se:connects

Beheersysteemvoor smart working

 

 

FLEXIBELER, PRODUKTIEVER, EFFICIËNTER: se:connects is een intelligente oplossing voor het gebruik en het beheer van werkplekken in smart working-omgevingen. Via smartphone of andere eindapparaten kan iedere medewerker gemakkelijk een vrije werkplek vinden en boeken of bespreingsruimten reserveren, die bij de actuele werktaken passen. Het facilitymanagement kan de bezettingsgegevens dan gebruiken om de werkomgevingen te optimaliseren.

Vrije werkplekken vinden, reserveren en boeken – heel eenvoudig met se:connects

De complete oplossing zonder compromissen

Opdat alles naadloos werkt, wordt se:connects geleverd met service, software en hardware. U kiest voor de complete oplossing, Sedus doet de rest.

 

EÉN CONCEPT, VELE VOORDELEN

Smart working is niet alleen een trend. Maar een echt concurrentievoordeel. Waar voorheen vaste werkplekken en starre structuren de kantoorlandschappen bepaalden, profiteren tegenwoordig steeds meer ondernemingen van de voordelen van het smart working-concept. De vrije keuze van de werkplek – afhankelijk van taken en voorkeuren – verandert op fundamentele wijze de manier waarop we werken. En levert daarmee een essentiële bijdrage aan meer rentabiliteit en werktevredenheid.

 

Het niet-territoriale karakter van activity based working zorgt voor meer flexibiliteit en vergemakkelijkt de samenwerking met collega’s. Zo kunnen bijvoorbeeld de leden van een projectteam hun werkplekken vlak bij elkaar kiezen naar aanleiding van de gelegenheid, zodat een directe samenwerking zonder lange wegen mogelijk is.

Fysieke nabijheid is ook beter voor de communicatie. Hoe directer informatie en ideeën kunnen worden uitgewisseld, des te beter is dat voor de kwaliteit en het resultaat van het werk. Met communicatiebevorderende zones, zoals groepswerkplekken of lounges stimuleert smart working de communicatie en draagt bij tot een directe informatie-uitwisseling van de medewerkers. En waar medewerkers zich prettig voelen, zijn ze meestal ook productiever.

Korte wegen en een directe uitwisseling met collega's zijn positief voor productiviteit. Want waar de samenwerking nauwer is, wordt men het ook gemakkelijker met elkaar eens. Projecten kunnen sneller worden uitgevoerd, beslissingen sneller worden genomen. Resultaten worden in de kortst mogelijke tijd bereikt en zijn meestal beter.

Smart working biedt niet alleen voordelen voor medewerkers. Ook voor bedrijven is het concept de moeite waard. Want met intelligente smart working-oplossingen, zoals se:connects, kunnen ruimten efficiënter worden gebruikt. Facilitymanagers kunnen kantoorsegmenten die weinig worden gebruikt, meteen herkennen en daarop reageren – hetzij door het gebruik te wijzigen of een selectieve verlaging van de bedrijfskosten.

HARDWARE VOOR UW SMART-WORKING-OPLOSSING

Alle sensoren en ontvangers kunnen optisch onopvallend aan meubels worden geplaatst. De sensoren worden gekenmerkt door hun kleine afmetingen en een zeer lange batterijlevensduur. Voor het gebruik van se:connects worden ze aan stoelen en tafels geïnstalleerd. Zo kunnen de gegevens in de gateway worden verzameld en naar de cloud worden gestuurd, zodat de app die kan uitlezen.

MET DE APP ALLES IN ÉÉN OVERZICHT

 

 Gegarandeerde anonimiteit voor uw medewerkers:

aan de hand van de gegevens is het niet mogelijk om bewegingsprofielen op te stellen of gebruikers te identificeren.

 

Vrije werkplek vinden, boeken en gebruiken

In de se:connects-app is de complete kantoorplattegrond met alle werkplekken opgenomen. Elke bezetting en boeking wordt weergegeven, zodat de gebruiker meteen kan zien welke plaatsen bezet (geel) of geboekt (rood) zijn en welke beschikbaar (groen) zijn. Daarbij helpen de filteropties bij het vinden van een geschikte werkplek, afhankelijk van de wens naar geconcentreerd werken, uitwisseling of samenwerking.

Video bekijken 

 

Collega’s vinden

In de app zijn alle medewerkers met naam en contactgegevens opgeslagen. Wordt op de naam van de gezochte collega getikt, dan laat se:connects de huidige werkplek zien. Medewerkers die vaker gezocht worden of bijvoorbeeld lid zijn van een bepaald projectteam, kunnen in een favorietenlijst worden opgeslagen.

Video bekijken

 

Besprekingsruimten reserveren

Het principe van het boeken van ruimtes is eenvoudig: eerst worden deelnemers voor de bespreking uitgekozen, vervolgens kan via de filteropties de noodzakelijke technische apparatuur, bijvoorbeeld videoconferentie-installatie of smartboard, worden toegevoegd. Aan de hand van de criteria en het aantal personen wordt door se:connects dan een geschikte ruimte voorgesteld. Als alternatief kan echter ook elke vrije ruimte worden geboekt.

Video bekijken

 

Gerichte analyse en veelzeggende evaluatie

Welke werkplekken zijn bij de medewerkers het meest geliefd en welke worden nauwelijks gebruikt? Is werkelijk elke vergaderruimte nodig wanneer de benutting van de aanwezige ruimten maar net rond 30% ligt? Deze en andere vragen kunnen met se:connects in een handomdraai worden beantwoord.

Hoogste veiligheid in de cloud

De statusgegevens van de werkplekbezetting worden standaard via IoTgateway doorgestuurd naar de cloud en continu gesynchroniseerd. De cloud houdt de gegevens gereed voor de app en de analysehulpmiddelen, zodat medewerkers en facilitymanagers de werkplek- en ruimtebezettingen heel eenvoudig – bijvoorbeeld via de kalender van Office Outlook – kunnen oproepen. Afhankelijk van de interface kunnen ook externe systemen, zoals bijvoorbeeld cateringservice en parkeerbeheer of toegangscontroles aanvullend worden geïntegreerd.

Zodat uw gegevens veilig zijn

se:connects wordt standaard uitgevoerd in het “Kapsch Earth Data Safe Rechenzentrum” dat 900 meter diep in de berg is gebouwd en het veiligste datacentrum van Oostenrijk is. Hierbij zijn alle gegevens die worden opgeslagen in de Kapsch Data Safe beveiligd en de server beschikt over alle veiligheidsrelevante certificeringen. Omdat het cloudplatform containergebaseerd is, kan het ook vanuit een extern datacentrum worden gehost.

 

Hoogste normen bij veiligheid en gegevensbescherming

Facilitymanagers en iedereen die het webplatform gebruikt voor analyse, beschikken uitsluitend over geanonimiseerde gegevens. Zo kunnen op geen moment bij de evaluatie de afzonderlijke gebruikstijden aan bepaalde medewerkers worden verbonden. De persoonsgegevens en individuele boekingen die kortstondig nodig zijn bij het gebruik van se:connects (om bijvoorbeeld collega’s te vinden), worden na elke dag automatisch gewist. Het complete systeem voldoet zodoende aan de AVG.

SERVICE – COMFORTABELER KAN SMART WORKING NAUWELIJKS ZIJN

 Sedus zorgt voor alle noodzakelijke stappen, van het eerste advies via de analyse tot en met het actieve gebruik. Zo wordt de inrichting van se:connects heel eenvoudig.

1

Workshop en implementatie

Of het nu gaat om bestaande kantoorstructuren of een nieuwe inrichting: in een gemeenschappelijke workshop worden de bestaande ruimtes bekeken, de indelingsplattegronden overgenomen en de functies van de app vastgelegd. Vervolgens gaat het naar de implementatie.

2

Analyse en evaluatie

Met se:connects Analytics – de systeemmodule die uitsluitend bedoeld is voor evaluatie – kunnen bijvoorbeeld facilitymanagers over een bepaalde tijdsbestek de actuele bezettingsgegevens van het kantooroppervlak vastleggen.

3

Workplace consulting en herstructurering

Op basis van de analyseresultaten stelt workplace consulting een concept op dat rekening houdt met de uiteenlopende werkwijzen en behoeften. Zo kan het beschikbare oppervlak worden geherstructureerd en optimaal worden gebruikt.

4

Smart working-omgeving met se:connects Professional

Medewerkers gebruiken se:connects Professional: in het individueel geoptimaliseerde smart office is het mogelijk om werkplekken en besprekingsruimten op intelligente wijze te boeken en collega’s op te sporen.

 

Of het nu gaat om bestaande kantoorstructuren of een nieuwe inrichting: in een gemeenschappelijke workshop worden de bestaande ruimtes bekeken, de indelingsplattegronden overgenomen en de functies van de app vastgelegd. Vervolgens gaat het naar de implementatie.

Met se:connects Analytics – de systeemmodule die uitsluitend bedoeld is voor evaluatie – kunnen bijvoorbeeld facilitymanagers over een bepaalde tijdsbestek de actuele bezettingsgegevens van het kantooroppervlak vastleggen.

Op basis van de analyseresultaten stelt workplace consulting een concept op dat rekening houdt met de uiteenlopende werkwijzen en behoeften. Zo kan het beschikbare oppervlak worden geherstructureerd en optimaal worden gebruikt.

Medewerkers gebruiken se:connects Professional: in het individueel geoptimaliseerde smart office is het mogelijk om werkplekken en besprekingsruimten op intelligente wijze te boeken en collega’s op te sporen.

 

Sedus workplace consulting

U zoekt ondersteuning bij de vormgeving van het smart office? Met het ervaren Sedus-team van experts in workplace consulting helpen wij bij de analyse en de aansluitende realisatie of optimalisatie van uw werkomgeving. Uit de inzichten van het huidige gebruik van het kantooroppervlak worden mogelijkheden afgeleid, kansen bepaald en op basis van de resultaten een planningskader opgesteld, waarmee vervolgens weer een toekomstgericht, innovatief kantoorconcept kan worden ontwikkeld. Met exact de werksituaties die de betreffende werkzaamheden en werkwijzen op ideale wijze ondersteunen. Voor een op maat gesneden kantoorconcept dat gericht is op de ondernemingsdoelstellingen en het welzijn van de medewerkers.

FAQ – VAAK GESTELDE VRAGEN

Nee, medewerkers worden door het systeem niet meer of minder gevolgd dan voorheen. Het systeem kent weliswaar de boekingen en de bijbehorende personen, maar wist alle persoonlijke verwijzingen aan het einde van de dag. Daardoor is een rapportage van de personen al vanuit technisch oogpunt niet mogelijk. De medewerker kan, voor zover dit vooraf is ingesteld, door andere medewerkers worden gevonden. Deze functie kan echter in de app worden uitgeschakeld.

Ja, op elk moment. Het is niet mogelijk om bewegingsprofielen op te stellen of gegevens aan bepaalde gebruikers te koppelen.

Ja, onder het menupunt “My Bookings” kunnen boekingen worden geannuleerd. Als alternatief kan een boeking bijvoorbeeld via Outlook worden afgezegd.

Ja, uw gegevens zijn veilig! se:connects wordt standaard uitgevoerd in het “Earth Data Safe Rechenzentrum”. Het gaat daarbij om het veiligste datacentrum van Oostenrijk, dat 900 m diep in de berg is gebouwd. Daarin worden banktransacties, vliegveiligheidsgegevens en overige kritische gegevens beheerd en verwerkt.

Nee, het is zelfs gemakkelijker. De se:connects-gateway heeft enkel een open internetverbinding nodig. Die kan ook eenvoudig via het WLAN voor gasten worden gerealiseerd. Daarvoor moeten de MAC-adressen via uw systeembeheerder vrijgegeven worden, wat echter niet van invloed is op de interne IT-infrastructuur. Als alternatief kan een parallelle infrastructuur worden gecreëerd.

Ja, voor zover de externe systemen een open interface hebben, kunnen deze worden geïntegreerd. Neem contact met ons op, wij stellen graag een aanbieding voor u op.

CONTACT
Contact opnemen
Showroom
Doe hier inspiratie op