Calm Tech in ufficio: tecnologia che non distrae

In ufficio, squilla il telefono. Appare un’e-mail. Teams ti avvisa di un nuovo messaggio. Un promemoria lampeggia sul tuo secondo schermo. A ciò si aggiungono videochiamate, avvisi del calendario e innumerevoli altri strumenti che competono per la tua attenzione.

Ogni singola distrazione sembra innocua. Insieme, però, frammentano la tua attenzione.

I dati di Microsoft mostrano quanto sia diventato grave il problema. Un’analisi dei dati di utilizzo anonimizzati di Microsoft 365 ha rivelato che, in media, i dipendenti vengono interrotti ogni due minuti durante l’orario di lavoro principale da riunioni, e-mail o chat. Si tratta di circa 275 interruzioni per giornata lavorativa. (Microsoft)

È qui che entra in gioco la Calm Tech. L’idea è semplice: la tecnologia non dovrebbe competere costantemente per attirare l’attenzione. Fornisce supporto quando necessario e, altrimenti, rimane in secondo piano.

In Sedus INSIGHTS, la Calm Tech viene descritta come un approccio alle tecnologie che rispondono solo quando è veramente necessario. Rispettano l’attenzione delle persone anziché sopraffarla.

La Calm Tech è antecedente agli smartphone e a Teams

Il termine non è una reazione all’attuale ondata di IA.

Le sue radici risalgono agli anni ’90. Gli informatici Mark Weiser e John Seely Brown svilupparono l’idea di «Calm Technology» presso lo Xerox PARC. Nel loro articolo del 1995, “Designing Calm Technology”, descrissero una tecnologia che non necessita di essere costantemente al centro della nostra attenzione. Le informazioni possono rimanere in secondo piano ed emergere solo quando diventano rilevanti. (calmtech.com)

Successivamente, la ricercatrice in tecnologia Amber Case riprese questo approccio. Sviluppò ulteriormente i principi di progettazione e rese la Calm Technology accessibile a un pubblico più ampio. Il suo libro, «Calm Technology», è stato pubblicato nel 2015. (calmtech.com)

L’idea di base rimane straordinariamente attuale ancora oggi: la tecnologia non deve necessariamente richiedere ancora più attenzione da parte nostra. Una buona tecnologia ci aiuta a concentrare la nostra attenzione in modo più efficace.

Gli strumenti digitali sono progettati per facilitare il lavoro. Forniscono informazioni, velocizzano la comunicazione, automatizzano le attività e consentono la collaborazione a distanza.

Eppure questi stessi strumenti creano nuove pressioni.

Sedus INSIGHTS descrive un ambiente di lavoro in cui notifiche, e-mail, telefonate e uffici rumorosi interrompono costantemente la concentrazione. L’attenzione sta quindi diventando una risorsa sempre più preziosa.

A ciò si aggiunge un effetto che i ricercatori chiamano “residuo di attenzione”.

Sophie Leroy ha dimostrato in alcuni esperimenti che, quando si passa da un’attività all’altra, l’attenzione non segue automaticamente in modo completo. Soprattutto nel caso di attività non portate a termine, parte dei pensieri rimane legata all’attività precedente. Questa «attenzione residua» mentale può compromettere le prestazioni nell’attività successiva. (ScienceDirect)

Il problema, quindi, non è solo la durata di un’interruzione.

È anche ciò che rimane nella mente in seguito.

Potete approfondire questo argomento nel nostro articolo «Plasmare attivamente la concentrazione».

Quando ogni strumento risponde in qualsiasi momento, le persone devono costantemente valutare: È importante? Devo rispondere? Può aspettare?

Il supporto diventa un elemento di disturbo.

Dopotutto, il rovescio della medaglia della digitalizzazione è la costante disponibilità di informazioni, le riunioni virtuali e l’uso continuo delle tecnologie digitali. Il nostro articolo «Strategie per combattere l’esaurimento digitale sul posto di lavoro: misure per un maggiore benessere» illustra le misure per contrastare l’esaurimento digitale sul posto di lavoro.

La Calm Tech ribalta questa logica.

La tecnologia non deve essere costantemente visibile. Non deve visualizzare immediatamente ogni singola informazione. E non deve inviare segnali incessantemente.

Il Calm Tech Institute, presentato su Sedus INSIGHTS, definisce standard per tecnologie che si attivano solo quando necessario. L’obiettivo è una tecnologia che preservi l’attenzione.

Questo cambia anche il modo in cui vengono valutati i prodotti digitali. Non conta solo la domanda «Cosa può fare lo strumento?». Altrettanto importante è: «Quanta attenzione richiede in cambio?».

La Calm Tech considera l’attenzione una risorsa limitata, una sorta di «budget di attenzione».

Questo distingue l’approccio anche da concetti correlati:

• Il Benessere Digitale si concentra principalmente su un approccio più sano ai media digitali.
• Il Diritto alla Disconnessione riguarda i limiti della disponibilità professionale.
• Il design incentrato sull’uomo pone fondamentalmente le esigenze umane al centro dello sviluppo del prodotto.
• La Calm Tech si chiede specificamente quando la tecnologia debba rivendicare la nostra attenzione e quando invece non debba farlo.

Non tutte le interfacce minimaliste rientrano automaticamente nella Calm Tech. Per le aziende è utile disporre di criteri di valutazione concreti.

1. Impostazione predefinita “silenziosa” anziché “rumorosa”

Un nuovo strumento non dovrebbe inviare automaticamente una notifica push per ogni attività.

L’impostazione predefinita è: silenziosa.

Gli utenti attivano solo le notifiche di cui hanno realmente bisogno.

2. Riepilogo anziché un flusso di notifiche

Dodici notifiche singole creano dodici potenziali interruzioni.

Un riepilogo consolidato può trasmettere le stesse informazioni con un numero molto minore di spostamenti dell’attenzione.

3. Rilevanza dell’azione prima dei segnali di urgenza

Prima che un’applicazione interrompa un utente, occorre chiarire una domanda: questa persona deve agire immediatamente?

Se la risposta è no, l’informazione può aspettare.

4. Dalla periferia dell’attenzione al centro – solo quando necessario

La Calm Tech sfrutta la periferia.

Un segnale luminoso discreto, un indicatore di stato o informazioni aggregate nella periferia possono essere sufficienti. Solo quando sussiste una reale necessità di agire, l’informazione passa al centro dell’attenzione.

5. Il controllo rimane nelle mani dell’utente

Le persone devono poter influenzare autonomamente le notifiche, i periodi di concentrazione e i percorsi di escalation.

Un sistema Calm Tech può essere controllato. Non è lui a controllare la persona.

Meno stimoli, più energia

Calm Tech non significa semplicemente spegnere i dispositivi.

La tecnologia può anche aiutare a preservare l’attenzione.

Un esempio tratto da Sedus INSIGHTS è Copilot for Researchers. L’assistente basato sull’intelligenza artificiale si occupa di compiti quali la revisione della letteratura, le richieste di finanziamenti e la stesura di relazioni. L’obiettivo è ridurre il carico di lavoro amministrativo e liberare più tempo per la ricerca vera e propria.

Ciò evidenzia un’importante distinzione.

Una buona tecnologia non si limita a consumare attenzione. Può anche liberarne.

«Anche il nostro articolo “AI as a Relief” mostra come l’intelligenza artificiale possa aiutare a preservare l’energia cognitiva».

Si fa carico delle attività di routine in modo che le persone possano concentrarsi su attività complesse, creative o strategiche.

Se, d’altra parte, la tecnologia genera costantemente nuove informazioni, notizie e decisioni, il carico cognitivo aumenta.

Sedus INSIGHTS presenta una serie di approcci diversi. Essi dimostrano quanto possa essere ampia la concezione della “Calm Tech”.

reMarkable: limitare consapevolmente le funzionalità digitali

Il tablet reMarkable rappresenta un approccio minimalista alla tecnologia digitale. L’attenzione è rivolta alla lettura e alla presa di appunti, non all’offerta del maggior numero possibile di funzioni parallele. Sedus INSIGHTS lo cita come esempio di dispositivo certificato progettato per lavorare senza distrazioni.

Per le aziende, non è tanto il singolo prodotto a interessare, quanto il principio: uno strumento deve davvero essere in grado di fare tutto?

Per uno studio pilota, ad esempio, si potrebbe verificare se un dispositivo con meno distrazioni aumenti il tempo di concentrazione ininterrotta o riduca il numero di cambi di app durante determinate attività.

Mendi: tecnologia per la concentrazione personale

Le cuffie di neurofeedback Mendi sono progettate per favorire l’attenzione e l’autoregolazione emotiva. A tal fine, monitorano le variazioni del flusso sanguigno e dei livelli di ossigeno nella corteccia prefrontale e forniscono un feedback in tempo reale durante gli esercizi. Sedus INSIGHTS lo classifica come un approccio alla tecnologia consapevole e orientato alla salute.

Tuttavia, in questo contesto è importante tracciare un confine chiaro:

Un sistema di neurofeedback genera dati potenzialmente sensibili. Ciò solleva non solo la questione dell’efficacia, ma anche problemi relativi alla protezione dei dati, alla partecipazione volontaria e alla finalità.

Moodsonic: la tecnologia si integra nell’ambiente

L’approccio dei paesaggi sonori adattivi è ancora più sottile.

Moodsonic reagisce ai dati ambientali e genera paesaggi sonori personalizzabili e ispirati alla natura. Secondo Sedus INSIGHTS, questi sono progettati per ridurre le distrazioni e favorire la concentrazione, la collaborazione e il rilassamento.

In questo caso, le persone non interagiscono costantemente con uno schermo.

È invece la tecnologia a modificare l’ambiente.

Per saperne di più sul soundscaping biofilico, leggi l’articolo «Biophilic Soundscaping: concentrazione attraverso i suoni della natura»

Questo si avvicina particolarmente all’idea originale alla base della Calm Tech: la tecnologia funziona senza richiedere costantemente attenzione.

Per un progetto pilota aziendale, ad esempio, si potrebbero confrontare i periodi di concentrazione, la distrazione percepita soggettivamente e le condizioni acustiche prima e dopo l’implementazione.

Questo è un punto di tensione fondamentale. Misurare, automatizzare e controllare in modo intelligente gli ambienti richiede spesso sensori e sistemi aggiuntivi. Tuttavia, un ambiente “intelligente” può a sua volta generare nuovi stimoli. Un sensore che invia costantemente avvisi non risolve il problema, ma lo sposta semplicemente altrove.

Un’implementazione serena segue quindi una gerarchia:

Segnale ambientale → Riepilogo → Notifica mirata → Allarme solo in casi eccezionali.

Non ogni informazione richiede una notifica push.

Non ogni cambiamento deve essere visualizzato su uno schermo.

E non ogni misurazione deve necessariamente essere visibile all’utente.

La Calm Tech inizia nella stanza

La tecnologia per il lavoro concentrato non deve necessariamente trovarsi sulla scrivania.

Può diventare parte integrante della stanza.

Potete scoprire come progettare correttamente le zone di concentrazione nel nostro articolo «Regole acustiche per le zone di concentrazione: dal “silenzio” al vero silenzio».

Sedus INSIGHTS mette in evidenza strumenti digitali che indicano dove sono disponibili zone tranquille o misurano la luce e il rumore in tempo reale. Ciò crea un collegamento tra l’ambiente di lavoro digitale e quello fisico.

Un esempio: un sistema indica dove è disponibile uno spazio di lavoro tranquillo.

I dipendenti non devono attraversare l’edificio alla ricerca di uno spazio libero. Possono trovare subito un posto adatto.

La tecnologia riduce così lo sforzo necessario per la ricerca, anziché creare un’ulteriore attività.

La libertà di scelta deve essere messa in pratica

«La tecnologia dovrebbe promuovere la libertà di scelta» suona bene. Per le aziende, tuttavia, questo deve diventare una pratica standard. Ai dipendenti possono, ad esempio, essere offerte scelte relative a:

• Profili di notifica: quali notifiche possono essere visualizzate immediatamente?
• Periodi di concentrazione: quando i messaggi vengono raggruppati o silenziati automaticamente?
• Gestione dei canali: quali informazioni devono essere gestite tramite chat, e-mail o uno strumento di progetto?
• Criteri per le riunioni: quando è effettivamente necessaria una riunione?
• Segnali di stato: in che modo i dipendenti indicano i periodi in cui sono concentrati e non devono essere disturbati?
• Spazi di lavoro: quali zone di concentrazione, di lavoro di gruppo o silenziose sono attualmente disponibili?

È così che si mette in pratica l’autonomia.

Non tutti gli ambienti di lavoro possono essere messi in «silenzio»

La Calm Tech non deve ignorare le realtà dei diversi ruoli. Nell’assistenza, un problema critico di un cliente deve essere risolto rapidamente. Nelle vendite, una richiamata importante potrebbe essere urgente. Nei turni di reperibilità, gli avvisi fanno parte del lavoro.

In questo caso, Calm Tech non significa: nessuna interruzione.

Significa: una migliore gestione delle priorità.

Ad esempio:

Livello 1: Vengono raccolte le informazioni non urgenti.

Livello 2: Le informazioni sensibili al fattore tempo compaiono entro fasce orarie definite.

Livello 3: I casi urgenti possono interrompere una modalità di concentrazione.

Livello 4: Gli eventi critici attivano un avviso immediato.

Le regole di sostituzione forniscono ulteriore supporto. Quando una persona si trova in una fase di concentrazione, un collega si occupa delle richieste urgenti definite.

In questo modo, la Calm Tech protegge la concentrazione senza eliminare la disponibilità laddove è necessaria.

Calm Tech non deve necessariamente partire da un grande progetto tecnologico.

È sufficiente una tabella di marcia pragmatica.

1. Effettuare un audit degli stimoli

· Quali strumenti vengono utilizzati?

· Quali di questi generano notifiche push, suoni, pop-up, e-mail o promemoria? 

· E con quale frequenza?

2. Modificare le impostazioni predefinite

· Non tutto deve inviare notifiche per impostazione predefinita. 

· Disattivare i suoni, disabilitare le notifiche push irrilevanti e consolidare le informazioni.

3. Rimuovere gli strumenti ridondanti

· Se la stessa informazione arriva tramite e-mail, chat e software di gestione dei progetti, si creano interruzioni artificiali.

· Un canale per ogni scopo garantisce chiarezza.

4. Collegare le zone digitali e fisiche

· Le sale di concentrazione, le zone silenziose e gli spazi di lavoro di gruppo dovrebbero essere individuabili digitalmente. 

· La tecnologia aiuta nell’orientamento senza ingombrare lo spazio con schermi.

5. Iniziare con un team pilota

· Non estendere subito il cambiamento a tutta l’azienda. 

· Un team testa le nuove regole di notifica, i tempi di concentrazione e gli strumenti per un periodo prestabilito.

6. Stabilire le regole insieme

· La «Calm Tech» non riguarda solo l’IT. 

· I team hanno bisogno di standard condivisi per la disponibilità, le riunioni, i tempi di concentrazione e le escalation.

7. Misurare l’impatto e apportare modifiche

· Ciò che funziona, rimane.

· Tutto ciò che crea nuove distrazioni viene modificato.

· La «Calm Tech» non è una condizione statica. È un processo di miglioramento continuo. 

· Rendere misurabile l’attenzione

È possibile verificare se l’approccio funziona.

Ad esempio, un’azienda può confrontare le seguenti metriche prima e dopo una fase pilota:

• KPI – Cosa viene misurato?
• Notifiche all’ora – Quanti segnali digitali ricevono i dipendenti?
• Cambi di contesto al giorno – Con quale frequenza le persone passano da un’applicazione o da un’attività all’altra?
• Tempo di concentrazione ininterrotta – Per quanto tempo è possibile lavorare su un’attività senza interruzioni?
• Tempo di ripresa – Quanto tempo occorre per riprendere il lavoro originario in modo produttivo dopo un’interruzione?
• Utilizzo della modalità di concentrazione – Con quale frequenza vengono utilizzate le funzioni “Non disturbare” o le finestre di concentrazione?
• Distrazione soggettiva – In che misura i dipendenti si sentono disturbati dagli stimoli digitali?

Il confronto prima e dopo è fondamentale.

Misurate prima. Poi modificate le impostazioni predefinite, gli strumenti o le regole. Misurate nuovamente in seguito.

In questo modo, la buona intenzione di «ridurre le distrazioni» si trasforma in un intervento verificabile.

L’attenzione può essere quantificata anche in termini economici. È sufficiente un semplice calcolatore interno:

Interruzioni al giorno × tempo medio necessario per riprendere il filo del lavoro × giorni lavorativi × tariffa oraria interna.

Un esempio, presentato volutamente solo come modello di calcolo:

Se una persona viene interrotta dieci volte al giorno da segnali digitali evitabili e perde solo tre minuti per ogni interruzione – compreso il tempo necessario per riprendere il filo del lavoro – ciò equivale a 30 minuti al giorno.

In 220 giorni lavorativi, ciò equivale a 110 ore all’anno.

Con un costo del personale stimato di 60 euro all’ora, ciò equivale a 6.600 euro a persona all’anno.

Ciò non significa che ogni interruzione sia del tutto evitabile o che ogni minuto possa essere considerato direttamente come una perdita.

Tuttavia, il calcolo dimostra perché l’attenzione sia rilevante anche dal punto di vista aziendale.

Più gli uffici si affidano alla tecnologia dei sensori, ai dati ambientali o alla neurotecnologia, più diventa importante una seconda domanda: quali dati vengono generati nel processo?

Standard particolarmente elevati si applicano ai dati personali o biometrici. Il GDPR richiede, tra le altre cose, la limitazione delle finalità, la minimizzazione dei dati e la trasparenza. Anche i dati biometrici e sanitari rientrano nelle categorie di dati che richiedono una protezione speciale.

Alla “Calm Tech” dovrebbero quindi applicarsi quattro principi:

• Riduzione al minimo dei dati: raccogliere solo ciò che è veramente necessario per il funzionamento.
• Trasparenza: i dipendenti devono comprendere quali dati vengono generati e a quale scopo vengono utilizzati.
• Limitazione delle finalità: i dati destinati a migliorare l’ambiente di lavoro non devono essere utilizzati implicitamente per il monitoraggio delle prestazioni o del comportamento.
• Privacy by Design: ove possibile, trattare i dati in forma anonima o localmente ed evitare, in primo luogo, di archiviarli centralmente in una forma che consenta l’identificazione personale.

La sola partecipazione volontaria non risolve automaticamente tutte le questioni relative alla protezione dei dati nel rapporto di lavoro. Soprattutto quando si tratta di dati sensibili, i responsabili della protezione dei dati e, a seconda dell’organizzazione, i rappresentanti dei dipendenti dovrebbero essere coinvolti sin dalle prime fasi.

Ciò è in linea anche con i principi della Calm Tech:

La tecnologia non può essere considerata “calma” se, da un lato, protegge l’attenzione e, dall’altro, mina la fiducia.

La tecnologia da sola non crea concentrazione. Anche lo spazio fisico deve favorire la concentrazione. Sedus INSIGHTS descrive ambienti di lavoro caratterizzati da aree open space, postazioni tranquille, sale di concentrazione e zone di transizione. Le tecnologie digitali possono integrare questa struttura.

Possono:

• Mostrare gli spazi di concentrazione disponibili,
• Monitorare le condizioni ambientali,
• Regolare l’illuminazione e l’acustica,
• Automatizzare le attività di routine,
• Consolidare le informazioni,
• Ed evitare interruzioni non necessarie.

In questo modo si crea un ufficio in cui tecnologia e design d’interni lavorano in armonia.

La Calm Tech viene spesso fraintesa. Non si tratta di un ufficio analogico. Né si tratta di invertire la digitalizzazione. Si tratta piuttosto di un approccio più consapevole alla tecnologia.

La tecnologia dovrebbe essere presente laddove apporta un beneficio tangibile e dovrebbe passare in secondo piano laddove distrae semplicemente l’attenzione.

Le aziende dovrebbero quindi chiedersi, ogni volta che introducono un nuovo strumento, non solo: “Quali funzioni ci offre?”

Ma anche:

• “Quali nuovi segnali stiamo generando?”
• “Quali vecchi strumenti renderà superflui?”
• “Quale attenzione ci permette di liberare?”

Il futuro dell’ufficio non sarà meno tecnologico. Tuttavia, potrà diventare tecnologicamente più consapevole.

La “Calm Tech” è sinonimo di tecnologia che filtra le informazioni, si fa carico delle attività di routine, rende gli spazi più intelligenti e fornisce indicazioni senza imporsi costantemente in primo piano.

Invia segnali da dietro le quinte prima di interrompere.

Consolida prima di insistere.

È controllabile.

E distingue tra semplice informazione e un’autentica necessità di agire.

Perché la concentrazione non ha bisogno di più segnali.

Ha bisogno di controllo su quali segnali raggiungano la nostra attenzione in primo luogo.

Questo è il punto di forza della Calm Tech:

la tecnologia non diventa il centro dell’ufficio. Crea le condizioni che consentono alle persone di rimanere al centro.