Calm Tech op kantoor: Technologie die niet afleidt

Op kantoor gaat de telefoon. Er verschijnt een e-mail. Teams meldt een nieuw bericht. Op je tweede scherm knippert een herinnering. Daar komen nog videogesprekken, agendameldingen en talloze andere tools bij die om je aandacht strijden.

Elke afleiding op zich lijkt onschuldig. Maar samen versnipperen ze je aandacht.

Gegevens van Microsoft laten zien hoe groot het probleem inmiddels is geworden. Uit een analyse van geanonimiseerde gebruiksgegevens van Microsoft 365 bleek dat werknemers tijdens de kernwerkuren gemiddeld elke twee minuten worden onderbroken door vergaderingen, e-mails of chats. Dat zijn ongeveer 275 onderbrekingen per werkdag. (Microsoft)

Hier komt Calm Tech om de hoek kijken. Het idee is simpel: technologie moet niet voortdurend om aandacht strijden. Ze biedt ondersteuning wanneer dat nodig is en blijft verder op de achtergrond.

In Sedus INSIGHTS wordt Calm Tech omschreven als een benadering van technologieën die alleen reageren wanneer dat echt nodig is. Ze respecteren de aandacht van mensen in plaats van deze te overweldigen.

Calm Tech bestond al vóór smartphones en Teams

De term is geen reactie op de huidige AI-golf.

De wortels gaan terug tot de jaren negentig. Computerwetenschappers Mark Weiser en John Seely Brown ontwikkelden het idee van ‘Calm Technology’ bij Xerox PARC. In hun paper uit 1995, ‘Designing Calm Technology’, beschreven ze technologie die niet voortdurend onze aandacht hoeft te opeisen. Informatie kan op de achtergrond blijven en pas naar voren komen wanneer deze relevant wordt. (calmtech.com)

Later nam technologieonderzoeker Amber Case deze benadering over. Zij werkte de ontwerpprincipes verder uit en maakte Calm Technology toegankelijk voor een breder publiek. Haar boek ‘Calm Technology’ verscheen in 2015. (calmtech.com)

Het basisidee is tot op de dag van vandaag opmerkelijk relevant: technologie hoeft niet nog meer van onze aandacht te vragen. Goede technologie helpt ons onze aandacht effectiever te richten.

Digitale hulpmiddelen zijn ontworpen om het werk te vergemakkelijken. Ze verschaffen informatie, versnellen de communicatie, automatiseren taken en maken samenwerking op afstand mogelijk.

Toch zorgen juist deze hulpmiddelen voor nieuwe druk.

Sedus INSIGHTS beschrijft een werkomgeving waarin meldingen, e-mails, telefoontjes en rumoerige kantoren de concentratie voortdurend verstoren. Aandacht wordt daardoor een steeds waardevollere hulpbron.

Daarnaast is er een effect dat onderzoekers ‘aandachtsresidu’ noemen.

Sophie Leroy toonde in experimenten aan dat bij het wisselen tussen taken de aandacht niet automatisch volledig meeverhuist. Vooral bij onafgemaakte taken blijven delen van iemands gedachten bij de vorige activiteit hangen. D. Deze mentale “aandachtsrest“ kan de prestaties bij de volgende taak belemmeren. (ScienceDirect)

Het probleem is dus niet alleen de duur van een onderbreking.

Het gaat ook om wat er daarna in het hoofd blijft hangen.

Meer informatie over dit onderwerp vindt u in ons artikel “Ontwerpen voor concentratie”.

Wanneer elk apparaat op elk willekeurig moment reageert, moeten mensen voortdurend opnieuw afwegen: Is dit belangrijk? Moet ik reageren? Kan dit wachten?

Ondersteuning wordt een verstoring.

De keerzijde van digitalisering is immers de voortdurende beschikbaarheid van informatie, virtuele vergaderingen en het constante gebruik van digitale technologieën. In ons artikel “Strategieën tegen digitale uitputting op het werk: maatregelen voor meer welzijn“ bespreken we maatregelen om digitale uitputting op de werkplek tegen te gaan.

Calm Tech keert deze logica om.

Technologie hoeft niet voortdurend zichtbaar te zijn. Ze hoeft niet elk stukje informatie onmiddellijk weer te geven. En ze hoeft niet onophoudelijk signalen uit te zenden.

Het Calm Tech Institute, dat in Sedus INSIGHTS aan bod komt, stelt normen vast voor technologieën die alleen actief worden wanneer dat nodig is. Het doel is technologie die aandacht spaart.

Dit verandert ook de manier waarop digitale producten worden beoordeeld. Het gaat niet alleen om de vraag ‘Wat kan de tool doen?’. Even belangrijk is: ‘Hoeveel aandacht vraagt het daar tegenover?’

Calm Tech beschouwt aandacht als een beperkte hulpbron, een soort aandachtsbudget.

Dit onderscheidt de aanpak ook van verwante concepten:

• Digital Wellbeing richt zich voornamelijk op een gezondere omgang met digitale media.
• Right to Disconnect houdt zich bezig met de grenzen van professionele bereikbaarheid.
• Human-centred design stelt menselijke behoeften fundamenteel centraal in productontwikkeling.
• Calm Tech vraagt specifiek wanneer technologie überhaupt onze aandacht mag opeisen, en wanneer niet.

Niet elke minimalistische interface is automatisch Calm Tech. Concrete beoordelingscriteria zijn nuttig voor bedrijven.

1. Standaard “stil“ in plaats van standaard “luid“

Een nieuwe tool mag niet automatisch voor elke activiteit een pushmelding versturen.

De standaardinstelling is: stil.

Gebruikers schakelen alleen actief de meldingen in die ze echt nodig hebben.

2. Overzicht in plaats van een stroom van meldingen

Twaalf afzonderlijke meldingen zorgen voor twaalf potentiële onderbrekingen.

Een samengevat overzicht kan dezelfde informatie overbrengen met veel minder afleiding.

3. Relevantie van de actie gaat voor op urgentiesignalen

Voordat een applicatie een gebruiker onderbreekt, moet één vraag worden beantwoord: moet deze persoon nu direct actie ondernemen?

Als het antwoord nee is, kan de informatie wachten.

4. Van de periferie naar het centrum – alleen wanneer nodig

Calm Tech maakt gebruik van de periferie.

Een subtiel lichtsignaal, een statusindicator of gebundelde informatie aan de rand kan volstaan. Pas wanneer er daadwerkelijk actie nodig is, verschuift de informatie naar het middelpunt van de aandacht.

5. De controle blijft bij de gebruiker

Mensen moeten zelf invloed kunnen uitoefenen op meldingen, concentratieperiodes en escalatietrajecten.

Een Calm Tech-systeem kan worden bediend. Het bestuurt de persoon niet.

Minder prikkels, meer energie

Calm Tech betekent niet simpelweg apparaten uitschakelen.

Technologie kan ook helpen om de aandacht te beschermen.

Een voorbeeld uit Sedus INSIGHTS is Copilot for Researchers. De AI-assistent neemt taken op zich zoals literatuuronderzoek, subsidieaanvragen en het schrijven van rapporten. Het doel is om de administratieve werkdruk te verminderen en meer tijd vrij te maken voor het eigenlijke onderzoek.

Dit benadrukt een belangrijk onderscheid.

Goede technologie verbruikt niet alleen aandacht. Ze kan ook aandacht vrijmaken.

“Ons artikel “AI as a Relief“ laat ook zien hoe AI kan helpen om cognitieve energie te sparen.“

Het neemt routinetaken over, zodat mensen zich kunnen concentreren op complexe, creatieve of strategische activiteiten.

Als technologie daarentegen voortdurend nieuwe informatie, nieuws en beslissingen genereert, neemt de cognitieve belasting toe.

Sedus INSIGHTS presenteert een reeks verschillende benaderingen. Ze laten zien hoe breed ‘Calm Tech’ kan worden opgevat.

reMarkable: digitale functionaliteit bewust beperken

De reMarkable-tablet staat voor een minimalistische benadering van digitale technologie. De focus ligt op lezen en notities maken, niet op het aanbieden van zoveel mogelijk parallelle functies. Sedus INSIGHTS noemt het als voorbeeld van een gecertificeerd apparaat dat is ontworpen voor ongestoord werken.

Voor bedrijven is niet zozeer het individuele product van belang als wel het principe: moet een hulpmiddel echt alles kunnen?

Voor een pilotstudie zou bijvoorbeeld kunnen worden onderzocht of een apparaat met minder afleidingen de ononderbroken concentratietijd verlengt of het aantal app-wisselingen tijdens bepaalde taken vermindert.

Mendi: technologie voor persoonlijke concentratie

De Mendi-neurofeedback-headset is ontworpen om de aandacht en emotionele zelfregulering te ondersteunen. Hiertoe monitort het veranderingen in de bloedstroom en het zuurstofgehalte in de prefrontale cortex en geeft het realtime feedback tijdens de oefeningen. Sedus INSIGHTS classificeert het als een bewuste, gezondheidsgerichte benadering van technologie.

Hier is echter een duidelijke grens belangrijk:

Een neurofeedback-systeem genereert potentieel gevoelige gegevens. Dit roept niet alleen de vraag op naar de effectiviteit, maar ook kwesties rond gegevensbescherming, vrijwillige deelname en het doel.

Moodsonic: technologie versmelt met de ruimte

De aanpak van adaptieve geluidslandschappen is nog subtieler.

Moodsonic reageert op omgevingsgegevens en genereert aanpasbare, op de natuur geïnspireerde geluidslandschappen. Volgens Sedus INSIGHTS zijn deze ontworpen om afleidingen te verminderen en concentratie, samenwerking en ontspanning te ondersteunen.

Hier zijn mensen niet voortdurend bezig met een scherm.

In plaats daarvan verandert de technologie de omgeving.

Je kunt meer lezen over biofilische geluidslandschappen in het artikel “Biophilic geluidsonwerp: Concentratie door natuurgeluiden“

Dit komt bijzonder dicht in de buurt van het oorspronkelijke idee achter Calm Tech: technologie werkt zonder voortdurend aandacht te vragen.

Voor een proefproject binnen een bedrijf zouden bijvoorbeeld concentratieperiodes, subjectief ervaren afleiding en akoestische omstandigheden vóór en na de implementatie kunnen worden vergeleken.

Dit is een belangrijk spanningsveld. Het meten, automatiseren en intelligent regelen van omgevingen vereist vaak extra sensoren en systemen. Een ‘slimme’ omgeving kan echter zelf nieuwe prikkels genereren. Een sensor die voortdurend waarschuwingen verstuurt, lost het probleem niet op; hij verplaatst het alleen maar.

Een rustige implementatie volgt daarom een hiërarchie:

Omgevingssignaal → Samenvatting → Gerichte melding → Alarm alleen in uitzonderlijke gevallen.

Niet elk stukje informatie heeft een pushmelding nodig.

Niet elke verandering hoeft op een scherm te worden weergegeven.

En niet elke meting hoeft überhaupt zichtbaar te zijn voor de gebruiker.

Calm Tech begint in de ruimte

Technologie voor geconcentreerd werken hoeft niet op het bureau te staan.

Het kan onderdeel worden van de ruimte.

Hoe je focuszones correct inricht, lees je in ons artikel “Akoestische richtlijnen voor concentratiezones: van “rustig” naar stil“.

Sedus INSIGHTS belicht digitale tools die aangeven waar rustzones beschikbaar zijn of die licht en geluid in realtime meten. Zo ontstaat een verbinding tussen de digitale en fysieke werkomgevingen.

Een voorbeeld: een systeem geeft aan waar een rustige werkplek beschikbaar is.

Medewerkers hoeven niet door het gebouw te lopen op zoek naar zo’n plek. Ze kunnen meteen een geschikte plek vinden.

De technologie vermindert dus de inspanning die het zoeken kost, in plaats van een extra taak te creëren.

Keuzevrijheid moet in de praktijk worden gebracht

“Technologie moet keuzevrijheid bevorderen“ klinkt goed. Voor bedrijven moet dit echter de gangbare praktijk worden. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld keuzes krijgen met betrekking tot:

• Meldingsprofielen: welke meldingen mogen onmiddellijk doorkomen?
• Concentratieperiodes: wanneer worden berichten automatisch gebundeld of gedempt?
• Kanaalbeheer: welke informatie hoort thuis in de chat, e-mail of een projecttool?
• Normen voor vergaderingen: wanneer is een vergadering daadwerkelijk nodig?
• Statussignalen: hoe geven medewerkers aan wanneer ze geconcentreerd zijn en niet gestoord mogen worden?
• Werkplekken: welke concentratie-, team- of stille zones zijn momenteel beschikbaar?

Zo wordt autonomie in de praktijk gebracht.

Niet elke werkplek kan op “mute“ staan

Calm Tech mag de realiteit van verschillende functies niet negeren. Bij de ondersteuning moet een kritiek klantprobleem snel worden afgehandeld. Bij de verkoop kan een belangrijke terugbelafspraak tijdgevoelig zijn. Bij oproepdiensten horen meldingen bij het werk.

Hier betekent Calm Tech niet: geen onderbrekingen.

Het betekent: betere escalatie.

Bijvoorbeeld:

Niveau 1: Niet-urgente informatie wordt verzameld.

Niveau 2: Tijdgevoelige informatie verschijnt binnen vastgestelde tijdsvakken.

Niveau 3: Urgente gevallen mogen een concentratiefase onderbreken.

Niveau 4: Kritieke gebeurtenissen activeren een onmiddellijke melding.

Regels voor vervanging bieden extra ondersteuning. Wanneer iemand zich in een concentratiefase bevindt, neemt een collega vastgestelde urgente verzoeken over.

Op deze manier beschermt Calm Tech de concentratie zonder de bereikbaarheid weg te nemen waar dat nodig is.

Calm Tech hoeft niet te beginnen met een grootschalig technologieproject.

Een pragmatisch stappenplan is voldoende.

1. Voer een stimulusaudit uit

• Welke tools worden gebruikt?
• Welke daarvan genereren pushmeldingen, geluiden, pop-ups, e-mails of herinneringen?
• En hoe vaak?

2. Wijzig de standaardinstellingen

• Niet alles hoeft standaard meldingen te versturen.
• Schakel geluiden uit, schakel irrelevante pushmeldingen uit en bundel informatie.

3. Verwijder overbodige tools

• Als dezelfde informatie via e-mail, chat en projectsoftware binnenkomt, zorgt dat voor kunstmatige onderbrekingen.
• Eén kanaal per doel zorgt voor duidelijkheid.

4. Koppel digitale en fysieke zones aan elkaar

• Concentratieruimtes, stiltezones en teamruimtes moeten digitaal vindbaar zijn.
• Technologie helpt bij de oriëntatie zonder de ruimte vol te proppen met schermen.

5. Begin met een proefteam

• Voer de verandering niet meteen in het hele bedrijf door.
• Een team test gedurende een bepaalde periode nieuwe meldingsregels, concentratietijden en tools.

6. Stel samen regels op

• Bij Calm Tech gaat het niet alleen om IT.
• Teams hebben gezamenlijke normen nodig voor bereikbaarheid, vergaderingen, concentratietijden en escalaties.

7. Meet de impact en breng aanpassingen aan

• Wat werkt, blijft.
• Alles wat nieuwe afleidingen veroorzaakt, wordt aangepast.
• Calm Tech is geen statische toestand. Het is een continu verbeteringsproces.
• Aandacht meetbaar maken

Het is mogelijk om te controleren of de aanpak werkt.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld de volgende statistieken voor en na een proefperiode vergelijken:

• KPI’s – Wat wordt er gemeten?
• Meldingen per uur – Hoeveel digitale signalen ontvangen medewerkers?
• Contextwisselingen per dag – Hoe vaak schakelen mensen tussen applicaties of taken?
• Ononderbroken concentratietijd – Hoe lang kan er zonder onderbreking aan een taak worden gewerkt?
• Hersteltijd – Hoe lang duurt het om na een onderbreking productief weer aan het oorspronkelijke werk te beginnen?
• Gebruik van focusmodus – Hoe vaak worden ‘Niet storen’ of focusvensters gebruikt?
• Subjectieve afleiding – In hoeverre voelen medewerkers zich gestoord door digitale prikkels?

De voor-en-na-vergelijking is cruciaal.

Eerst meten. Vervolgens standaardinstellingen, tools of regels aanpassen. Daarna opnieuw meten.

Zo wordt de goede intentie van ‘minder afleiding’ omgezet in een verifieerbare maatregel.

Aandacht kan ook in economische termen worden gekwantificeerd. Een eenvoudige interne calculator is alles wat nodig is:

Aantal onderbrekingen per dag × gemiddelde tijd om weer op gang te komen × werkdagen × intern uurtarief.

Een voorbeeld, bewust alleen als rekenmodel gepresenteerd:

Als iemand tien keer per dag wordt onderbroken door vermijdbare digitale signalen en per onderbreking slechts drie minuten verliest – inclusief de tijd die nodig is om weer op gang te komen – komt dit neer op 30 minuten per dag.

Over 220 werkdagen komt dat neer op 110 uur per jaar.

Bij een verondersteld personeelskostentarief van 60 euro per uur komt dit neer op 6.600 euro per persoon per jaar.

Dit betekent niet dat elke onderbreking volledig te vermijden is of dat elke minuut direct als verlies kan worden beschouwd.

De berekening laat echter zien waarom aandacht ook vanuit zakelijk perspectief relevant is.

Hoe meer kantoren gebruikmaken van sensortechnologie, omgevingsgegevens of neurotechnologie, hoe belangrijker een tweede vraag wordt: welke gegevens worden daarbij gegenereerd?

Voor persoonlijke of biometrische gegevens gelden bijzonder hoge normen. De AVG vereist onder andere doelbinding, gegevensminimalisatie en transparantie. Ook biometrische en gezondheidsgegevens vallen onder categorieën gegevens die speciale bescherming vereisen.

Vier principes moeten daarom van toepassing zijn op Calm Tech:

• Gegevensminimalisatie: Verzamel alleen wat echt noodzakelijk is voor de functie.
• Transparantie: Werknemers moeten begrijpen welke gegevens worden gegenereerd en waarvoor deze worden gebruikt.
• Doelbinding: Gegevens die bedoeld zijn om de werkomgeving te verbeteren, mogen niet impliciet worden gebruikt voor prestatie- of gedragsmonitoring.
• Privacy by Design: Verwerk gegevens waar mogelijk anoniem of lokaal, en vermijd in de eerste plaats centrale opslag in een vorm waarmee personen kunnen worden geïdentificeerd.

Vrijwillige deelname alleen lost niet automatisch alle kwesties op het gebied van gegevensbescherming in de arbeidsrelatie op. Met name als het om gevoelige gegevens gaat, moeten functionarissen voor gegevensbescherming en, afhankelijk van de organisatie, werknemersvertegenwoordigers in een vroeg stadium worden betrokken.

Dit sluit ook aan bij de principes van Calm Tech:

Technologie kan niet als ‘rustgevend’ worden beschouwd als deze de aandacht beschermt en tegelijkertijd het vertrouwen ondermijnt.

Technologie alleen zorgt niet voor focus. Ook de fysieke ruimte moet de concentratie ondersteunen. Sedus INSIGHTS beschrijft werkomgevingen met open ruimtes, stille werkplekken, focusruimtes en overgangszones. Digitale technologieën kunnen deze structuur aanvullen.

Ze kunnen:

• Beschikbare concentratieruimtes weergeven,
• Omgevingscondities monitoren,
• Verlichting en akoestiek aanpassen,
• Routinetaken automatiseren,
• Informatie bundelen,
• En onnodige onderbrekingen voorkomen.

Zo ontstaat een kantoor waarin technologie en interieurontwerp in harmonie samenwerken.

Calm Tech wordt vaak verkeerd begrepen. Het gaat niet om een analoog kantoor. Het gaat evenmin om het terugdraaien van de digitalisering. Het gaat om een bewustere omgang met technologie.

Technologie moet aanwezig zijn waar ze een tastbaar voordeel oplevert, en op de achtergrond blijven waar ze de aandacht alleen maar afleidt.

Bedrijven moeten zich daarom bij de introductie van een nieuwe tool niet alleen afvragen: „Welke functies biedt deze ons?“

Maar ook:

• “Welke nieuwe signalen genereren we hiermee?“
• “Welke oude hulpmiddelen maakt dit overbodig?“
• “Welke aandacht maakt dit vrij?“

De toekomst van het kantoor zal niet minder technologisch zijn. Het kan echter wel bewuster technologisch worden.

Calm Tech staat voor technologie die informatie filtert, routinetaken overneemt, ruimtes slimmer maakt en begeleiding biedt zonder zich voortdurend op de voorgrond te dringen.

Het geeft signalen vanuit de achtergrond voordat het onderbreekt.

Het bundelt informatie voordat het iets opdringt.

Het is beheersbaar.

En het maakt onderscheid tussen louter informatie en een echte noodzaak tot actie.

Want concentratie heeft geen behoefte aan meer signalen.

Het heeft behoefte aan controle over welke signalen überhaupt onze aandacht bereiken.

Dat is de kracht van Calm Tech:

Technologie wordt niet het middelpunt van het kantoor. Het creëert de omstandigheden waardoor mensen centraal blijven staan.