La elección como motor de la productividad: por qué la autonomía a la hora de elegir dónde trabajar mejora la concentración y la satisfacción
Trabajar con plena concentración, debatir espontáneamente una idea con el equipo, atender una llamada confidencial o, simplemente, alejarse un momento: a lo largo de una jornada laboral, nuestras tareas cambian y, con ellas, las exigencias que planteamos a nuestro entorno.
Sin embargo, muchas oficinas siguen partiendo de la premisa de que un único puesto de trabajo debe adaptarse al mayor número posible de situaciones diferentes. Ahí radica precisamente el problema. El lugar ideal para un trabajo conceptual intensivo rara vez es el mismo que el más adecuado para un intercambio creativo con los compañeros.
Por ello, los espacios de trabajo modernos siguen un principio diferente: Las personas no deberían tener que adaptarse al lugar de trabajo. Al contrario, el entorno de trabajo debería permitirles elegir el espacio que mejor se adapte a la tarea que tengan entre manos.
Esta libertad de elección es mucho más que una cuestión de comodidad. Genera autonomía, favorece la concentración y puede ayudar a las personas a percibir su entorno de trabajo como más productivo y agradable.
La productividad comienza con el entorno adecuado
No todas las tareas exigen el mismo nivel de atención.
Para un correo electrónico rápido, un puesto de trabajo abierto en medio de la actividad puede ser perfectamente adecuado. Por el contrario, alguien que esté elaborando una presentación, procesando información compleja o trabajando en un concepto necesita una protección considerablemente mayor frente a las distracciones acústicas y visuales. Sin embargo, para un intercambio creativo, esa misma apertura que puede resultar perturbadora durante el trabajo concentrado puede resultar beneficiosa.
Por lo tanto, la pregunta clave no es: ¿Cómo es el lugar de trabajo perfecto?
Sino más bien: ¿Qué lugar de trabajo es el adecuado para esta tarea en este momento?
Aquí es donde entra en juego el concepto de un entorno de trabajo diferenciado. En lugar de una oficina uniforme, se crea un ecosistema de diferentes entornos, lo que permite a los empleados moverse entre ellos en función de la tarea, el nivel de concentración requerido y sus preferencias personales.
Estos pueden incluir, por ejemplo:
- Zonas abiertas y comunicativas para el intercambio y la colaboración
- Puestos de trabajo tradicionales para una concentración ligera o moderada
- Entornos semiprotegidos con barreras visuales o acústicas
- Zonas de concentración y refugios para el trabajo individual intensivo
- Salas de reuniones y cabinas telefónicas para conversaciones y videollamadas
- Zonas informales para breves descansos, encuentros y recuperación mental
El objetivo no es el máximo aislamiento. Lo que importa es la adecuación entre la actividad y el entorno.
El control sobre el entorno favorece la concentración
La concentración se asocia a menudo con el silencio absoluto. Sin embargo, un espacio no tiene por qué estar totalmente libre de estímulos para que las personas puedan trabajar en él con concentración.
Un buen ejemplo es una biblioteca. No está en absoluto libre de impresiones visuales, movimiento o ruido. Sin embargo, el entorno favorece la concentración porque casi todas las señales perceptibles están en consonancia con la actividad que se está llevando a cabo.
Lo que importa, por lo tanto, no es tanto la ausencia total de estímulos como la capacidad de regularlos.
- ¿Hasta qué punto quiero estar sentado en un lugar abierto?
- ¿Cuánto movimiento quiero percibir a mi alrededor?
- ¿Necesito aislamiento acústico?
· ¿Quiero tener a otras personas a mi alrededor o prefiero aislarme durante un tiempo?
Quienes pueden tomar estas decisiones por sí mismos recuperan cierto grado de control sobre su propia atención.
Este control cobra cada vez más importancia, sobre todo en entornos de trabajo abiertos e híbridos. Los empleados pueden ajustar deliberadamente su entorno o trasladarse a otra zona tan pronto como cambien los requisitos de su tarea.
De este modo, la flexibilidad espacial se convierte en flexibilidad cognitiva.
La libertad de elección significa más que simplemente elegir un escritorio
Sin embargo, la libertad de elección no debe confundirse con la simple posibilidad de moverse de un escritorio a otro.
Diez puestos de trabajo casi idénticos no crean un entorno laboral diverso.
Para que la autonomía funcione de manera eficaz, los espacios disponibles deben ofrecer diferentes cualidades. Necesitan, por ejemplo, distintos grados de privacidad, diferentes condiciones acústicas, ambientes de iluminación adecuados, así como mobiliario y equipamiento técnico adaptados a la actividad correspondiente.
Un puesto de trabajo de concentración debería facilitar realmente la concentración. Una zona de colaboración debe ser capaz de fomentar el intercambio. Un rincón de retiro debería proporcionar una sensación de protección. Y una zona informal puede tener deliberadamente un ambiente diferente al de un espacio de trabajo tradicional basado en escritorios.
Solo así surge una auténtica libertad de elección.
Por lo tanto, la calidad de un espacio de trabajo flexible no debe medirse por cuántos lugares pueden utilizar los empleados, sino por cuán diferentes y adecuados son esos lugares.
De la concentración ligera a la concentración profunda
La atención no se mantiene constante a lo largo de la jornada laboral. Las personas pasan por diferentes estados de concentración.
Durante el día, las personas alternan entre tareas rápidas, colaboración, concentración profunda y recuperación.
Un entorno de trabajo puede obstaculizar o favorecer este ritmo.
En lugar de albergar todas las funciones en una única zona, las diferentes áreas pueden crear una secuencia espacial: desde zonas abiertas y animadas hasta entornos cada vez más protegidos, pasando por espacios diseñados para la concentración profunda y, de nuevo, de vuelta a zonas de recuperación.
De este modo, la oficina refleja el ritmo natural entre la interacción, la concentración y la regeneración.
Los empleados ya no tienen que esforzarse por mantener la concentración en un entorno inadecuado. Pueden desplazarse a un espacio diferente tan pronto como cambie su modo de trabajar.
Cada persona necesita un espacio diferente
La posibilidad de elegir cobra cada vez más importancia también por otra razón: las personas perciben su entorno de forma diferente.
Lo que a una persona le resulta agradablemente animado, puede resultar una distracción para otra. A algunas personas les gusta trabajar en medio de la acción. Otras necesitan mayor tranquilidad visual, más distancia o un mayor grado de aislamiento acústico.
Una única solución estandarizada difícilmente puede dar cabida a estas diferencias.
Especialmente en el contexto de la neurodiversidad, queda claro lo importantes que pueden ser las diferentes cualidades sensoriales dentro de un entorno de trabajo. La luz, el ruido, el movimiento, la proximidad y la amplitud espacial se perciben y procesan de forma diferente según cada persona.
Por lo tanto, una oficina inclusiva no intenta crear un único puesto de trabajo óptimo para todos. En su lugar, ofrece diferentes opciones para diferentes necesidades.
La autonomía se convierte así también en un elemento importante del diseño inclusivo del lugar de trabajo.
La autonomía requiere la cultura de oficina adecuada
Incluso el entorno de trabajo más diverso solo puede funcionar si los empleados son realmente capaces de utilizar las opciones que tienen a su disposición.
Quien se traslade a una zona de concentración no debería sentir que se está distanciando del equipo. Quien cambie de puesto de trabajo para realizar una tarea concreta no debería tener que justificarlo. Y a quien necesite periodos de trabajo individual concentrado se le debería proporcionar el espacio necesario para ello con la misma naturalidad con la que se le proporciona espacio para reuniones y colaboración.
La libertad de elección no es, por lo tanto, únicamente una cuestión de arquitectura interior.
Las prácticas de trabajo, los hábitos del equipo y la cultura de liderazgo también determinan si las personas son realmente capaces de utilizar su entorno de forma autónoma.
Las empresas pueden, por ejemplo, comunicar activamente que desplazarse entre diferentes entornos es una parte normal de la jornada laboral. Las herramientas digitales pueden ofrecer un apoyo adicional al hacer visibles los puestos de trabajo y las zonas tranquilas disponibles, o al proporcionar información sobre la ocupación de las salas y las condiciones ambientales.
De esta forma, la diversidad espacial se convierte en un ecosistema laboral verdaderamente funcional.
La mejor oficina no ofrece un único puesto de trabajo perfecto
El futuro de la oficina no reside en desarrollar un único puesto de trabajo que sirva para todo.
Reside en ofrecer a las personas varias buenas opciones.
La concentración, la colaboración, la comunicación y la recuperación plantean exigencias diferentes a nuestro entorno. Al mismo tiempo, las personas difieren en cuanto a las condiciones que necesitan para trabajar de forma productiva.
Cuanto mejor refleje el diseño del espacio de trabajo estas diferencias, más fácil resultará para los empleados adaptar conscientemente su entorno a la actividad que estén realizando en cada momento.
Por lo tanto, la libertad de elección aporta algo más que una mayor comodidad. Otorga a las personas el control sobre una parte crucial de su jornada laboral: las condiciones en las que son capaces de dar lo mejor de sí mismas.
Y ahí es precisamente donde reside su potencial para lograr una mayor concentración, satisfacción y rendimiento.
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