Keuzevrijheid als motor voor productiviteit

Met volledige concentratie werken, spontaan een idee bespreken met het team, een vertrouwelijk telefoongesprek voeren of gewoon even weggaan: in de loop van een werkdag veranderen onze taken, en daarmee ook de eisen die we aan onze omgeving stellen.

Toch gaan veel kantoren nog steeds uit van de veronderstelling dat één enkele werkplek aan zoveel mogelijk verschillende situaties moet voldoen. Juist daar ligt het probleem. De ideale plek voor intensief conceptueel werk is zelden dezelfde plek die het meest geschikt is voor een creatieve uitwisseling met collega’s.

Moderne werkplekken volgen daarom een ander principe: Mensen moeten zich niet aan de werkplek hoeven aan te passen. In plaats daarvan moet de werkomgeving hen in staat stellen de omgeving te kiezen die het beste bij de betreffende taak past.

Deze keuzevrijheid is veel meer dan alleen een kwestie van comfort. Het creëert autonomie, bevordert de concentratie en kan ertoe bijdragen dat mensen hun werkomgeving als productiever en aangenamer ervaren.

Niet elke taak stelt dezelfde eisen aan onze aandacht.

Voor een snelle e-mail kan een open werkplek midden in de drukte prima volstaan. Iemand die daarentegen een presentatie ontwikkelt, complexe informatie verwerkt of aan een concept werkt, heeft aanzienlijk meer bescherming nodig tegen akoestische en visuele afleidingen. Voor een creatieve uitwisseling kan juist die openheid, die tijdens geconcentreerd werk storend kan zijn, echter gunstig werken.

De kernvraag is daarom niet: Hoe ziet de perfecte werkplek eruit?

Maar eerder: Welke werkplek is op dit moment de juiste voor deze taak?

Hier komt het concept van een gedifferentieerd werkpleklandschap om de hoek kijken. In plaats van een uniform kantoor wordt een ecosysteem van verschillende omgevingen gecreëerd, waardoor medewerkers tussen deze omgevingen kunnen wisselen, afhankelijk van de taak, het vereiste concentratieniveau en hun persoonlijke voorkeuren.

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Open en communicatieve ruimtes voor uitwisseling en samenwerking
• Traditionele werkplekken voor lichte en matige concentratie
• Halfafgeschermde omgevingen met visuele of akoestische afscherming
• Concentratieruimtes en terugtrekplekken voor intensief individueel werk
• Vergaderruimtes en telefooncellen voor gesprekken en videogesprekken
• Informele ruimtes voor korte pauzes, ontmoetingen en mentale ontspanning

Het doel is niet maximale afzondering. Waar het om gaat, is de aansluiting tussen de activiteit en de omgeving.

Concentratie wordt vaak geassocieerd met volledige stilte. Toch hoeft een ruimte niet geheel vrij van prikkels te zijn om er geconcentreerd te kunnen werken.

Een goed voorbeeld is een bibliotheek. Die is zeker niet vrij van visuele indrukken, beweging of geluid. Toch ondersteunt de omgeving de concentratie, omdat bijna alle waarneembare signalen zijn afgestemd op de activiteit die plaatsvindt.

Het gaat dus minder om de volledige afwezigheid van prikkels dan om het vermogen om ze te reguleren.

· Hoe open wil ik zitten?

· Hoeveel beweging wil ik om me heen waarnemen?

· Heb ik akoestische afscherming nodig? 

· Wil ik andere mensen om me heen, of trek ik me liever een tijdje terug?

Wie dergelijke beslissingen zelf kan nemen, krijgt weer een zekere mate van controle over zijn of haar eigen aandacht.

Deze controle wordt steeds belangrijker, met name in open en hybride werkomgevingen. Medewerkers kunnen hun omgeving bewust aanpassen of naar een andere ruimte verhuizen zodra de eisen van hun taak veranderen.

Op deze manier wordt ruimtelijke flexibiliteit cognitieve flexibiliteit.

Keuzevrijheid mag echter niet worden verward met het simpelweg kunnen wisselen van bureau.

Tien vrijwel identieke werkplekken zorgen niet voor een gevarieerd werklandschap.

Om autonomie effectief te laten functioneren, moeten de beschikbare ruimtes verschillende kwaliteiten bieden. Ze moeten bijvoorbeeld variëren in mate van afscherming, verschillende akoestische omstandigheden en geschikte lichtstemmingen bieden, evenals meubilair en technische apparatuur die zijn afgestemd op de betreffende activiteit.

Een werkplek voor geconcentreerd werken moet concentratie daadwerkelijk vergemakkelijken. Een samenwerkingsruimte moet uitwisseling kunnen stimuleren. Een terugtrekplek moet een gevoel van bescherming bieden. En een informele ruimte mag bewust een andere sfeer hebben dan een traditionele werkplek met bureaus.

Pas dan ontstaat er echte keuzevrijheid.

De kwaliteit van een flexibele werkplek moet daarom niet worden afgemeten aan hoeveel plekken medewerkers kunnen gebruiken, maar aan hoe verschillend en geschikt die plekken zijn.

Van lichte concentratie tot diepe focus

De aandacht blijft niet de hele werkdag constant. Mensen wisselen tussen verschillende concentratieniveaus.

Gedurende de dag wisselen mensen tussen snelle taken, samenwerking, diepe focus en herstel.

Een werkomgeving kan dit ritme zowel belemmeren als ondersteunen.

In plaats van elke functie binnen één enkele ruimte onder te brengen, kunnen verschillende zones een ruimtelijke opeenvolging creëren: van open, levendige ruimtes naar steeds meer afgeschermde omgevingen, via ruimtes die zijn ontworpen voor diepe concentratie en vervolgens weer terug naar ruimtes voor ontspanning.

Het kantoor weerspiegelt zo het natuurlijke ritme tussen interactie, concentratie en regeneratie.

Medewerkers hoeven niet langer moeite te doen om geconcentreerd te blijven in een ongeschikte omgeving. Ze kunnen naar een andere ruimte gaan zodra hun manier van werken verandert.

Keuze wordt ook om een andere reden steeds belangrijker: mensen ervaren hun omgeving op verschillende manieren.

Wat voor de een aangenaam levendig aanvoelt, kan voor de ander juist afleidend zijn. Sommige mensen werken graag midden in de drukte. Anderen hebben behoefte aan meer visuele rust, meer afstand of een betere geluidsafscherming.

Eén gestandaardiseerde oplossing kan nauwelijks recht doen aan deze verschillen.

Met name in de context van neurodiversiteit wordt duidelijk hoe belangrijk verschillende zintuiglijke eigenschappen binnen een werkomgeving kunnen zijn. Licht, geluid, beweging, nabijheid en ruimtelijke openheid worden van persoon tot persoon verschillend waargenomen en verwerkt.

Een inclusief kantoor probeert daarom niet één optimale werkplek voor iedereen te creëren. In plaats daarvan biedt het verschillende opties voor verschillende behoeften.

Autonomie wordt zo ook een belangrijk element van een inclusief werkplekontwerp.

Autonomie vereist de juiste kantoorcultuur

Zelfs de meest diverse werkplekomgeving kan alleen functioneren als medewerkers daadwerkelijk gebruik kunnen maken van de beschikbare opties.

Iemand die naar een concentratieruimte verhuist, mag niet het gevoel hebben dat hij of zij afstand neemt van het team. Wie voor een bepaalde taak van werkplek wisselt, hoeft zich daarvoor niet te verantwoorden. En wie periodes van geconcentreerd individueel werk nodig heeft, moet daarvoor net zo vanzelfsprekend de ruimte krijgen als voor vergaderingen en samenwerking.

Kiesvrijheid is daarom niet alleen een kwestie van interieurarchitectuur.

Ook werkwijzen, teamgewoonten en leiderschapscultuur bepalen of mensen daadwerkelijk in staat zijn hun omgeving autonoom te gebruiken.

Bedrijven kunnen bijvoorbeeld actief communiceren dat het wisselen tussen verschillende omgevingen een normaal onderdeel van de werkdag is. Digitale hulpmiddelen kunnen extra ondersteuning bieden door beschikbare werkplekken en rustzones zichtbaar te maken of door informatie te verstrekken over de bezetting van ruimtes en omgevingsomstandigheden.

Op deze manier wordt ruimtelijke diversiteit een echt bruikbaar ecosysteem op de werkplek.

De toekomst van het kantoor ligt niet in het ontwikkelen van één enkele werkplek die alles kan.

Het ligt in het bieden van verschillende goede opties aan mensen.

Concentratie, samenwerking, communicatie en ontspanning stellen allemaal verschillende eisen aan onze omgeving. Tegelijkertijd verschillen mensen wat betreft de omstandigheden die ze nodig hebben om productief te kunnen werken.

Hoe beter een kantoorlandschap deze verschillen weerspiegelt, hoe gemakkelijker het voor medewerkers wordt om hun omgeving bewust aan te passen aan de activiteit die ze op dat moment uitvoeren.

Kiesvrijheid zorgt daarom voor meer dan alleen meer comfort. Het geeft mensen controle over een cruciaal onderdeel van hun werkdag: de omstandigheden waaronder ze hun beste werk kunnen leveren.

En juist daar ligt het potentieel voor meer focus, tevredenheid en prestaties.