Work Café: hoe een ruimte de organisatiecultuur kan veranderen

Geïnspireerd door het concept van “derde plaatsen” – zoals cafés, pubs of boekhandels – brengt het Work Café de sfeer en kwaliteit van deze ruimtes naar het hart van de werkplek. Het bevordert een sfeer van openheid, uitwisseling en autonomie. Medewerkers zijn vrij om te kiezen hoe – en met wie – ze willen werken: of ze zich nu terugtrekken in een rustig hoekje voor geconcentreerde taken, of samenkomen rond een hoge tafel voor spontane teamvergaderingen.

Een goed ontworpen Work Café heeft meerdere zones: informele gespreksruimtes, comfortabele lounges voor creatieve pauzes, afgeschermde hoekjes voor individueel werk of een centrale bar als natuurlijke ontmoetingsplaats. Het creëert een omgeving die duidelijk verschilt van conventionele kantoren of thuiswerkplekken – en daarin ligt juist de kracht ervan.

Een Work Café is meer dan alleen een fysieke ruimte – het is een cultureel statement. Organisaties die dit concept omarmen, maken een duidelijke verklaring: we hechten waarde aan verbinding, vertrouwen, diversiteit en autonomie.

De effecten zijn tastbaar:

• Medewerkers voelen zich aangetrokken tot het kantoor omdat het meer biedt dan alleen een bureau.
• De interactie tussen teams wordt natuurlijker en spontaner.
• De bedrijfscultuur wordt opener, inclusiever en meer onderling verbonden.
• Er ontstaat een sterker gevoel van verbondenheid, vooral in hybride werkomgevingen.

Geen twee Work Cafés zijn hetzelfde. Sedus heeft vier fundamentele archetypen geïdentificeerd, die elk aansluiten bij verschillende werkstijlen en organisatieculturen:

• The Hub – Levendig, open en sociaal. The Hub is het sociale epicentrum van het kantoor – ideaal voor samenwerking, uitwisseling en evenementen. De bar fungeert als het natuurlijke ontmoetingspunt.
• De club – Elegant, discreet en lounge-achtig. De club biedt ruimte om je terug te trekken, ondersteunt discretie en is zeer geschikt voor vertrouwelijke gesprekken of geconcentreerd individueel werk.
• De bibliotheek – Gestructureerd, sereen en geconcentreerd. Hier staat concentratie centraal. Een regelmatige indeling en een ingetogen sfeer maken het de ideale omgeving voor ongestoord werken.
• De tuin – Organisch, inspirerend en verbonden met de natuur. Met planten, zachte vormen en ontspannen meubilair biedt de tuin een ruimte voor regeneratie, creativiteit en biofiel welzijn.

Welk archetype het beste past, hangt af van de organisatiecultuur, werkpatronen en beschikbare ruimte. Hybride combinaties zijn niet alleen mogelijk, ze zijn vaak ook bijzonder effectief.

Een succesvol Work Café is nooit het resultaat van toeval. Het vereist een doordachte planning – en een delicate balans tussen sfeer, functionaliteit en design. Vier factoren zijn daarbij essentieel:

1. Zonering: Diverse behoeften vragen om verschillende zones – van koffiebereidingszones (PREP) tot zachte loungeruimtes (SOFT) en speciale werkplekken (HARD). Aanvullende elementen (COMP) zoals boekenkasten, planten of akoestische voorzieningen maken het plaatje compleet.
2. Akoestiek: Om communicatie en concentratie naast elkaar te laten bestaan, is geluidsbeheer essentieel. Tapijten, akoestische panelen en een goed doordachte indeling helpen om het geluidsniveau effectief te reguleren.
3. Verlichting: Licht beïnvloedt zowel de stemming als de prestaties. Warme verlichting past bij ontspannen zones, terwijl neutrale, heldere verlichting het beste is voor taakgerichte ruimtes – idealiter in combinatie met natuurlijk daglicht en dimbare armaturen.
4. Meubilair: Het meubilair van een Work Café moet aanpasbaar, uitnodigend en van hoge kwaliteit zijn. Het moet geschikt zijn voor verschillende toepassingen zonder zijn identiteit te verliezen – en moet het merk en de waarden van het bedrijf weerspiegelen.

Een Work Café kan een transformatieve werking hebben – mits het op de juiste manier wordt benaderd. Hier volgen enkele best practices op basis van ervaring:

Do’s:

• Moedig variatie aan: ondersteun diverse werkwijzen en aanwezigheid.
• Betrek medewerkers: houd rekening met hun behoeften en voorkeuren bij de planning.
• Geef prioriteit aan comfort: gebruik materialen, kleuren en verlichting om een uitnodigende sfeer te creëren.
• Zorg voor flexibiliteit: kies meubilair dat zich aanpast aan veranderende behoeften.

Don’ts:

• Verwar het niet met een pauzeruimte: het Work Café is een multifunctionele ruimte voor zowel samenwerking als ontspanning – het is geen vervanging voor de kantine of keuken.
• Vermijd standaardoplossingen: elk bedrijf heeft een aanpak op maat nodig.
• Laat design niet ten koste gaan van functionaliteit: esthetiek moet een aanvulling zijn op het doel.
• Onderschat de akoestiek nooit: een slecht geluidsontwerp ondermijnt het hele concept.