se:connects

Sistema di gestione per lo Smark Working

 

 

PIÙ FLESSIBILITÀ, PRODUTTIVITÀ ED EFFICIENZA: se:connects è una soluzione intelligente per l’utilizzo e la gestione di postazioni lavorative in ambienti che applicano il concetto di smart working. Tramite smartphone o altri terminali, ogni collaboratore può individuare e prenotare facilmente una postazione di lavoro libera o riservare una sala riunioni per svolgere l’attività che ha in corso. In seguito, il facility management potrà utilizzare i dati relativi all’occupazione per ottimizzare l’uso degli ambienti lavorativi.

Individuare le postazioni libere e prenotarle: con se:connects è facilissimo

La soluzione completa senza compromessi

Affinché tutto proceda di pari passo, se:connects comprende il servizio di assistenza oltre alla componente hardware e software. Una volta scelta la soluzione completa, Sedus si occupa del resto.

 

Un concetto, molti vantaggi

Lo smart working non è solo una tendenza del momento, ma un vero e proprio vantaggio competitivo. In sempre più aziende, ormai, le postazioni fisse che una volta strutturavano rigidamente l’ambiente ufficio hanno lasciato il posto al concetto di smart working, una modalità lavorativa che consente di beneficiare di numerosi vantaggi. Poter scegliere liberamente la propria postazione, a seconda delle mansioni da svolgere e delle preferenze personali, cambia profondamente il modo in cui lavoriamo e contribuisce in modo sostanziale a migliorare la produttività e la soddisfazione dei collaboratori.

Il carattere non territoriale dell'Activity-Based-Working offre maggiore flessibilità e facilita la collaborazione con i colleghi. Ad esempio, i membri di un team di progetto possono scegliere la propria postazione nelle immediate vicinanze a seconda delle situazioni lavorative, per una collaborazione diretta e senza lunghi tragitti.

La vicinanza fisica favorisce anche la comunicazione. Più diretti sono gli scambi di idee e informazioni, meglio è per la qualità e il risultato del lavoro. Grazie alle zone che favoriscono l'interazione fra colleghi, come le postazioni di lavoro per gruppi o le aree lounge, lo smart working stimola la comunicazione e contribuisce allo scambio diretto di informazioni tra i collaboratori. E se i collaboratori si sentono a proprio agio, saranno anche in grado di lavorare più produttivamente.

Le brevi distanze e lo scambio diretto con i colleghi hanno un effetto positivo sulla produttività. Perché dove la collaborazione è più stretta, anche lo sforzo di coordinamento è ridotto. I progetti possono essere portati avanti con maggiore rapidità, agevolando anche la presa di decisioni. I risultati si ottengono in meno tempo e di solito sono migliori.

Lo smart working non offre solo vantaggi per i collaboratori: anche le aziende beneficiano di questa modalità lavorativa. Questo perché le soluzioni di lavoro intelligenti come se:connects consentono di utilizzare lo spazio in modo più efficiente. I facility manager possono immediatamente individuare le aree dell'ufficio meno frequentate e agire di conseguenza, riconvertendole o riducendo in modo selettivo i costi di gestione.

Hardware per la vostra soluzione di smart working

Tutti i sensori e i ricevitori possono essere installati sugli arredi mantenendo un’estetica discreta. I sensori si distinguono per le piccole dimensioni e per la lunghissima durata della batteria. Per l’utilizzo di se:connects vengono installati su sedute e tavoli. Ciò consente di raccogliere i dati nel gateway e di inviarli al cloud in modo che l’App possa leggerli.

Con la app tutto è sotto controllo

Garanzia di anonimato per i vostri collaboratori: in base ai dati non è possibile creare profili di movimento o identificare gli utenti.

 

 

Trovare, prenotare e utilizzare una postazione libera

La App se:connects contiene l’intera planimetria dell’ufficio con tutte le postazioni lavorative. Ogni occupazione e prenotazione viene visualizzata in modo tale che l’utente possa individuare immediatamente quali postazioni sono occupate (giallo) o prenotate (rosso) e quali sono disponibili (verde). Le opzioni di filtro aiutano a trovare una postazione adatta, a seconda che sia necessario lavorare in modalità concentrata, interagire o collaborare con i colleghi.

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Trovare i colleghi

La App contiene i nomi e le informazioni di contatto di tutti i collaboratori. Selezionando il nome del collega che si sta cercando, se:connects visualizza la postazione di lavoro attuale. I collaboratori ricercati di frequente o i membri di un determinato team di progetto, ad esempio, possono essere salvati in una lista di preferiti.

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Occupare le sale riunioni

Il principio di prenotazione è semplice: prima si selezionano i partecipanti alla riunione, dopodiché, tramite le opzioni di filtro, è possibile aggiungere le attrezzature tecniche necessarie, come un sistema di videoconferenza o una smartboard. In base ai criteri e al numero di persone, se:connects suggerisce poi un locale adatto. In alternativa, è possibile prenotare qualsiasi ambiente risulti libero.

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Analizzare e valutare le occupazioni

 

Analisi mirata e valutazione efficace

Quali sono le postazioni preferite dai collaboratori e quali restano inutilizzate? È davvero necessaria un’ulteriore sala riunioni quando le aule già presenti sono utilizzate solo al 30%? Grazie a se:connects è possibile rispondere in un attimo a queste domande.

Massima sicurezza nel cloud

I dati sullo stato di occupazione delle postazioni vengono trasferiti in modalità standard al cloud tramite IoT Gateway e continuamente sincronizzati. Il cloud fornisce i dati per l’App e gli strumenti di analisi, consentendo ai collaboratori e ai facility manager di richiamare e visualizzare in un attimo le postazioni e i locali occupati, ad esempio utilizzando il calendario di Office Outlook. A seconda dell’interfaccia è possibile integrare anche sistemi esterni come il servizio di catering e la gestione dei parcheggi o il controllo degli accessi.

Per mettere al sicuro i vostri dati

se:connects funziona in modalità standard nel sicurissimo ˮcentro dati Kapsch Earth Data Safeˮ, costruito a 900 metri di profondità nelle montagne austriache. Le informazioni registrate sono memorizzate nella cassaforte dati Kapsch e il server è dotato di tutte le certificazioni importanti per la sicurezza. Essendo basata su container, la piattaforma cloud può essere ospitata anche su un centro dati esterno.

 

Massimi standard di sicurezza e per la protezione dei dati

I facility manager e tutti coloro che utilizzano la piattaforma web per le analisi hanno accesso solo a dati anonimi. Ciò significa che, nell’operare la valutazione, i singoli tempi di utilizzo non possono mai essere riconducibili a un determinato collaboratore. I dati personali e le singole prenotazioni necessarie per un breve lasso di tempo durante l’utilizzo di se:connects (ad esempio per trovare i colleghi) vengono automaticamente cancellati dopo un giorno. L’intero sistema è quindi conforme al GDPR.

Lo smart working difficilmente può essere più facile

Sedus si occupa di tutti i passaggi necessari, dalla prima consulenza all’analisi e all’utilizzo attivo. Pertanto, l’implementazione di se: connect è un gioco da ragazzi.

 

LO SMART OFFICE IN QUATTRO PASSI

Che si tratti di strutture esistenti o di un nuovo allestimento, nell’ambito di un workshop comune si passano in rassegna tutte le superfici esistenti, si inseriscono le planimetrie e si definiscono le funzionalità della App. Dopodiché si passa all’implementazione.

Con se:connects Analytics – il modulo di sistema per la sola valutazione – i facility manager possono, ad esempio, documentare i dati attuali relativi all’occupazione dell’ufficio per un determinato lasso di tempo.

Sulla base dei risultati dell’analisi, il Workplace Consulting sviluppa un concetto che tiene conto di diversi metodi di lavoro ed esigenze. In questo modo la superficie esistente può essere riorganizzata e utilizzata in modo ottimale.

se:connects Professional per i collaboratori: nello Smart Office ottimizzato per le esigenze individuali è possibile prenotare in modo intelligente postazioni e sale riunioni e ricercare i colleghi.

Sedus Workplace Consulting

Desiderate un supporto per l’allestimento dello Smart Office? Con l’aiuto del team di Sedus esperto in materia di Workplace Consulting vi aiutiamo ad analizzare, progettare oppure ottimizzare il vostro ambiente di lavoro. Dopo aver eseguito rilevamenti circa l’attuale utilizzo degli spazi si individuano una serie di possibilità e opportunità e, a seconda dei risultati, viene elaborato un quadro di progettazione da utilizzare per sviluppare un concetto di ufficio sostenibile e innovativo. Questo progetto includerà i setting lavorativi ideali per supportare al meglio le diverse attività e metodi di lavoro. Per un ambiente ufficio ritagliato su misura, concentrato sugli obiettivi aziendali e sul benessere dei collaboratori.

 

 

 

FAQ'S

No, i collaboratori non vengono monitorati dal sistema più di quanto non avvenisse in precedenza. Ovviamente il sistema conosce le prenotazioni e le persone coinvolte, ma a fine giornata cancella ogni riferimento personale. Pertanto, effettuare un report sugli interessati non è possibile anche dal punto di vista tecnico. Il collaboratore può essere individuato da altri colleghi se questa opzione viene preimpostata nell’App. Tuttavia, si tratta di una funzione che può essere disattivata.

Sì, sempre. Non è possibile creare profili di movimento o assegnare dati a un utente specifico.

Sì, le prenotazioni possono essere cancellate alla voce di menu ˮMy Bookingsˮ. In alternativa la cancellazione può essere anche effettuata, ad esempio, tramite Outlook.

Sì, i vostri dati sono al sicuro! se:connects funziona come standard nel ˮcentro dati Earth Data Safeˮ. Questo è il centro dati più sicuro in Austria, costruito a 900 metri di profondità nella montagna. Qui vengono gestite ed elaborate le transazioni bancarie, i dati sulla sicurezza dei voli e altri dati critici di questo tipo.

No, è ancora più è più facile. Il gateway se:connects richiede solo una connessione Internet aperta. Questo si ottiene facilmente anche tramite la WLAN degli ospiti. Gli indirizzi MAC dovranno essere abilitati dal vostro amministratore, ma ciò non riguarda l’infrastruttura IT interna. In alternativa si può fornire un’infrastruttura parallela.

Sì, se i sistemi esterni hanno un’interfaccia aperta possono essere integrati. Contattateci, saremo lieti di sottoporvi un’offerta.

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