«Calm Tech» en la oficina: tecnología que no distrae

En la oficina, suena el teléfono. Aparece un correo electrónico. Teams te avisa de un nuevo mensaje. Un recordatorio parpadea en tu segunda pantalla. Además de eso, hay videollamadas, notificaciones del calendario y un sinfín de herramientas más que compiten por tu atención.

«Calm Tech» en la oficina: tecnología que no distrae - Más tecnología no mejora automáticamente el trabajo.

En la oficina, suena el teléfono. Aparece un correo electrónico. Teams te avisa de un nuevo mensaje. Un recordatorio parpadea en tu segunda pantalla. Además de todo eso, hay videollamadas, alertas del calendario y un sinfín de herramientas más que compiten por tu atención.

Cada distracción por sí sola parece inofensiva. Juntas, fragmentan tu atención.

Los datos de Microsoft muestran hasta qué punto se ha agravado el problema. Un análisis de datos anónimos sobre el uso de Microsoft 365 reveló que, de media, los empleados sufren una interrupción cada dos minutos durante el horario laboral principal debido a reuniones, correos electrónicos o chats. Eso supone unas 275 interrupciones por jornada laboral. (Microsoft)

Aquí es donde entra en juego la «Calm Tech». La idea es sencilla: la tecnología no debería competir constantemente por la atención. Ofrece apoyo cuando es necesario y, el resto del tiempo, permanece en segundo plano.

En Sedus INSIGHTS, la «Calm Tech» se describe como un enfoque tecnológico que solo responde cuando es realmente necesario. Respeta la atención de las personas en lugar de abrumarla.

La «Calm Tech» es anterior a los smartphones y a Teams

El término no es una reacción a la actual ola de IA.

Sus raíces se remontan a la década de 1990. Los informáticos Mark Weiser y John Seely Brown desarrollaron la idea de la «Calm Technology» en Xerox PARC. En su artículo de 1995, «Designing Calm Technology», describieron una tecnología que no necesita ser el centro constante de nuestra atención. La información puede permanecer en segundo plano y pasar a primer plano solo cuando resulte relevante. (calmtech.com)

Más tarde, la investigadora en tecnología Amber Case retomó este enfoque. Desarrolló aún más los principios de diseño y hizo que la «Calm Technology» fuera accesible a un público más amplio. Su libro, «Calm Technology», se publicó en 2015. (calmtech.com)

La idea básica sigue siendo muy relevante hoy en día: la tecnología no tiene por qué exigirnos aún más atención. Una buena tecnología nos ayuda a centrar nuestra atención de forma más eficaz.

Las herramientas digitales están diseñadas para facilitar el trabajo. Proporcionan información, agilizan la comunicación, automatizan tareas y permiten la colaboración a distancia.

Sin embargo, estas mismas herramientas generan nuevas presiones.

Sedus INSIGHTS describe un entorno de trabajo en el que las notificaciones, los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y el ruido de las oficinas interrumpen constantemente la concentración. La atención se está convirtiendo, por tanto, en un recurso cada vez más valioso.

A esto se suma un efecto que los investigadores denominan «residuo de atención».

Sophie Leroy demostró en experimentos que, al cambiar de una tarea a otra, la atención no se traslada automáticamente por completo. Especialmente en el caso de las tareas inconclusas, parte de los pensamientos permanece en la actividad anterior. Esta «atención residual» mental puede afectar al rendimiento en la siguiente tarea. (ScienceDirect)

El problema, por lo tanto, no es solo la duración de una interrupción.

Es también lo que permanece en la mente después.

Puedes obtener más información sobre este tema en nuestro artículo «Fomentar activamente la concentración».

Cuando cada herramienta responde en cualquier momento dado, las personas tienen que replantearse constantemente: ¿Es esto importante? ¿Tengo que responder? ¿Puede esperar esto?

La asistencia se convierte en una interrupción.

Al fin y al cabo, la otra cara de la digitalización es la disponibilidad constante de información, las reuniones virtuales y el uso constante de las tecnologías digitales. Nuestro artículo «Estrategias para combatir el agotamiento digital en el lugar de trabajo: medidas para un mayor bienestar» aborda medidas para combatir el agotamiento digital en el lugar de trabajo.

La «Calm Tech» invierte esta lógica.

La tecnología no tiene por qué estar constantemente a la vista. No tiene por qué mostrar toda la información de inmediato. Y no tiene por qué enviar señales sin cesar.

El Calm Tech Institute, presentado en Sedus INSIGHTS, establece estándares para tecnologías que solo se activan cuando es necesario. El objetivo es una tecnología que conserve la atención.

Esto también cambia la forma en que se evalúan los productos digitales. No solo importa la pregunta «¿Qué puede hacer la herramienta?». Igualmente importante es: «¿Cuánta atención exige a cambio?».

La «Calm Tech» considera la atención como un recurso limitado, una especie de «presupuesto de atención».

Esto también distingue este enfoque de otros conceptos relacionados:

• El «bienestar digital» se centra principalmente en un enfoque más saludable de los medios digitales.
• El «derecho a la desconexión» aborda los límites de la disponibilidad profesional.
• El «diseño centrado en el ser humano» sitúa fundamentalmente las necesidades humanas en el centro del desarrollo de productos.
• La «Calm Tech» se pregunta específicamente cuándo la tecnología debe reclamar nuestra atención y cuándo no.

No toda interfaz minimalista es automáticamente «Calm Tech». Disponer de criterios de evaluación concretos resulta útil para las empresas.

1. «Silencioso» por defecto en lugar de «ruidoso» por defecto

Una nueva herramienta no debería enviar automáticamente una notificación push por cada actividad.

La configuración por defecto es: silenciosa.

Los usuarios activan de forma activa solo las notificaciones que realmente necesitan.

2. Resumen en lugar de un flujo de notificaciones

Doce notificaciones individuales crean doce posibles interrupciones.

Un resumen consolidado puede transmitir la misma información con muchos menos cambios de atención.

3. La relevancia de la acción antes que las señales de urgencia

Antes de que una aplicación interrumpa a un usuario, hay que aclarar una cuestión: ¿necesita esta persona actuar ahora mismo?

Si la respuesta es no, la información puede esperar.

4. De la periferia al centro: solo cuando sea necesario

La «Calm Tech» aprovecha la periferia.

Una señal luminosa sutil, un indicador de estado o información consolidada en la periferia pueden ser suficientes. Solo cuando existe una necesidad real de actuar, la información pasa al centro de la atención.

5. El control sigue estando en manos del usuario

Las personas deben poder influir por sí mismas en las notificaciones, los periodos de concentración y las vías de escalado.

Un sistema de «Calm Tech» puede controlarse. No es él quien controla a la persona.

Menos estímulos, más energía

«Calm Tech» no significa simplemente apagar los dispositivos.

La tecnología también puede ayudar a proteger la atención.

Un ejemplo de Sedus INSIGHTS es Copilot for Researchers. Este asistente de IA se encarga de tareas como revisiones bibliográficas, solicitudes de subvenciones y redacción de informes. El objetivo es reducir la carga de trabajo administrativo y liberar más tiempo para la investigación propiamente dicha.

Esto pone de relieve una distinción importante.

La buena tecnología no se limita a consumir atención. También puede liberar atención.

«Nuestro artículo “La IA como alivio” también muestra cómo la IA puede ayudar a conservar la energía cognitiva».

Se encarga de las tareas rutinarias para que las personas puedan concentrarse en actividades complejas, creativas o estratégicas.

Si, por el contrario, la tecnología genera constantemente nueva información, noticias y decisiones, la carga cognitiva aumenta.

Sedus INSIGHTS presenta una serie de enfoques diferentes. Estos demuestran hasta qué punto puede concebirse de forma amplia la «Calm Tech».

reMarkable: limitación consciente de la funcionalidad digital

La tableta reMarkable es sinónimo de un enfoque minimalista de la tecnología digital. Se centra en la lectura y la toma de notas, no en ofrecer el mayor número posible de funciones simultáneas. Sedus INSIGHTS lo cita como ejemplo de un dispositivo certificado diseñado para trabajar sin distracciones.

Para las empresas, lo interesante no es tanto el producto en sí como el principio: ¿es realmente necesario que una herramienta pueda hacerlo todo?

Para un estudio piloto, por ejemplo, se podría investigar si un dispositivo con menos distracciones aumenta el tiempo de concentración ininterrumpida o reduce el número de cambios de aplicación durante tareas seleccionadas.

Mendi: tecnología para la concentración personal

Los auriculares de neurofeedback Mendi están diseñados para favorecer la atención y la autorregulación emocional. Para ello, monitorizan los cambios en el flujo sanguíneo y los niveles de oxígeno en la corteza prefrontal y proporcionan retroalimentación en tiempo real durante los ejercicios. Sedus INSIGHTS lo clasifica como un enfoque tecnológico consciente y orientado a la salud.

Sin embargo, aquí es importante establecer un límite claro:

Un sistema de neurofeedback genera datos potencialmente sensibles. Esto plantea no solo la cuestión de la eficacia, sino también cuestiones relacionadas con la protección de datos, la participación voluntaria y la finalidad.

Moodsonic: la tecnología se integra en el espacio

El enfoque de los paisajes sonoros adaptativos es aún más sutil.

Moodsonic responde a los datos ambientales y genera paisajes sonoros personalizables e inspirados en la naturaleza. Según Sedus INSIGHTS, estos están diseñados para reducir las distracciones y favorecer la concentración, la colaboración y la relajación.

En este caso, las personas no interactúan constantemente con una pantalla.

En cambio, es la tecnología la que modifica el entorno.

Puedes leer más sobre los paisajes sonoros biofílicos en el artículo «Paisajes sonoros biofílicos: concentración a través de los sonidos de la naturaleza»

Esto se acerca especialmente a la idea original que subyace a la «Calm Tech»: la tecnología funciona sin exigir constantemente la atención.

Para una prueba piloto en una empresa, por ejemplo, se podrían comparar los periodos de concentración, la distracción percibida subjetivamente y las condiciones acústicas antes y después de la implementación.

Este es un punto de tensión clave. Medir, automatizar y controlar de forma inteligente los entornos suele requerir sensores y sistemas adicionales. Sin embargo, un entorno «inteligente» puede generar por sí mismo nuevos estímulos. Un sensor que envía alertas constantemente no resuelve el problema; simplemente lo desplaza.

Por lo tanto, una implementación tranquila sigue una jerarquía:

Señal ambiental → Resumen → Notificación específica → Alarma solo en casos excepcionales.

No toda la información necesita una notificación push.

No todos los cambios tienen que mostrarse en una pantalla.

Y no todas las mediciones tienen por qué ser visibles para el usuario en absoluto.

La «Calm Tech» empieza en la sala

La tecnología para el trabajo concentrado no tiene por qué estar en el escritorio.

Puede formar parte de la sala.

Puedes descubrir cómo diseñar correctamente las zonas de concentración en nuestro artículo «Normas acústicas para zonas de concentración: de “tranquilo” a verdaderamente silencioso».

Sedus INSIGHTS destaca herramientas digitales que muestran dónde hay zonas tranquilas disponibles o miden la luz y el ruido en tiempo real. Esto crea un vínculo entre los entornos de trabajo digitales y físicos.

Un ejemplo: un sistema indica dónde hay un espacio de trabajo tranquilo disponible.

Los empleados no tienen que recorrer el edificio buscándola. Pueden encontrar un lugar adecuado de inmediato.

De este modo, la tecnología reduce el esfuerzo que supone la búsqueda, en lugar de crear una tarea adicional.

La libertad de elección debe ponerse en práctica

«La tecnología debería promover la libertad de elección» suena bien. Para las empresas, sin embargo, esto debe convertirse en una práctica habitual. A los empleados se les puede dar, por ejemplo, la posibilidad de elegir en relación con:

• Perfiles de notificaciones: ¿Qué notificaciones pueden recibirse de inmediato?

• Periodos de concentración: ¿Cuándo se agrupan o silencian automáticamente los mensajes?

• Gestión de canales: ¿Qué información debe gestionarse por chat, correo electrónico o una herramienta de proyectos?

• Criterios para las reuniones: ¿Cuándo es realmente necesaria una reunión?

• Señales de estado: ¿Cómo indican los empleados los periodos en los que están concentrados y no deben ser molestados?

• Espacios de trabajo: ¿Qué zonas de concentración, de equipo o de silencio están disponibles actualmente?

Así es como se pone en práctica la autonomía.

No todos los puestos de trabajo pueden estar en «silencioso»

La «Calm Tech» no debe ignorar las realidades de las diferentes funciones. En el servicio de asistencia, un problema crítico de un cliente debe resolverse rápidamente. En ventas, una llamada de respuesta importante puede ser urgente. En los turnos de guardia, las alertas forman parte del trabajo.

En este caso, «Calm Tech» no significa: «sin interrupciones».

Significa: «mejor gestión de la escalación».

Por ejemplo:

Nivel 1: Se recopila información no urgente.

Nivel 2: La información urgente aparece dentro de franjas horarias definidas.

Nivel 3: Los casos urgentes pueden interrumpir un modo de concentración.

Nivel 4: Los eventos críticos desencadenan una alerta inmediata.

Las normas de sustitución proporcionan un apoyo adicional. Cuando una persona se encuentra en una fase de concentración, un compañero se encarga de las consultas urgentes definidas.

De esta forma, la «Calm Tech» protege la concentración sin eliminar la disponibilidad cuando es necesaria.

La «Calm Tech» no tiene por qué comenzar con un gran proyecto tecnológico.

Basta con una hoja de ruta pragmática.

1. Realiza una auditoría de estímulos

• ¿Qué herramientas se utilizan?
• ¿Cuáles de ellas generan notificaciones push, sonidos, ventanas emergentes, correos electrónicos o recordatorios?
• ¿Y con qué frecuencia?

2. Cambiar los ajustes predeterminados

• No todo tiene que enviar notificaciones de forma predeterminada.
• Desactivar los sonidos, deshabilitar las notificaciones push irrelevantes y consolidar la información.

3. Eliminar herramientas redundantes

• Si la misma información llega por correo electrónico, chat y software de proyectos, se crean interrupciones artificiales.
• Un canal por finalidad aporta claridad.

4. Vincula las zonas digitales y físicas

• Las salas de concentración, las zonas tranquilas y los espacios de equipo deben poder localizarse digitalmente.
• La tecnología ayuda a orientarse sin saturar el espacio con pantallas.

5. Empieza con un equipo piloto

• No implantes el cambio en toda la empresa de inmediato.
• Un equipo prueba las nuevas normas de notificación, los horarios de concentración y las herramientas durante un periodo determinado.

6. Establecer normas de forma conjunta

• La «Calm Tech» no se limita a la informática.
• Los equipos necesitan normas comunes sobre disponibilidad, reuniones, tiempos de concentración y escalaciones.

7. Medir el impacto y realizar ajustes

• Lo que funciona, se mantiene.
• Se modifica todo aquello que genere nuevas distracciones.
• La «Calm Tech» no es un estado estático. Es un proceso de mejora continua.
• Hacer que la atención sea medible

Es posible comprobar si el enfoque funciona.

Por ejemplo, una empresa puede comparar las siguientes métricas antes y después de una prueba piloto:

• Indicadores clave de rendimiento (KPI): ¿qué se está midiendo?
• Notificaciones por hora: ¿cuántas señales digitales reciben los empleados?
• Cambios de contexto al día: ¿con qué frecuencia cambian las personas entre aplicaciones o tareas?
• Tiempo de concentración ininterrumpida: ¿cuánto tiempo se puede trabajar en una tarea sin interrupciones?
• Tiempo de reanudación: ¿cuánto tiempo se tarda en retomar el trabajo original de forma productiva tras una interrupción?
• Uso del modo de concentración: ¿con qué frecuencia se utilizan las funciones «No molestar» o las ventanas de concentración?
• Distracción subjetiva: ¿en qué medida se sienten los empleados perturbados por los estímulos digitales?

La comparación entre el antes y el después es crucial.

Primero hay que medir. Después, cambiar los valores predeterminados, las herramientas o las normas. Y volver a medir después.

Esto convierte la buena intención de «menos distracciones» en una intervención verificable.

La atención también puede cuantificarse en términos económicos. Solo se necesita una sencilla calculadora interna:

Interrupciones al día × tiempo medio para retomar el hilo × días laborables × tarifa horaria interna.

Un ejemplo, presentado deliberadamente solo como modelo de cálculo:

Si una persona sufre diez interrupciones al día por señales digitales evitables y pierde tan solo tres minutos por interrupción —incluido el tiempo que tarda en retomar el hilo—, esto supone 30 minutos al día.

A lo largo de 220 días laborables, eso equivale a 110 horas al año.

A una tarifa de coste de personal imputada de 60 euros por hora, esto equivale a 6.600 euros por persona al año.

Esto no significa que todas las interrupciones sean totalmente evitables ni que cada minuto pueda contabilizarse directamente como una pérdida.

Sin embargo, el cálculo demuestra por qué la atención también es relevante desde una perspectiva empresarial.

Cuanto más recurren las oficinas a la tecnología de sensores, los datos ambientales o la neurotecnología, más importancia cobra una segunda cuestión: ¿qué datos se generan en el proceso?

Se aplican normas especialmente estrictas a los datos personales o biométricos. El RGPD exige, entre otras cosas, la limitación de la finalidad, la minimización de datos y la transparencia. Los datos biométricos y de salud también entran en las categorías de datos que requieren una protección especial.

Por lo tanto, la «calm tech» debe regirse por cuatro principios:

• Minimización de datos: Recopilar únicamente lo que sea verdaderamente necesario para el funcionamiento.
• Transparencia: Los empleados deben comprender qué datos se generan y para qué se utilizan.
• Limitación de la finalidad: Los datos destinados a mejorar el entorno de trabajo no deben utilizarse implícitamente para supervisar el rendimiento o el comportamiento.
• Privacidad desde el diseño: siempre que sea posible, tratar los datos de forma anónima o local, y evitar, en primer lugar, almacenarlos de forma centralizada en un formato que permita la identificación personal.

La participación voluntaria por sí sola no resuelve automáticamente todas las cuestiones relacionadas con la protección de datos en la relación laboral. Especialmente cuando se trata de datos sensibles, los responsables de la protección de datos y, dependiendo de la organización, los representantes de los trabajadores deben participar desde una fase temprana.

Esto también se ajusta a los principios de la «Calm Tech»:

La tecnología no puede considerarse «tranquila» si protege la atención y, al mismo tiempo, erosiona la confianza.

La tecnología por sí sola no genera concentración. El espacio físico también debe favorecerla. Sedus INSIGHTS describe entornos de trabajo que cuentan con zonas diáfanas, espacios de trabajo tranquilos, salas de concentración y zonas de transición. Las tecnologías digitales pueden complementar esta estructura.

Pueden:

• Mostrar los espacios de concentración disponibles,
• Supervisar las condiciones ambientales,
• Ajustar la iluminación y la acústica,
• Automatizar tareas rutinarias,
• Consolidar la información,
• Y evitar interrupciones innecesarias.

Esto crea una oficina en la que la tecnología y el diseño de interiores funcionan en armonía.

La «Calm Tech» se malinterpreta con facilidad. No se trata de una oficina analógica. Tampoco se trata de dar marcha atrás en la digitalización. Se trata de un enfoque más consciente de la tecnología.

La tecnología debe estar presente donde aporte un beneficio tangible, y debe pasar a un segundo plano cuando simplemente distraiga la atención.

Por lo tanto, las empresas deberían preguntarse, cada vez que introduzcan una nueva herramienta, no solo: «¿Qué funciones nos ofrece?»

Sino también:

• «¿Qué nuevas señales estamos generando?»
• «¿Qué herramientas antiguas quedarán obsoletas por su culpa?»
• «¿Qué atención nos permite liberar?»

El futuro de la oficina no será menos tecnológico. Sin embargo, puede llegar a ser más conscientemente tecnológico.

La «Calm Tech» (tecnología tranquila) hace referencia a una tecnología que filtra la información, se encarga de las tareas rutinarias, hace que los espacios sean más inteligentes y ofrece orientación sin imponerse constantemente en primer plano.

Envía señales desde un segundo plano antes de interrumpir.

Consolida antes de imponer.

Se puede controlar.

Y distingue entre la mera información y una auténtica necesidad de actuar.

Porque la concentración no necesita más señales.

Necesita control sobre qué señales llegan a nuestra atención en primer lugar.

Esa es la fuerza de la «Calm Tech»:

La tecnología no se convierte en el centro de la oficina. Crea las condiciones que permiten que las personas sigan siendo el centro.