Le choix, moteur de la productivité

Travailler en pleine concentration, discuter spontanément d’une idée avec l’équipe, passer un appel confidentiel ou simplement s’éloigner un instant : au cours d’une journée de travail, nos tâches changent, et avec elles les exigences que nous imposons à notre environnement.

Cependant, de nombreux bureaux continuent de supposer qu’un seul poste de travail doit s’adapter au plus grand nombre de situations possibles. C’est précisément là que réside le problème. L’endroit idéal pour un travail conceptuel intensif est rarement le même que celui qui favorise un échange créatif avec des collègues. 

Les espaces de travail modernes adoptent donc une approche différente : ce ne sont pas les individus qui doivent s’adapter à l’espace, mais plutôt l’environnement qui doit leur offrir la possibilité de choisir le cadre le plus adapté à la tâche à réaliser.

Cette liberté de choix va bien au-delà d’une simple question de confort. Elle favorise l’autonomie, soutient la concentration et peut aider les personnes à percevoir leur environnement de travail comme plus productif et agréable.

Toutes les tâches n’exigent pas le même niveau d’attention.

Pour répondre rapidement à un e-mail, un poste de travail ouvert au cœur de l’activité peut parfaitement convenir. En revanche, une personne qui élabore une présentation, traite des informations complexes ou travaille sur un concept a besoin d’une protection bien plus importante contre les distractions sonores et visuelles. Pour un échange créatif, cependant, cette même ouverture qui peut être perturbante lors d’un travail concentré peut s’avérer bénéfique.

La question clé n’est donc pas : À quoi ressemble le lieu de travail idéal ?

Mais plutôt : Quel est l'endroit le plus approprié pour effectuer cette tâche à l'instant ?

C’est là qu’intervient le concept d’un environnement de travail différencié. Au lieu d’un bureau uniforme, on crée un écosystème composé de différents espaces, permettant aux collaborateurs de passer de l’un à l’autre en fonction de la tâche à accomplir, du niveau de concentration requis et de leurs préférences personnelles.

Cela peut inclure, par exemple :

• Des espaces ouverts et propices à la communication, pour les échanges et la collaboration
• Des postes de travail traditionnels pour une concentration légère à modérée
• Des espaces semi-protégés dotés d’une isolation visuelle ou acoustique
• Des zones de concentration et des recoins pour un travail individuel intensif
• Des salles de réunion et des cabines téléphoniques pour les conversations et les appels vidéo
• Des espaces informels pour les courtes pauses, les rencontres et la récupération mentale

L’objectif n’est pas un isolement maximal. Ce qui compte, c’est l’adéquation entre l’activité et l’environnement.

La concentration est souvent associée au silence absolu. Pourtant, un espace n’a pas besoin d’être entièrement dépourvu de stimuli pour que les personnes puissent y travailler en restant concentrées.

La bibliothèque en est un bon exemple. Elle n’est en aucun cas exempte d’impressions visuelles, de mouvements ou de bruits. Néanmoins, cet environnement favorise la concentration car la quasi-totalité des signaux perceptibles est en adéquation avec l’activité qui s’y déroule.

Ce qui importe donc, ce n’est pas tant l’absence totale de stimuli que la capacité à les réguler.

• Dans quelle mesure est-ce que je souhaite m’asseoir à la vue de tous ?
• Quel niveau d’activité autour de moi est-ce que je souhaite percevoir ?
• Ai-je besoin d’une isolation acoustique ?
• Est-ce que je souhaite être entouré d’autres personnes, ou est-ce que je préfère m’isoler pendant un certain temps ?

Ceux qui peuvent prendre ces décisions par eux-mêmes retrouvent une certaine maîtrise de leur propre attention.

Cette maîtrise revêt une importance croissante, en particulier dans les environnements de travail ouverts et hybrides. Les collaborateurs peuvent adapter délibérément leur environnement ou se déplacer vers un autre espace dès que les exigences de leur tâche changent.

De cette manière, la flexibilité spatiale se transforme en flexibilité cognitive.

Cependant, il ne faut pas confondre liberté de choix avec la simple possibilité de se déplacer d’un bureau à l’autre.

Dix postes de travail presque identiques ne créent pas un environnement de travail diversifié.

Pour que l’autonomie fonctionne efficacement, les espaces disponibles doivent offrir des qualités différentes. Ils doivent, par exemple, présenter des degrés de protection visuels variables, des conditions acoustiques différentes, des ambiances d’éclairage adaptées, ainsi qu’un mobilier et un équipement technique adaptés à l’activité concernée.

Un poste de travail dédié à la concentration doit véritablement faciliter la concentration. Un espace de collaboration doit pouvoir favoriser les échanges. Un coin de repli doit procurer un sentiment de protection. Et un espace informel peut délibérément présenter une atmosphère différente de celle d’un espace de travail traditionnel avec des bureaux.

Ce n’est qu’alors qu’une véritable liberté de choix peut s’épanouir.

La qualité d’un lieu de travail flexible ne doit donc pas être mesurée par le nombre d’espaces dont les collaborateurs peuvent disposer, mais par la diversité et l’adéquation de ces espaces.

De la concentration légère à la concentration profonde

L’attention ne reste pas constante tout au long de la journée de travail. Les personnes passent par différents états de concentration.

Au cours de la journée, elles alternent entre tâches rapides, collaboration, concentration profonde et récupération.

Un environnement de travail peut soit entraver, soit favoriser ce rythme.

Au lieu de regrouper toutes les fonctions dans un même espace, différentes zones peuvent créer une succession spatiale : des espaces ouverts et animés vers des environnements de plus en plus protégés, puis vers des espaces conçus pour la concentration profonde, avant de revenir vers des zones dédiées à la récupération.

Le bureau reflète ainsi le rythme naturel entre interaction, concentration et régénération.

Les collaborateurs n’ont plus à lutter pour rester concentrés dans un environnement inadapté. Ils peuvent se déplacer vers un autre espace dès que leur mode de travail change.

Le choix revêt une importance croissante pour une autre raison également : chacun perçoit son environnement différemment.

Ce qui semble agréablement animé à une personne peut être source de distraction pour une autre. Certaines personnes aiment travailler au cœur de l’action. D’autres ont besoin d’un plus grand calme visuel, de plus de distance ou d’une meilleure isolation acoustique.

Une solution unique et standardisée peut difficilement tenir compte de ces différences.

C’est notamment dans le contexte de la neurodiversité qu’apparaît clairement l’importance que peuvent revêtir les différentes qualités sensorielles au sein d’un environnement de travail. La lumière, le bruit, le mouvement, la proximité et l’ouverture de l’espace sont perçus et traités différemment d’une personne à l’autre.

Un bureau inclusif ne cherche donc pas à créer un lieu de travail optimal pour tout le monde. Au contraire, il propose différentes options adaptées à différents besoins.

L’autonomie devient ainsi un élément essentiel de la conception d’un lieu de travail inclusif.

L’autonomie passe par une culture d’entreprise adaptée

Même l’environnement de travail le plus diversifié ne peut fonctionner que si les collaborateurs sont réellement en mesure d’utiliser les options qui s’offrent à eux.

Quiconque se rend dans un espace de concentration ne doit pas avoir l’impression de s’éloigner de l’équipe. Quiconque change de poste de travail pour une tâche particulière ne devrait pas avoir à se justifier. Et quiconque a besoin de périodes de travail individuel concentré devrait se voir accorder l’espace nécessaire pour cela aussi naturellement qu’on lui accorde de l’espace pour les réunions et la collaboration.

La liberté de choix n’est donc pas uniquement une question d’architecture d’intérieur.

Les pratiques de travail, les habitudes d’équipe et la culture de direction déterminent également si les personnes sont réellement en mesure d’utiliser leur environnement de manière autonome.

Les entreprises peuvent, par exemple, communiquer activement sur le fait que passer d’un espace à l’autre fait partie intégrante d’une journée de travail normale. Les outils numériques peuvent apporter un soutien supplémentaire en rendant visibles les postes de travail disponibles et les zones calmes, ou en fournissant des informations sur l’occupation des salles et les conditions environnementales.

De cette manière, la diversité spatiale devient un écosystème de travail véritablement fonctionnel.

L’avenir du bureau ne réside pas dans la création d’un poste de travail unique capable de tout faire.

Il réside dans le fait d’offrir aux collaborateurs plusieurs bonnes options.

La concentration, la collaboration, la communication et la récupération imposent toutes des exigences différentes à notre environnement. Parallèlement, les individus ont des besoins différents quant aux conditions nécessaires pour travailler de manière productive.

Plus un aménagement de bureau reflète ces différences, plus il devient facile pour les collaborateurs d’adapter consciemment leur environnement à l’activité qu’ils sont en train d’exercer.

La liberté de choix apporte donc bien plus qu’un simple confort accru. Elle permet aux collaborateurs de contrôler un aspect crucial de leur journée de travail : les conditions dans lesquelles ils sont en mesure de donner le meilleur d’eux-mêmes.

Et c’est précisément là que réside son potentiel pour une meilleure concentration, une plus grande satisfaction et de meilleures performances.