden werden.

Damit Ihre Daten sicher sind

se:connects läuft standardmäßig im „Kapsch Earth Data Safe Rechenzentrum“, das 900 Meter in den Berg gebaut, Österreichs sicherstes Rechenzentrum ist. Dabei sind alle Daten, die erfasst werden im Kapsch Data Safe gesichert und der Server verfügt über alle sicherheitsrelevanten Zertifizierungen. Da die Cloud-Plattform containerbasiert ist, kann sie auch auf einem externen Rechenzentrum gehostet werden.


Höchste Standards bei Sicherheit und Datenschutz

Facility Manager und alle, die die Webplattform zur Analyse nutzen, verfügen ausschließlich über anonymisierte Daten. So können bei der Auswertung einzelne Nutzungszeiten zu keiner Zeit einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet werden. Die personenbezogenen Daten und individuellen Buchungen, die bei der Nutzung von se:connects kurzzeitig benötigt werden (um beispielsweise Kollegen zu finden), werden nach jedem Tag automatisch gelöscht. Das komplette System ist somit DSGVO-konform.

Service – Bequemer kann Smart Working kaum sein

 Von der ersten Beratung über die Analyse bis hin zur aktiven Nutzung kümmert sich Sedus um alle notwendigen Schritte. Damit die Einrichtung von se:connects ganz einfach wird.

Ob bereits vorhandene Bürostrukturen oder neue Einrichtung: Im gemeinsamen Workshop werden die vorhandenen Flächen gesichtet, die Grundrisspläne übernommen und die Funktionalitäten der App definiert. Dann geht es an die Implementierung.

Mit se:connects Analytics – dem Systemmodul zur reinen Auswertung – können zum Beispiel Facility Manager über einen definierten Zeitraum die aktuellen Belegungsdaten der Bürofläche dokumentieren.

Auf Basis der Analyseergebnisse erarbeitet das Workplace Consulting ein Konzept, das unterschiedliche Arbeitsweisen und Bedürfnisse berücksichtigt. So kann die vorhandene Fläche umstrukturiert und optimal genutzt werden.

Mitarbeiter nutzen se:connects Professional: Im individuell optimierten Smart Office wird die intelligente Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen sowie das Auffinden von Kollegen möglich.

Sedus Workplace Consulting

Unterstützung bei der Smart-Office-Gestaltung gewünscht? Mit dem erfahrenen Sedus Experten- team im Workplace Consulting helfen wir bei der Analyse und der anschließenden Konzeption oder Optimierung Ihrer Arbeitswelt. Aus den Erkenntnissen der momentanen Nutzung der Bürofläche werden Möglichkeiten abgeleitet, Chancen ermittelt und auf Basis der Ergebnisse ein Planungsrahmen erarbeitet, mit dem dann wiederum ein zukunftsfähiges, innovatives Bürokonzept entwickelt werden kann. Mit genau den Work Settings, die die jeweiligen Tätigkeiten und Arbeitsweisen ideal unterstützen. Für ein maßgeschneidertes Bürokonzept, das die Unternehmensziele und das Wohl der Mitarbeiter im Blick hat.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Nein, Mitarbeiter werden durch das System nicht mehr oder weniger überwacht als bisher. Das System kennt zwar die Buchungen und die dazugehörigen Personen, löscht aber jeden Personenbezug am Ende des Tages. Dadurch ist ein Reporting der Personen bereits aus technischer Sicht nicht möglich. Der Mitarbeiter kann, sofern dies voreingestellt wurde, von anderen Mitarbeitern gefunden werden. Diese Funktion kann aber in der App ausgeschalten werden.

Ja, zu jeder Zeit. Es ist nicht möglich, Bewegungsprofile zu erstellen oder Daten einem bestimmten Nutzer zuzuordnen.

Ja, im Menüpunkt „My Bookings“ können Buchungen storniert werden. Alternativ kann eine Buchung zum Beispiel über Outlook abgesagt werden.

Ja, Ihre Daten sind sicher! se:connects läuft standardmäßig im „Earth Data Safe Rechenzentrum“. Dabei handelt es sich um Österreichs sicherstes Rechenzentrum, 900 Meter tief in den Berg gebaut. Darin werden Banktransaktionen, Flugsicherheitsdaten und ähnliche kritische Daten verwaltet und verarbeitet.

Nein, aber es ist einfacher. Das se:connects Gateway benötigt lediglich eine offene Internetverbindung. Diese kann auch einfach über das Gäste-WLAN erreicht werden. Dafür müssen die MAC-Adressen über Ihren Admin freigeschalten werden, was die interne IT-Infrastruktur jedoch nicht betrifft. Alternativ kann eine parallele Infrastruktur bereitgestellt werden.

Ja, sofern die externen Systeme eine offene Schnittstelle haben, können diese integriert werden. Sprechen Sie uns an, gerne unterbreiten wir Ihnen dazu ein Angebot.

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