La libertà di scelta come motore della produttività

Lavorare con la massima concentrazione, discutere spontaneamente un’idea con il team, rispondere a una chiamata riservata o semplicemente allontanarsi per un momento: nel corso di una giornata lavorativa, i nostri compiti cambiano e, con essi, le esigenze che poniamo all’ambiente circostante.

Eppure molti uffici si basano ancora sul presupposto che una singola postazione di lavoro debba adattarsi al maggior numero possibile di situazioni diverse. È proprio qui che sta il problema. Il luogo ideale per un intenso lavoro concettuale raramente è lo stesso che meglio si presta a uno scambio creativo con i colleghi.

Gli spazi di lavoro moderni seguono quindi un principio diverso: Non sono le persone a doversi adattare al luogo di lavoro. Al contrario, l’ambiente di lavoro dovrebbe consentire loro di scegliere l’ambiente più adatto all’attività da svolgere.

Questa libertà di scelta va ben oltre la semplice questione di comfort. Crea autonomia, favorisce la concentrazione e può aiutare le persone a percepire il proprio ambiente di lavoro come più produttivo e piacevole.

Non tutti i compiti richiedono lo stesso livello di attenzione.

Per una breve e-mail, una postazione di lavoro aperta nel bel mezzo dell’azione può essere perfettamente adeguata. Al contrario, chi sta preparando una presentazione, elaborando informazioni complesse o lavorando su un concetto ha bisogno di una protezione notevolmente maggiore dalle distrazioni acustiche e visive. Per uno scambio creativo, tuttavia, proprio quell’apertura che può risultare di disturbo durante il lavoro di concentrazione può rivelarsi vantaggiosa.

La domanda chiave non è quindi: Come si presenta il posto di lavoro perfetto?

Ma piuttosto: Qual è il posto di lavoro giusto per questa attività in questo momento?

È qui che entra in gioco il concetto di un panorama lavorativo differenziato. Anziché un ufficio uniforme, viene creato un ecosistema di ambienti diversi, che consente ai dipendenti di spostarsi tra di essi a seconda dell’attività, del livello di concentrazione richiesto e delle loro preferenze personali.

Questi possono includere, ad esempio:

• Aree aperte e comunicative per lo scambio e la collaborazione
• Postazioni di lavoro tradizionali per attività che richiedono concentrazione leggera o moderata
• Ambienti semi-protetti con schermature visive o acustiche
• Aree di concentrazione e spazi di ritiro per il lavoro individuale intensivo
• Sale riunioni e cabine telefoniche per conversazioni e videochiamate
• Aree informali per brevi pause, incontri e recupero mentale

L’obiettivo non è il massimo isolamento. Ciò che conta è la corrispondenza tra l’attività e l’ambiente.

La concentrazione è spesso associata al silenzio assoluto. Tuttavia, uno spazio non deve necessariamente essere del tutto privo di stimoli affinché le persone possano lavorarci con concentrazione.

Un buon esempio è una biblioteca. Non è affatto priva di stimoli visivi, movimento o rumore. Ciononostante, l’ambiente favorisce la concentrazione perché quasi tutti i segnali percepibili sono in sintonia con l’attività che si sta svolgendo.

Ciò che conta, quindi, non è tanto la completa assenza di stimoli quanto la capacità di regolarli.

• Quanto voglio essere esposto alla vista degli altri?
• Quanto movimento voglio percepire intorno a me?
• Ho bisogno di una schermatura acustica?
• Desidero avere altre persone intorno a me o preferirei isolarmi per un certo periodo di tempo?

Chi è in grado di prendere autonomamente tali decisioni riacquista un certo grado di controllo sulla propria attenzione.

Questo controllo sta diventando sempre più importante, in particolare negli ambienti di lavoro aperti e ibridi. I dipendenti possono adattare consapevolmente l’ambiente circostante o spostarsi in un’altra area non appena cambiano le esigenze del loro compito.

In questo modo, la flessibilità spaziale diventa flessibilità cognitiva.

Tuttavia, la libertà di scelta non va confusa con la semplice possibilità di spostarsi da una scrivania all’altra.

Dieci postazioni di lavoro quasi identiche non creano un panorama lavorativo diversificato.

Affinché l’autonomia funzioni efficacemente, gli spazi disponibili devono offrire qualità diverse. Devono presentare, ad esempio, vari livelli di schermatura, diverse condizioni acustiche, atmosfere luminose adeguate, nonché arredi e attrezzature tecniche su misura per la rispettiva attività.

Una postazione dedicata al lavoro di concentrazione dovrebbe facilitare realmente la concentrazione. Un’area di collaborazione deve essere in grado di favorire lo scambio. Un rifugio dovrebbe offrire un senso di protezione. E un’area informale può avere volutamente un’atmosfera diversa da quella di un tradizionale spazio di lavoro basato sulle scrivanie.

Solo così emerge una vera libertà di scelta.

La qualità di un ambiente di lavoro flessibile non dovrebbe quindi essere misurata in base a quanti posti i dipendenti possono utilizzare, ma in base a quanto questi posti siano diversi e adeguati.

Dalla concentrazione leggera alla concentrazione profonda

L’attenzione non rimane costante durante l’intera giornata lavorativa. Le persone passano da uno stato di concentrazione all’altro.

Nel corso della giornata, si alternano attività veloci, collaborazione, concentrazione profonda e momenti di recupero.

Un ambiente di lavoro può ostacolare o favorire questo ritmo.

Anziché ospitare ogni funzione all’interno di un’unica area, zone diverse possono creare una sequenza spaziale: da aree aperte e vivaci a contesti sempre più protetti, fino a spazi progettati per la concentrazione profonda e poi di nuovo verso aree dedicate al recupero.

L’ufficio riflette così il ritmo naturale tra interazione, concentrazione e rigenerazione.

I dipendenti non devono più sforzarsi di rimanere concentrati in un ambiente inadatto. Possono spostarsi in uno spazio diverso non appena cambia la loro modalità di lavoro.

La possibilità di scelta sta diventando sempre più importante anche per un altro motivo: le persone percepiscono l’ambiente circostante in modo diverso.

Ciò che a una persona sembra piacevolmente vivace, per un’altra può essere fonte di distrazione. Ad alcune persone piace lavorare nel pieno dell’azione. Altre hanno bisogno di maggiore tranquillità visiva, di più distanza o di un maggiore isolamento acustico.

Una soluzione unica e standardizzata difficilmente può tenere conto di queste differenze.

Soprattutto nel contesto della neurodiversità, diventa chiaro quanto possano essere importanti le diverse qualità sensoriali all’interno di un ambiente di lavoro. Luce, rumore, movimento, vicinanza e apertura spaziale vengono percepiti ed elaborati in modo diverso da persona a persona.

Un ufficio inclusivo, quindi, non cerca di creare un unico posto di lavoro ottimale per tutti. Al contrario, offre diverse opzioni per esigenze diverse.

L’autonomia diventa così un elemento importante nella progettazione inclusiva del posto di lavoro.

L’autonomia richiede la giusta cultura aziendale

Anche l’ambiente di lavoro più diversificato può funzionare solo se i dipendenti sono realmente in grado di avvalersi delle opzioni a loro disposizione.

Chiunque si sposti in un’area dedicata alla concentrazione non dovrebbe sentirsi come se si stesse allontanando dal team. Chiunque cambi postazione di lavoro per svolgere un compito specifico non dovrebbe doverne dare giustificazioni. E a chiunque abbia bisogno di periodi di lavoro individuale concentrato dovrebbe essere concesso lo spazio necessario con la stessa naturalezza con cui viene concesso lo spazio per le riunioni e la collaborazione.

La libertà di scelta non è quindi solo una questione di architettura d’interni.

Anche le pratiche di lavoro, le abitudini del team e la cultura di leadership determinano se le persone siano effettivamente in grado di utilizzare il proprio ambiente in modo autonomo.

Le aziende possono, ad esempio, comunicare attivamente che spostarsi tra diversi ambienti è una parte normale della giornata lavorativa. Gli strumenti digitali possono fornire un ulteriore supporto rendendo visibili le postazioni di lavoro e le zone silenziose o fornendo informazioni sull’occupazione delle stanze e sulle condizioni ambientali.

In questo modo, la diversità spaziale diventa un ecosistema lavorativo realmente fruibile.

Il futuro dell’ufficio non sta nello sviluppo di un unico ambiente di lavoro in grado di soddisfare ogni esigenza.

Sta piuttosto nell’offrire alle persone diverse opzioni valide.

Concentrazione, collaborazione, comunicazione e recupero richiedono tutte condizioni diverse dall’ambiente circostante. Allo stesso tempo, le persone differiscono in termini di condizioni necessarie per lavorare in modo produttivo.

Quanto più l’ambiente di lavoro riflette queste differenze, tanto più diventa facile per i dipendenti adattare consapevolmente l’ambiente circostante all’attività che stanno svolgendo in quel momento.

La libertà di scelta, quindi, non si limita a garantire un maggiore comfort. Offre alle persone il controllo su una parte fondamentale della loro giornata lavorativa: le condizioni in cui sono in grado di dare il meglio di sé.

Ed è proprio qui che risiede il potenziale per una maggiore concentrazione, soddisfazione e rendimento.