Planificación de la neurodiversidad en la oficina: Por qué un enfoque «único para todos» no funciona

Para algunos, la oficina potencia la productividad; para otros, se convierte en una carga. Demasiado ruido, luz demasiado intensa, movimiento constante en el campo de visión, conversaciones… o todo lo contrario: un entorno con muy pocos estímulos. La neurodiversidad pone de relieve lo que la planificación de oficinas ha pasado por alto durante mucho tiempo: las personas perciben su entorno de trabajo de forma diferente. Por eso no necesitan una solución única para todos, sino opciones adecuadas.

Tetra Pak muestra cómo se puede lograr esto. Junto con la consultora de diseño tp bennett, la empresa ha desarrollado entornos de trabajo que tienen en cuenta las diferentes necesidades sensoriales. El principio: la zonificación cognitiva. Los espacios se crean no solo en función de su finalidad, sino también según el nivel de estimulación sensorial.

La planificación tradicional de las oficinas suele seguir una lógica sencilla: puestos de trabajo, salas de reuniones y, tal vez, salas de silencio. Esto no es suficiente para las formas de trabajo neurodiversas. La concentración depende de varios factores: la persona, la tarea, el entorno y la hora del día. Lo que funciona para un trabajo que requiere concentración no tiene por qué ser adecuado para talleres. Lo que a una persona le resulta agradable puede resultar abrumador para otra.

Aquí es donde entra en juego Tetra Pak. Con su estrategia «Future Work Experience», la empresa pretende reforzar la autonomía, el bienestar y la inclusión, con especial atención a la neurodiversidad. Los espacios están diseñados para adaptarse a diferentes sensibilidades y preferencias. El objetivo no es crear la oficina más silenciosa posible, sino una oficina con distintos niveles de estimulación.

Para las nuevas oficinas en sus sedes internacionales, tp bennett desarrolló el concepto de zonificación cognitiva. La idea es que no todas las tareas ni todas las personas necesitan el mismo entorno. La colaboración y el establecimiento de contactos requieren condiciones diferentes a las de la concentración profunda. Además, las necesidades cambian a lo largo del día. Por eso se están creando espacios con distintos grados de estimulación sensorial:

• Zonas animadas para la interacción y la colaboración
• Salas con estimulación moderada para las tareas cotidianas
• Espacios de trabajo tranquilos para el trabajo que requiere concentración
• Salas con mamparas para la concentración profunda

El resultado no es una oficina con un único ambiente, sino un abanico de posibilidades.

La sede de Tokio demuestra cómo funciona esto. Allí, las zonas de colaboración y de trabajo que requiere concentración están claramente separadas. Los espacios de trabajo tranquilos se distribuyen por toda la oficina; algunos están situados a lo largo de las paredes exteriores, con los escritorios orientados hacia el exterior. Esto proporciona protección acústica al tiempo que crea una sensación de apertura visual. La iluminación también se puede ajustar: es difusa y regulable. El personal puede adaptar el entorno más estrechamente a sus necesidades sensoriales.

El concepto tiene en cuenta explícitamente a los usuarios hipersensibles e hiposensibles. El diseño busca el equilibrio sensorial. Esto difiere de la tradicional «zona de silencio»: el silencio no es automáticamente mejor. El factor clave sigue siendo si el entorno se adapta a la persona y a la tarea que se está realizando.

En Varsovia, Tetra Pak aplica el principio de forma diferente. La empresa agrupa deliberadamente las áreas con altos niveles de estimulación: espacios sociales y puntos de encuentro. Las actividades y el ruido se concentran en zonas específicas. Las áreas más tranquilas se sitúan más lejos, con transiciones suaves entre ellas.

Esto puede parecer una simple decisión de diseño, pero es el resultado de una cuidadosa reflexión: no todo el mundo necesita silencio absoluto, pero todos deberían poder encontrar un lugar adecuado. El entorno no tiene por qué eliminar los estímulos, sino distribuirlos de forma sensata.

La zona de silencio en Varsovia sigue formando parte de la oficina diáfana, pero se aplican normas claras: no se puede hablar ni realizar videollamadas. Quien necesite más espacio puede utilizar una sala de concentración con puerta cerrada con llave. Esto crea una gradación: espacio de trabajo diáfano → zona tranquila → sala de concentración separada. Incluso a la hora de retirarse, las necesidades varían. Una persona puede que simplemente necesite menos conversaciones, mientras que otra requiere un aislamiento total. Una única «sala silenciosa» no es suficiente para satisfacer estas necesidades.

Tetra Pak va más allá. En Varsovia, hay varias entradas entre las zonas de alta y baja estimulación. Los empleados eligen la entrada que mejor se adapta a su estado mental y a la actividad que tienen prevista. Esto pone de relieve toda la experiencia espacial: ¿Cómo entro en la oficina? ¿Qué veo? ¿Qué sonidos oigo? ¿Con qué rapidez puedo pasar de una zona animada a otra más tranquila? La distribución y las transiciones entre los espacios deben ser lógicas y fluidas. Esto ayuda especialmente a las personas con diferencias neurológicas a sentirse más cómodas y a trabajar con mayor eficacia.

Se trata de una idea errónea muy extendida. Quienes buscan fomentar la concentración suelen aspirar a que haya el menor número posible de distracciones. Sin embargo, un espacio libre de estímulos no es automáticamente la mejor solución. El factor clave sigue siendo si los estímulos son adecuados para la tarea en cuestión. Un buen ejemplo es la biblioteca: allí también hay sonidos y estímulos, pero estos favorecen el objetivo: el trabajo concentrado.

En lo que respecta a la planificación de oficinas, esto significa que un diseño que tenga en cuenta la neurodiversidad no implica reducir todo, sino ofrecer los estímulos adecuados para cada persona, cada actividad y cada momento.

Por eso no basta con colocar simplemente el mayor número posible de escritorios idénticos. Las diferentes fases de concentración requieren entornos distintos. Sedus INSIGHTS N° 20 distingue entre concentración ligera, moderada y profunda. Para cada una de ellas existen diferentes tipos de espacios adecuados:

• Zonas de transición y circulación
• Zonas para la interacción informal
• Espacios de retiro semiabiertos
• Espacios de trabajo tranquilos
• Cabinas de concentración separadas por mamparas
• Salas para la concentración profunda sin interacción

El principio se puede resumir de forma sencilla: una oficina inclusiva no necesita un entorno perfecto, sino más bien una variedad de entornos.

La autodeterminación desempeña un papel fundamental. A los empleados no se les debe asignar simplemente un puesto de trabajo, sino que deben poder elegir entre diferentes entornos en función de su tarea y sus necesidades. Esto refuerza la autonomía, y es precisamente esta libertad de elección la que constituye el núcleo del concepto de Tetra Pak. La oficina no se adapta a una hipotética «persona media», sino que ofrece opciones. Los empleados deciden qué es lo que mejor les funciona.

Tetra Pak demuestra que la planificación de oficinas neurodiversas no empieza con una sala de silencio, sino con una pregunta diferente: ¿qué necesidades sensoriales distintas debemos tener en cuenta en la oficina? De ahí surgen principios de planificación específicos:

• Diferenciar los niveles de estímulos: definir claramente las zonas de interacción, concentración y retiro
• Ofrecer opciones: no todo el mundo trabaja siempre en el mismo lugar
• Planificar la acústica: concentrar el ruido en zonas específicas, en lugar de dispersarlo por todas partes
• Hacer que la iluminación sea regulable: tener en cuenta las diferentes sensibilidades a la luz
• Diseñar transiciones: planificar rutas entre salas
• Gradar los niveles de retiro: desde zonas tranquilas hasta salas de concentración separadas por mamparas
• Definir normas de uso: una sala de silencio solo funciona si se protege su función

Hay un aspecto que a menudo se subestima: la arquitectura por sí sola no basta. El horario laboral, los hábitos del equipo, el comportamiento de los responsables y las expectativas respecto a la disponibilidad también determinan cuánto espacio tienen las personas para trabajar concentradas.

Tetra Pak demuestra un cambio de perspectiva en sus sedes de Tokio y Varsovia. La pregunta ya no es: «¿Cómo creamos una oficina que funcione igual de bien para el mayor número posible de personas?». En su lugar, la pregunta es: «¿Cómo creamos una oficina en la que personas diferentes puedan trabajar de forma eficaz de maneras distintas?». La respuesta no es un modelo único para todos, sino un sistema que comprende diferentes niveles de estimulación, tipos de salas y una amplia gama de opciones. Alta estimulación para la colaboración, baja estimulación para la concentración y espacios flexibles intermedios para todo lo demás.

Ahí es precisamente donde reside la fuerza del diseño de oficinas neurodiversas: no adapta a las personas a los espacios, sino que diseña los espacios para que personas diferentes puedan encontrar su forma ideal de trabajar. No se trata de una solución especial para un grupo reducido, sino de una perspectiva fundamentalmente nueva sobre cómo puede funcionar una oficina.