Calm Tech im Büro: Technik, die nicht ablenkt

Im Büro klingelt das Telefon. Eine E-Mail ploppt auf. Teams meldet eine neue Nachricht. Auf dem zweiten Bildschirm blinkt eine Erinnerung. Dazu kommen Videoanrufe, Kalenderhinweise und weitere Tools. 

Jeder einzelne Reiz wirkt harmlos. Zusammen zersplittern sie die Aufmerksamkeit. 

Wie groß das Problem inzwischen ist, zeigen Daten von Microsoft. Eine Analyse anonymisierter Microsoft-365-Nutzungsdaten ergab: Beschäftigte werden während der Kernarbeitszeit im Durchschnitt alle zwei Minuten durch Meetings, E-Mails oder Chats unterbrochen. Das sind rund 275 Unterbrechungen pro Arbeitstag. (Microsoft)

Hier setzt Calm Tech an. Die Idee ist einfach: Technologie soll nicht ständig um Aufmerksamkeit buhlen. Sie unterstützt, wenn es nötig ist, und bleibt sonst im Hintergrund. 

In den Sedus INSIGHTS wird Calm Tech als ein Ansatz für Technologien beschrieben, die nur reagieren, wenn es wirklich nötig ist. Sie respektieren die Aufmerksamkeit des Menschen, statt sie zu überfordern. 

Calm Tech ist älter als Smartphone und Teams 

Der Begriff ist keine Reaktion auf die aktuelle KI-Welle. 

Seine Wurzeln reichen in die 1990er-Jahre zurück. Die Computerforscher Mark Weiser und John Seely Brown entwickelten bei Xerox PARC die Idee der „Calm Technology“. In ihrem 1995 veröffentlichten Text „Designing Calm Technology“ beschrieben sie Technik, die nicht dauerhaft im Zentrum unserer Aufmerksamkeit stehen muss. Informationen können in der Peripherie bleiben und erst dann in den Vordergrund treten, wenn sie relevant werden. (calmtech.com)

Später griff die Technologieforscherin Amber Case den Ansatz auf. Sie entwickelte die Gestaltungsprinzipien weiter und machte Calm Technology einem breiteren Publikum zugänglich. Ihr Buch „Calm Technology“ erschien 2015. (calmtech.com) 

Die Grundidee ist bis heute erstaunlich aktuell: Technologie muss nicht noch mehr Aufmerksamkeit erzeugen. Gute Technologie hilft uns, unsere Aufmerksamkeit gezielter einzusetzen. 

Digitale Tools sollen die Arbeit erleichtern. Sie stellen Informationen bereit, beschleunigen Kommunikation, automatisieren Aufgaben und ermöglichen Zusammenarbeit über Distanz.

Doch dieselben Tools schaffen neue Belastungen. 

In den Sedus INSIGHTS wird eine Arbeitswelt beschrieben, in der Benachrichtigungen, E-Mails, Anrufe und laute Büros die Konzentration ständig stören. Aufmerksamkeit wird damit zu einer immer wertvolleren Ressource. 

Hinzu kommt ein Effekt, den die Forschung „Attention Residue“ nennt.

Sophie Leroy zeigte in Experimenten: Beim Wechsel zwischen Aufgaben folgt die Aufmerksamkeit nicht automatisch vollständig mit. Vor allem bei noch nicht abgeschlossenen Aufgaben bleiben Teile der Gedanken bei der alten Tätigkeit. Diese mentale „Restaufmerksamkeit“ kann die Leistung bei der nächsten Aufgabe beeinträchtigen. (ScienceDirect) 

Das Problem ist also nicht nur die Dauer einer Unterbrechung. 

Es ist auch das, was danach im Kopf hängen bleibt.

Mehr zum Thema finden Sie in unserem Beitrag „Konzentration aktiv gestalten“. 

Wenn jedes Tool jederzeit reagiert, muss der Mensch ständig neu entscheiden: Ist das wichtig? Muss ich antworten? Kann das warten? 

Unterstützung wird zur Unterbrechung. 

Denn die Kehrseite der Digitalisierung sind permanente Verfügbarkeit von Informationen, virtuelle Meetings und der ständige Einsatz digitaler Technologien. In unserem Artikel „Strategien gegen digitale Erschöpfung am Arbeitsplatz: Maßnahmen für mehr Wohlbefinden“ geht es um Maßnahmen gegen digitale Erschöpfung am Arbeitsplatz.

Calm Tech kehrt diese Logik um. 

Technologie muss nicht ständig sichtbar sein. Sie muss nicht jede Information sofort anzeigen. Und sie muss nicht unaufhörlich Signale senden. 

Das Calm Tech Institute, das in den Sedus INSIGHTS vorgestellt wird, setzt Standards für Technologien, die nur dann aktiv werden, wenn es nötig ist. Ziel ist Technik, die Aufmerksamkeit schont. 

Damit ändert sich auch die Bewertung digitaler Produkte. Nicht nur die Frage „Was kann das Tool? “ ist wichtig. Ebenso wichtig ist: „Wie viel Aufmerksamkeit verlangt es dafür? “

Calm Tech betrachtet Aufmerksamkeit als begrenzte Ressource, als eine Art Aufmerksamkeitsbudget. 

Das unterscheidet den Ansatz auch von verwandten Konzepten: 

• Digital Wellbeing richtet den Blick vor allem auf einen gesünderen Umgang mit digitalen Medien.
• Right to Disconnect beschäftigt sich mit den Grenzen beruflicher Erreichbarkeit.
• Human-centered Design stellt die Bedürfnisse des Menschen grundsätzlich in den Mittelpunkt der Produktentwicklung.
• Calm Tech fragt besonders, wann Technologie unsere Aufmerksamkeit überhaupt beanspruchen sollte und wann nicht. 

Nicht jedes reduzierte Interface ist automatisch Calm Tech. Für Unternehmen helfen konkrete Prüfkriterien. 

1. Default-stumm statt Default-laut 

Ein neues Tool sollte nicht automatisch bei jeder Aktivität einen Push senden. 

Die Grundeinstellung lautet: ruhig. 

Nutzer aktivieren gezielt die Signale, die sie wirklich brauchen. 

2. Zusammenfassung statt Benachrichtigungsstrom 

Zwölf einzelne Meldungen erzeugen zwölf mögliche Unterbrechungen. 

Eine gebündelte Zusammenfassung kann dieselben Informationen mit deutlich weniger Aufmerksamkeitswechseln vermitteln. 

3. Handlungsrelevanz vor Dringlichkeitssignal 

Bevor eine Anwendung einen Menschen unterbricht, sollte eine Frage geklärt sein: Muss diese Person jetzt etwas tun? 

Lautet die Antwort nein, kann die Information warten. 

4. Vom Rand ins Zentrum – nur wenn nötig 

Calm Tech nutzt die Peripherie. 

Ein dezentes Lichtsignal, eine Statusanzeige oder eine gebündelte Information am Rand kann reichen. Erst bei echtem Handlungsbedarf rückt die Information ins Zentrum der Aufmerksamkeit. 

5. Kontrolle bleibt beim Nutzer 

Menschen müssen Benachrichtigungen, Fokuszeiten und Eskalationswege selbst beeinflussen können. 

Ein Calm-Tech-System lässt sich steuern. Es steuert nicht den Menschen. 

Weniger Reize, mehr Energie 

Calm Tech bedeutet nicht, Geräte einfach abzuschalten. 

Technologie kann auch helfen, Aufmerksamkeit zu schützen. 

Ein Beispiel aus den Sedus INSIGHTS ist Copilot for Researcher. Der KI-Assistent übernimmt Aufgaben wie Literaturrecherche, Förderanträge und Berichtserstellung. Ziel ist weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für die eigentliche Forschung. 

Das zeigt einen wichtigen Unterschied. 

Gute Technologie verbraucht nicht nur Aufmerksamkeit. Sie kann auch Aufmerksamkeit freisetzen.

„Wie KI dabei helfen kann, kognitive Energie zu schützen, zeigt auch unser Beitrag ‚KI als Entlastung‘.“ 

Sie übernimmt Routinearbeit, damit Menschen sich auf komplexe, kreative oder strategische Tätigkeiten konzentrieren können. 

Wenn Technologie dagegen ständig neue Informationen, Nachrichten und Entscheidungen erzeugt, steigt der kognitive Aufwand.

In den Sedus INSIGHTS werden unterschiedliche Ansätze vorgestellt. Sie zeigen, wie breit sich Calm Tech denken lässt.

reMarkable: digitale Funktion bewusst begrenzen 

Das reMarkable-Tablet steht für einen reduzierten Umgang mit digitaler Technik. Im Mittelpunkt stehen Lesen und Notieren, nicht eine möglichst große Zahl paralleler Funktionen. Sedus INSIGHTS nennt es als Beispiel für ein zertifiziertes Gerät, das für ruhiges Arbeiten entwickelt wurde. 

Für Unternehmen ist dabei weniger das einzelne Produkt interessant als das Prinzip: Muss ein Werkzeug wirklich alles können? 

Für einen Pilot ließe sich zum Beispiel prüfen, ob ein ablenkungsärmeres Arbeitsgerät bei ausgewählten Tätigkeiten die ununterbrochene Fokuszeit erhöht oder die Zahl der App-Wechsel reduziert. 

Mendi: Technologie für den eigenen Fokus 

Das Mendi-Neurofeedback-Headset soll Aufmerksamkeit und emotionale Selbstregulierung unterstützen. Es verfolgt dazu Veränderungen des Blutflusses und des Sauerstoffgehalts im präfrontalen Kortex und gibt während der Übungen Echtzeit-Feedback. Sedus INSIGHTS ordnet es einem achtsamen, gesundheitsorientierten Technologieansatz zu. 

Hier ist jedoch eine klare Grenze wichtig: 

Ein Neurofeedback-System erzeugt potenziell sensible Daten. Damit stellt sich neben der Frage nach der Wirksamkeit auch die Frage nach Datenschutz, Freiwilligkeit und Zweck. 

Moodsonic: Technik verschwindet im Raum 

Noch subtiler ist der Ansatz adaptiver Klanglandschaften. 

Moodsonic reagiert auf Umgebungsdaten und erzeugt anpassbare, von der Natur inspirierte Klanglandschaften. Laut Sedus INSIGHTS sollen sie Ablenkungen reduzieren und Konzentration, Zusammenarbeit sowie Erholung unterstützen. 

Hier interagiert der Mensch nicht ständig mit einem Bildschirm. 

Stattdessen verändert die Technologie die Umgebung. 

Mehr zum Thema Biophilic Soundscaping lesen Sie im Artikel „Biophilic Soundscaping: Konzentration durch Naturklänge“  

Das kommt der ursprünglichen Idee von Calm Tech besonders nahe: Technik arbeitet, ohne ständig Aufmerksamkeit zu verlangen. 

Für einen Unternehmenspilot könnten zum Beispiel Konzentrationsphasen, subjektiv wahrgenommene Ablenkung und akustische Bedingungen vor und nach der Einführung verglichen werden. 

Hier liegt ein wichtiges Spannungsfeld. Umgebungen zu messen, zu automatisieren und intelligent zu steuern, erfordert oft zusätzliche Sensoren und Systeme. Doch eine „smarte“ Umgebung kann selbst wieder neue Reize erzeugen. Ein Sensor, der ständig Meldungen verschickt, löst das Problem nicht. Er verlagert es. 

Eine ruhige Umsetzung folgt deshalb einer Hierarchie: 

Ambient-Signal → Zusammenfassung → gezielter Hinweis → Alarm nur im Ausnahmefall. 

Nicht jede Information braucht einen Push. 

Nicht jede Veränderung braucht einen Bildschirm. 

Und nicht jede Messung muss für den Nutzer überhaupt sichtbar werden. 

Calm Tech beginnt im Raum 

Technologie für konzentriertes Arbeiten muss nicht auf dem Schreibtisch stehen. 

Sie kann Teil des Raums werden. 

Wie Sie Fokuszonen richtig gestalten erfahren Sie in unserem Beitrag „Akustik-Regeln für Fokuszonen: Von „ruhig“ zu wirklich still“  

In den Sedus INSIGHTS werden digitale Tools genannt, die anzeigen, wo Ruhezonen verfügbar sind, oder Licht und Geräusche in Echtzeit messen. So entsteht eine Verbindung zwischen digitaler und physischer Arbeitsumgebung. 

Ein Beispiel: Ein System zeigt an, wo ein ruhiger Arbeitsplatz frei ist. 

Mitarbeitende müssen nicht durch das Gebäude laufen und suchen. Sie finden direkt einen passenden Ort. 

Die Technologie senkt damit den Suchaufwand, statt eine zusätzliche Aufgabe zu schaffen.

Wahlfreiheit muss konkret werden 

„Technologie sollte Wahlfreiheit fördern“ klingt gut. Für Unternehmen muss daraus aber ein Standard werden. Mitarbeitende können zum Beispiel Wahlrechte erhalten bei: 

• Benachrichtigungsprofilen: Welche Hinweise dürfen sofort durchkommen?
• Fokuszeiten: Wann werden Nachrichten automatisch gebündelt oder stummgeschaltet?
• Kanalhygiene: Welche Information gehört in Chat, E-Mail oder Projekttool?
• Meeting-Standards: Wann braucht es überhaupt ein Meeting?
• Statussignalen: Wie zeigen Mitarbeitende störungsfreie Fokusphasen?
• Arbeitsorten: Welche Fokus-, Team- oder Ruhezonen stehen aktuell zur Verfügung? 

So wird Autonomie konkret. 

Nicht jeder Arbeitsplatz kann auf stumm stehen 

Calm Tech darf die Realität unterschiedlicher Rollen nicht ignorieren. Im Support muss ein kritischer Kundenfall schnell ankommen. Im Vertrieb kann ein wichtiger Rückruf zeitkritisch sein. In Bereitschaftsdiensten gehören Alarme zur Aufgabe. 

Hier bedeutet Calm Tech nicht: keine Unterbrechungen.

Es bedeutet: bessere Eskalation. 

Zum Beispiel: 

Stufe 1: Nicht dringende Informationen werden gesammelt. 

Stufe 2: Zeitkritische Informationen erscheinen in definierten Zeitfenstern. 

Stufe 3: Dringende Fälle dürfen einen Fokusmodus durchbrechen. 

Stufe 4: Kritische Ereignisse lösen einen sofortigen Alarm aus. 

Ergänzend helfen Stellvertreter-Regeln. Wenn eine Person in einer Fokusphase ist, übernimmt ein Kollege definierte dringende Anfragen. 

So schützt Calm Tech die Konzentration, ohne Erreichbarkeit dort abzuschaffen, wo sie nötig ist. 

Calm Tech muss nicht mit einem großen Technologieprojekt beginnen. 

Ein pragmatischer Fahrplan reicht. 

1. Reizinventur durchführen 

• Welche Tools sind im Einsatz?
• Welche davon erzeugen Push-Nachrichten, Sounds, Pop-ups, E-Mails oder Erinnerungen?
• Und wie häufig? 

2. Defaults ändern 

• Nicht alles muss standardmäßig senden.
• Sounds ausschalten, irrelevante Pushs deaktivieren und Informationen bündeln. 

3. Redundante Tools entfernen 

• Wenn dieselbe Information über E-Mail, Chat und Projektsoftware kommt, entstehen künstliche Unterbrechungen.
• Ein Kanal pro Zweck schafft Klarheit. 

4. Digitale und räumliche Zonen verbinden 

• Fokusräume, Ruhezonen und Teamflächen sollten digital auffindbar sein.
• Technologie hilft bei der Orientierung, ohne den Raum mit Displays zu überladen. 

5. Mit einem Pilotteam starten 

• Nicht sofort das ganze Unternehmen umstellen.
• Ein Team testet neue Benachrichtigungsregeln, Fokuszeiten und Tools über einen festgelegten Zeitraum. 

6. Regeln gemeinsam festlegen 

• Calm Tech ist nicht nur IT.
• Teams brauchen gemeinsame Standards für Erreichbarkeit, Meetings, Fokuszeiten und Eskalationen. 

7. Wirkung messen und nachjustieren 

• Was funktioniert, bleibt.
• Was neue Reize erzeugt, wird verändert.
• Calm Tech ist kein fertiger Zustand. Es ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
• Aufmerksamkeit messbar machen 

Ob der Ansatz funktioniert, lässt sich prüfen. 

Ein Unternehmen kann vor und nach einem Pilot zum Beispiel folgende Kennzahlen vergleichen: 

• KPI – Was wird gemessen?
• Benachrichtigungen pro Stunde – Wie viele digitale Signale erreichen Mitarbeitende?
• Kontextwechsel pro Tag – Wie oft wechseln Personen zwischen Anwendungen oder Aufgaben?
• Ununterbrochene Fokuszeit – Wie lange kann an einer Aufgabe ohne Unterbrechung gearbeitet werden?
• Wiederanlaufzeit – Wie lange dauert es nach einer Unterbrechung, die ursprüngliche Arbeit produktiv fortzusetzen?
• Fokusmodus-Nutzung – Wie häufig werden „Nicht stören“- oder Fokusfenster genutzt?
• Subjektive Ablenkung – Wie stark fühlen sich Mitarbeitende durch digitale Reize gestört?

Wichtig ist der Vorher-nachher-Vergleich. 

Erst messen. Dann Defaults, Tools oder Regeln verändern. Danach erneut messen. 

So wird aus dem guten Vorsatz „weniger Ablenkung“ eine überprüfbare Intervention. 

Auch wirtschaftlich lässt sich Aufmerksamkeit greifbar machen. Ein einfacher interner Rechner genügt: 

Unterbrechungen pro Tag × durchschnittliche Wiederanlaufzeit × Arbeitstage × interner Stundensatz 

Ein Beispiel, bewusst nur als Rechenmodell: 

Wird eine Person durch vermeidbare digitale Signale zehnmal am Tag unterbrochen und verliert pro Unterbrechung einschließlich Wiedereinstieg nur drei Minuten, entstehen 30 Minuten pro Tag. 

Bei 220 Arbeitstagen sind das 110 Stunden pro Jahr. 

Bei einem kalkulatorischen Personalkostensatz von 60 Euro pro Stunde entspricht das 6.600 Euro pro Person und Jahr. 

Das heißt nicht, dass jede Unterbrechung vollständig vermeidbar ist oder jede Minute direkt als Verlust verbucht werden kann.

Der Rechner zeigt aber, warum Aufmerksamkeit auch betriebswirtschaftlich relevant ist. 

Je stärker Büros auf Sensorik, Umgebungsdaten oder Neurotechnologie setzen, desto wichtiger wird eine zweite Frage: Welche Daten entstehen dabei?

Gerade bei personenbezogenen oder biometrischen Daten gelten hohe Anforderungen. Die DSGVO verlangt unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung und Transparenz. Biometrische und Gesundheitsdaten gehören zudem zu besonders geschützten Datenkategorien.

Für Calm Tech sollten deshalb vier Grundsätze gelten: 

• Datensparsamkeit: Nur erheben, was für die Funktion wirklich nötig ist.
• Transparenz: Mitarbeitende müssen verstehen, welche Daten entstehen und wofür sie genutzt werden.
• Zweckbindung: Daten zur Verbesserung der Arbeitsumgebung dürfen nicht stillschweigend zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle werden.
• Privacy by Design: Wo möglich, Daten anonym oder lokal verarbeiten und gar nicht erst zentral personenbezogen speichern. 

Freiwilligkeit allein löst im Arbeitsverhältnis nicht automatisch alle Datenschutzfragen. Gerade bei sensiblen Daten sollten Datenschutzbeauftragte und, je nach Unternehmen, Arbeitnehmervertretungen frühzeitig einbezogen werden. 

Das passt auch inhaltlich zu Calm Tech: 

Technologie kann nicht als „ruhig“ gelten, wenn sie Aufmerksamkeit schützt, aber zugleich Vertrauen zerstört. 

Technologie allein schafft keinen Fokus. Auch der Raum muss Aufmerksamkeit unterstützen. In den Sedus INSIGHTS werden Arbeitswelten mit offenen Bereichen, ruhigen Arbeitsplätzen, Fokusräumen und Übergangszonen beschrieben. Digitale Technologien können diese Struktur ergänzen. 

Sie können: 

• verfügbare Fokusplätze anzeigen,
• Umgebungsbedingungen erfassen,
• Licht und Akustik anpassen,
• Routineaufgaben automatisieren,
• Informationen bündeln,
• unnötige Unterbrechungen vermeiden. 

So entsteht ein Büro, in dem Technologie und Raumgestaltung zusammenwirken. 

Calm Tech wird leicht missverstanden. Es geht nicht um ein analoges Büro. Und nicht darum, Digitalisierung zurückzudrehen. Es geht um einen bewussteren Umgang mit Technologie. 

Technik sollte dort präsent sein, wo sie einen konkreten Nutzen bringt, und dort in den Hintergrund treten, wo sie nur Aufmerksamkeit kostet. 

Unternehmen sollten sich deshalb bei jedem neuen Tool nicht nur fragen: „Welche Funktionen bekommen wir? “

Sondern auch: 

• „Welche neuen Signale erzeugen wir? “
• „Welche alten Tools werden dadurch überflüssig? “
• „Welche Aufmerksamkeit wird dadurch frei? 

Die Zukunft des Büros wird nicht weniger technologisch. Sie kann aber bewusster technologisch werden. 

Calm Tech steht für Technik, die Informationen filtert, Routineaufgaben übernimmt, Räume intelligenter macht und Orientierung gibt, ohne sich ständig in den Vordergrund zu drängen. 

Sie signalisiert am Rand, bevor sie unterbricht. 

Sie bündelt, bevor sie pusht. 

Sie lässt sich steuern. 

Und sie unterscheidet zwischen einer Information und echtem Handlungsbedarf. 

Denn Konzentration braucht nicht mehr Signale. 

Sie braucht Kontrolle darüber, welche Signale unsere Aufmerksamkeit überhaupt erreichen. 

Das ist die Stärke von Calm Tech: 

Technologie wird nicht zum Mittelpunkt des Büros. Sie schafft die Voraussetzungen dafür, dass der Mensch im Mittelpunkt bleiben kann.