La « Calm Tech » au bureau : une technologie discrète et non intrusive

Les données de Microsoft illustrent l'ampleur du problème. Une analyse des données d’utilisation anonymisées de Microsoft 365 a révélé qu’en moyenne, les collaborateurs sont interrompus toutes les deux minutes durant leurs heures de travail principales par des réunions, des e-mails ou des discussions. Cela équivaut à environ 275 interruptions par journée de travail (Microsoft)

C’est là qu’intervient la « Calm Tech ». L’idée est simple : la technologie ne doit pas constamment rivaliser pour attirer l’attention. Elle apporte son aide lorsque cela est nécessaire et reste sinon en arrière-plan.

Dans Sedus INSIGHTS, la « Calm Tech » est décrite comme une approche des technologies qui ne réagissent que lorsque cela est réellement nécessaire. Elles respectent l’attention des personnes plutôt que de la submerger.

La « Calm Tech » est antérieure aux smartphones et à Teams

Ce terme n’est pas une réaction à la vague actuelle d’IA.

Ses racines remontent aux années 1990. Les informaticiens Mark Weiser et John Seely Brown ont développé le concept de « Calm Technology » au Xerox PARC. Dans leur article de 1995, « Designing Calm Technology », ils décrivaient une technologie qui n’a pas besoin d’être constamment au centre de notre attention. L’information peut rester en arrière-plan et ne passer au premier plan que lorsqu’elle devient pertinente. (calmtech.com)

Plus tard, la chercheuse en technologie Amber Case a repris cette approche. Elle a approfondi les principes de conception et rendu la « Calm Technology » accessible à un public plus large. Son livre, « Calm Technology », a été publié en 2015. (calmtech.com)

L’idée de base reste remarquablement d’actualité : la technologie n’a pas besoin d’accaparer davantage notre attention. Une bonne technologie nous aide à concentrer notre attention plus efficacement.

Les outils numériques sont conçus pour faciliter le travail. Ils fournissent des informations, accélèrent la communication, automatisent les tâches et permettent la collaboration à distance.

Pourtant, ces mêmes outils créent de nouvelles pressions.

Sedus INSIGHTS décrit un environnement de travail où les notifications, les e-mails, les appels téléphoniques et le bruit des espaces de travail perturbent constamment la concentration. L’attention devient ainsi une ressource de plus en plus précieuse.

À cela s’ajoute un effet que les chercheurs appellent le « résidu d’attention ».

Sophie Leroy a démontré dans le cadre d’expériences que, lors du passage d’une tâche à une autre, l’attention ne bascule pas automatiquement et complètement. En particulier dans le cas de tâches inachevées, une partie de nos pensées reste attachée à l’activité précédente. Cette « attention résiduelle » mentale peut nuire à la performance lors de la tâche suivante. (ScienceDirect)

Le problème ne réside donc pas uniquement dans la durée d’une interruption.

Il réside également dans ce qui persiste dans l’esprit par la suite.

Vous pouvez en savoir plus sur ce sujet dans notre article « Concevoir pour favoriser la concentration ».

Lorsque chaque outil réagit à tout moment, les individus doivent sans cesse se demander : « Est-ce important ? Dois-je répondre ? Cela peut-il attendre ? »

L’aide devient alors une source de perturbation.

Après tout, le revers de la numérisation, c’est la disponibilité permanente de l’information, les réunions virtuelles et l’utilisation constante des technologies numériques. Notre article « Méthodes pour lutter contre la fatigue numérique au travail : actions pour améliorer le bien-être » aborde les mesures permettant de lutter contre l’épuisement numérique au travail.

La « Calm Tech » renverse cette logique.

La technologie n’a pas besoin d’être constamment visible. Elle n’a pas besoin d’afficher immédiatement chaque information. Et elle n’a pas besoin d’envoyer des signaux sans cesse.

Le Calm Tech Institute, présenté dans Sedus INSIGHTS, définit des normes pour des technologies qui ne s’activent qu’en cas de nécessité. L’objectif est de disposer d’une technologie qui préserve l’attention.

Cela influence également l’évaluation des produits numériques. La question « Que peut faire l’outil ? » n’est pas la seule à considérer. Il est tout aussi important de se demander : « Quelle attention demande-t-il en échange ? »

La « Calm Tech » considère l’attention comme une ressource limitée, une sorte de « budget d’attention ».

Cela distingue également cette approche des concepts apparentés :

• Le « bien-être numérique » (Digital Wellbeing) se concentre principalement sur une approche plus saine des médias numériques.
• Le « droit à la déconnexion » (Right to Disconnect) traite des limites de la disponibilité professionnelle.
• Le « design centré sur l’humain » (Human-centred design) place fondamentalement les besoins humains au cœur du développement des produits.
• La « Calm Tech » se demande spécifiquement quand la technologie doit solliciter notre attention, et quand elle ne le doit pas.

Toutes les interfaces minimalistes ne relèvent pas automatiquement de la Calm Tech. Des critères d’évaluation concrets sont utiles pour les entreprises.

1. Le « silencieux » par défaut plutôt que le « bruyant » par défaut

Un nouvel outil ne devrait pas envoyer automatiquement une notification push pour chaque activité.

Le réglage par défaut est : silencieux.

Les utilisateurs n'activent que les notifications dont ils ont réellement besoin.

2. Un résumé plutôt qu’un flux de notifications

Douze notifications individuelles créent douze interruptions potentielles.

Un résumé consolidé peut transmettre les mêmes informations en sollicitant beaucoup moins l’attention.

3. La pertinence de l’action prime sur les signaux d’urgence

Avant qu’une application n’interrompe un utilisateur, une question doit être clarifiée : cette personne doit-elle agir immédiatement ?

Si la réponse est non, l’information peut attendre.

4. De la périphérie vers le centre – uniquement lorsque cela est nécessaire

La « Calm Tech » exploite la périphérie.

Un signal lumineux discret, un indicateur d’état ou des informations regroupées en périphérie peuvent suffire. Ce n’est que lorsqu’il existe un réel besoin d’agir que l’information passe au centre de l’attention.

5. Le contrôle reste entre les mains de l’utilisateur

Les utilisateurs doivent pouvoir influencer eux-mêmes les notifications, les périodes de concentration et les processus d’escalade.

Un système « Calm Tech » peut être contrôlé. Il ne contrôle pas l’utilisateur.

Moins de stimuli, plus d’énergie

La « Calm Tech » ne se résume pas à éteindre ses appareils.

La technologie peut également contribuer à préserver l’attention.

Un exemple tiré de Sedus INSIGHTS est « Copilot for Researchers ». Cet assistant IA prend en charge des tâches telles que les revues de littérature, les demandes de subventions et la rédaction de rapports. L’objectif est de réduire la charge administrative et de libérer davantage de temps pour la recherche proprement dite.

Cela met en évidence une distinction importante.

Une bonne technologie ne se contente pas de mobiliser l’attention. Elle peut également la libérer.

« Notre article « Quand L’IA protège l'attention répit »  montre également comment l’IA peut aider à préserver l’énergie cognitive. »

Elle prend en charge les tâches routinières afin que les personnes puissent se concentrer sur des activités complexes, créatives ou stratégiques.

En revanche, si la technologie génère constamment de nouvelles informations, actualités et décisions, la charge cognitive augmente.

Sedus INSIGHTS présente toute une série d’approches différentes. Elles démontrent à quel point la « Calm Tech » peut être conçue de manière très large.

reMarkable : limiter consciemment les fonctionnalités numériques

La tablette reMarkable incarne une approche minimaliste de la technologie numérique. L’accent est mis sur la lecture et la prise de notes, et non sur l’offre d’un maximum de fonctions parallèles. Sedus INSIGHTS la cite comme exemple d’appareil certifié, conçu pour un travail sans distraction.

Pour les entreprises, ce n’est pas tant le produit en lui-même qui présente un intérêt, mais bien le principe : un outil doit-il vraiment pouvoir tout faire ?

Dans le cadre d’une étude pilote, par exemple, on pourrait examiner si un appareil présentant moins de distractions augmente la durée de concentration ininterrompue ou réduit le nombre de changements d’application lors de tâches spécifiques.

Mendi : une technologie au service de la concentration personnelle

Le casque de neurofeedback Mendi est conçu pour favoriser l’attention et l’autorégulation émotionnelle. À cette fin, il surveille les variations du flux sanguin et des niveaux d’oxygène dans le cortex préfrontal et fournit un retour d’information en temps réel pendant les exercices. Sedus INSIGHTS le classe parmi les approches technologiques axées sur la pleine conscience et la santé.

Il est toutefois important de tracer ici une limite claire :

Un système de neurofeedback génère des données potentiellement sensibles. Cela soulève non seulement la question de l’efficacité, mais aussi des enjeux liés à la protection des données, à la participation volontaire et à la finalité.

Moodsonic : une technologie qui s’intègre à l’espace

L’approche des paysages sonores adaptatifs est encore plus subtile.

Moodsonic réagit aux données environnementales et génère des paysages sonores personnalisables, inspirés de la nature. Selon Sedus INSIGHTS, ceux-ci sont conçus pour réduire les distractions et favoriser la concentration, la collaboration et la relaxation.

Ici, les utilisateurs n’interagissent pas constamment avec un écran.

Au contraire, c’est la technologie qui modifie l’environnement.

Pour en savoir plus sur les paysages sonores biophiliques, consultez l’article « Aménagement sonores biophiliques : Améliorer la concentration grâce aux sons de la nature »

Cela se rapproche particulièrement de l’idée initiale derrière la « Calm Tech » : la technologie fonctionne sans exiger constamment l’attention.

Dans le cadre d’un projet pilote en entreprise, par exemple, on pourrait comparer les périodes de concentration, les distractions perçues subjectivement et les conditions acoustiques avant et après la mise en œuvre.

Il s’agit là d’un point de tension majeur. Mesurer, automatiser et contrôler intelligemment les environnements nécessite souvent des capteurs et des systèmes supplémentaires. Cependant, un environnement « intelligent » peut lui-même générer de nouveaux stimuli. Un capteur qui envoie constamment des alertes ne résout pas le problème ; il ne fait que le déplacer.

Une mise en œuvre sereine suit donc une hiérarchie :

Signal ambiant → Synthèse → Notification ciblée → Alarme uniquement dans des cas exceptionnels.

Toutes les informations ne nécessitent pas une notification push.

Tous les changements ne doivent pas nécessairement s’afficher à l’écran.

Et toutes les mesures ne doivent pas forcément être visibles pour l’utilisateur.

La « Calm Tech » commence dans la pièce

La technologie au service de la concentration ne doit pas nécessairement se trouver sur le bureau.

Elle peut faire partie intégrante de la pièce.

Vous découvrirez comment concevoir correctement des zones de concentration dans notre article « Recommandations acoustiques pour les zones de concentration : du « calme » au silence absolu ».

Sedus INSIGHTS met en évidence des outils numériques permettant d'identifier les zones calmes ou de mesurer en temps réel la lumière et le bruit, établissant ainsi une connexion entre les espaces de travail physiques et numériques.

Un exemple : un système indique où un espace de travail calme est disponible.

Les collaborateurs n’ont plus besoin de parcourir le bâtiment à la recherche d’un tel espace. Ils peuvent trouver immédiatement un endroit adapté.

La technologie réduit ainsi l’effort lié à la recherche, plutôt que de créer une tâche supplémentaire.

La liberté de choix doit être mise en pratique

« La technologie doit favoriser la liberté de choix » : cela sonne bien. Pour les entreprises, cependant, cela doit devenir une pratique courante. Les collaborateurs peuvent, par exemple, avoir le choix concernant :

• Les profils de notification : quelles notifications sont autorisées à s’afficher immédiatement ?
• Périodes de concentration : quand les messages sont-ils automatiquement regroupés ou mis en sourdine ?
• Gestion des canaux : quelles informations relèvent du chat, de l’e-mail ou d’un outil de gestion de projet ?
• Normes relatives aux réunions : quand une réunion est-elle réellement nécessaire ?
• Signaux de statut : comment les collaborateurs indiquent-ils les périodes pendant lesquelles ils sont concentrés et ne doivent pas être dérangés ?
• Espaces de travail : quelles zones de concentration, d’équipe ou de silence sont actuellement disponibles ?

C’est ainsi que l’autonomie est mise en pratique.

Tous les lieux de travail ne peuvent pas être mis en « mode silencieux »

La « Calm Tech » ne doit pas ignorer les réalités liées aux différents rôles. Au service d’assistance, un problème client critique doit être traité rapidement. Dans la vente, un rappel important peut être urgent. Lors des permanences, les alertes font partie intégrante du travail.

Ici, la « Calm Tech » ne signifie pas : aucune interruption.

Elle signifie : une meilleure gestion des priorités.

Par exemple :

Niveau 1 : Les informations non urgentes sont collectées.

Niveau 2 : Les informations urgentes apparaissent dans des créneaux horaires définis.

Niveau 3 : Les cas urgents peuvent interrompre un mode de concentration.

Niveau 4 : Les événements critiques déclenchent une alerte immédiate.

Des règles de remplacement apportent un soutien supplémentaire. Lorsqu’une personne est en phase de concentration, un collègue prend en charge les demandes urgentes définies.

De cette manière, la « Calm Tech » protège la concentration sans supprimer la disponibilité là où elle est nécessaire.

La « Calm Tech » ne doit pas nécessairement débuter par un projet technologique de grande envergure.

Une feuille de route pragmatique suffit.

1. Réalisez un audit des stimuli

• Quels outils sont utilisés ?
• Lesquels génèrent des notifications push, des sons, des fenêtres contextuelles, des e-mails ou des rappels ?
• Et à quelle fréquence ?

2. Modifier les paramètres par défaut

• Tout ne doit pas nécessairement envoyer des notifications par défaut.
• Désactivez les sons, désactivez les notifications push non pertinentes et regroupez les informations.

3. Supprimer les outils redondants

• Si la même information arrive par e-mail, par chat et via un logiciel de gestion de projet, cela crée des interruptions artificielles.
• Un canal par objectif permet de clarifier les choses.

4. Relier les zones numériques et physiques

• Les salles de concentration, les zones de silence et les espaces d’équipe doivent être localisables numériquement.
• La technologie facilite l’orientation sans encombrer l’espace d’écrans.

5. Commencer par une équipe pilote

• Ne déployez pas le changement immédiatement à l’échelle de toute l’entreprise.
• Une équipe teste les nouvelles règles de notification, les plages de concentration et les outils pendant une période définie.

6. Définir les règles ensemble

• Le « Calm Tech » ne se limite pas à l’informatique.
• Les équipes ont besoin de normes communes concernant la disponibilité, les réunions, les plages de concentration et les escalades.

7. Mesurer l’impact et apporter des ajustements

• Ce qui fonctionne reste.
• Tout ce qui crée de nouvelles distractions est modifié.
• Le « Calm Tech » n’est pas un état statique. C’est un processus d’amélioration continue.
• Rendre l’attention mesurable

Il est possible de vérifier si l’approche fonctionne.

Par exemple, une entreprise peut comparer les indicateurs suivants avant et après une phase pilote :

• Indicateurs clés de performance (KPI) – Qu’est-ce qui est mesuré ?
• Notifications par heure – Combien de signaux numériques les collaborateurs reçoivent-ils ?
• Changements de contexte par jour – À quelle fréquence les personnes passent-elles d’une application ou d’une tâche à l’autre ?
• Temps de concentration ininterrompu – Combien de temps une tâche peut-elle être effectuée sans interruption ?
• Temps de reprise – Combien de temps faut-il pour reprendre le travail initial de manière productive après une interruption ?
• Utilisation du mode « concentration » – À quelle fréquence les modes « Ne pas déranger » ou les fenêtres de concentration sont-ils utilisés ?
• Distraction subjective – Dans quelle mesure les collaborateurs se sentent-ils perturbés par les stimuli numériques ?

La comparaison avant/après est cruciale.

Commencez par mesurer. Modifiez ensuite les paramètres par défaut, les outils ou les règles. Mesurez à nouveau après coup.

Cela transforme la bonne intention de « réduire les distractions » en une intervention vérifiable.

L’attention peut également être quantifiée en termes économiques. Un simple calculateur interne suffit :

Nombre d’interruptions par jour × temps moyen nécessaire pour se remettre dans le bain × nombre de jours ouvrés × taux horaire interne.

Un exemple, présenté délibérément uniquement comme un modèle de calcul :

Si une personne est interrompue dix fois par jour par des signaux numériques évitables et perd seulement trois minutes par interruption – y compris le temps nécessaire pour se remettre au travail –, cela représente 30 minutes par jour.

Sur 220 jours ouvrés, cela représente 110 heures par an.

À un taux de coût de personnel imputé de 60 euros par heure, cela équivaut à 6 600 euros par personne et par an.

Cela ne signifie pas que chaque interruption soit entièrement évitable ni que chaque minute puisse être directement comptabilisée comme une perte.

Toutefois, ce calcul montre pourquoi l’attention revêt également une importance d’un point de vue commercial.

Plus les bureaux s’appuient sur la technologie des capteurs, les données environnementales ou la neurotechnologie, plus une deuxième question prend de l’importance : quelles données sont générées au cours de ce processus ?

Des normes particulièrement strictes s’appliquent aux données à caractère personnel ou biométriques. Le RGPD exige, entre autres, la limitation de la finalité, la minimisation des données et la transparence. Les données biométriques et de santé relèvent également des catégories de données nécessitant une protection particulière.

Quatre principes devraient donc s’appliquer à la « calm tech » :

• Minimisation des données : ne collecter que ce qui est véritablement nécessaire au fonctionnement.
• Transparence : les collaborateurs doivent comprendre quelles données sont générées et à quoi elles servent.
• Limitation de la finalité : les données destinées à améliorer l’environnement de travail ne doivent pas être utilisées implicitement pour surveiller les performances ou le comportement.
• Respect de la vie privée dès la conception : dans la mesure du possible, traiter les données de manière anonyme ou localement, et éviter dès le départ de les stocker de manière centralisée sous une forme permettant l’identification personnelle.

La participation volontaire ne suffit pas à elle seule à résoudre automatiquement tous les problèmes de protection des données dans le cadre de la relation de travail. En particulier lorsqu’il s’agit de données sensibles, les délégués à la protection des données et, selon l’organisation, les représentants du personnel doivent être impliqués dès le début du processus.

Cela s’inscrit également dans les principes de la « Calm Tech » :

Une technologie ne peut être considérée comme « calme » si elle protège l’attention tout en sapant la confiance.

La technologie à elle seule ne suffit pas à favoriser la concentration. L’espace physique doit également y contribuer. Sedus INSIGHTS décrit des environnements de travail comprenant des espaces ouverts, des postes de travail calmes, des salles de concentration et des zones de transition. Les technologies numériques peuvent compléter cette structure.

Elles peuvent :

• Afficher les espaces de concentration disponibles,
• Surveiller les conditions ambiantes,
• Régler l’éclairage et l’acoustique,
• Automatiser les tâches routinières,
• Regrouper les informations,
• Et éviter les interruptions inutiles.

Cela permet de créer un bureau où la technologie et l’aménagement intérieur fonctionnent en harmonie.

Le concept de « Calm Tech » est souvent mal compris. Il ne s’agit pas d’un bureau « analogique ». Il ne s’agit pas non plus de faire marche arrière sur la numérisation. Il s’agit d’adopter une approche plus consciente de la technologie.

La technologie doit être présente là où elle apporte un bénéfice tangible, et doit rester en arrière-plan là où elle ne fait que détourner l’attention.

Les entreprises devraient donc se poser, à chaque fois qu’elles introduisent un nouvel outil, non seulement la question suivante : « Quelles fonctions nous offre-t-il ? »

Mais aussi :

• « Quels nouveaux signaux générons-nous ? »
• « Quels anciens outils cela rendra-t-il obsolètes ? »
• « Quelle attention cela libère-t-il ? »

L’avenir du bureau ne sera pas moins technologique. En revanche, il pourra devenir plus « consciemment » technologique.

La « Calm Tech » désigne une technologie qui filtre les informations, prend en charge les tâches routinières, rend les espaces plus intelligents et fournit des conseils sans s’imposer constamment au premier plan.

Elle envoie des signaux en arrière-plan avant d’interrompre.

Elle synthétise avant d’imposer.

Elle peut être contrôlée.

Et elle fait la distinction entre la simple information et un véritable besoin d’action.

Car la concentration n’a pas besoin de plus de signaux.

Elle a besoin de contrôler quels signaux attirent notre attention en premier lieu.

C’est là que réside la force de la « Calm Tech » :

la technologie ne devient pas le centre du bureau. Elle crée les conditions permettant aux personnes de rester au centre.