L’ospitalità fa la differenza: spunti da Istanbul

Per anni, la strategia relativa al luogo di lavoro si è concentrata su efficienza, densità e standardizzazione. Oggi, la domanda è cambiata.

Perché i dipendenti dovrebbero venire in ufficio?

Le risposte condivise a Istanbul sono state chiare. Le persone vengono per creare legami, per trovare energia, per semplificare la loro routine quotidiana e per provare un senso di appartenenza. L’ufficio deve offrire qualcosa che non possono replicare appieno altrove.

In Sipay, questo cambiamento è già integrato nel loro approccio. Come ha spiegato Özge Korkmaz, CHRO, i dipendenti non sono visti come utenti passivi del luogo di lavoro, ma come contributori attivi alla sua progettazione. I dati vengono raccolti continuamente attraverso sondaggi sul coinvolgimento e conversazioni individuali, e l’ufficio si evolve di conseguenza.

Questo approccio porta a decisioni concrete. Gli spazi di apprendimento condivisi incoraggiano lo scambio di conoscenze tra pari. Servizi piccoli ma significativi, come i kit igienici disponibili nei bagni, rispondono alle reali esigenze quotidiane, dal tragitto casa-lavoro alle attività durante la pausa pranzo.

Queste scelte riflettono una realtà più ampia. Il luogo di lavoro non è più un bene immobile. È un ambiente vivente che si adatta alle persone, ai loro ritmi e alle loro aspettative.

Una delle intuizioni più significative emerse dal panel è che i dipendenti sviluppano un legame emotivo attraverso le esperienze quotidiane.

In Aygaz, questo è emerso chiaramente durante un importante progetto di trasferimento. Come ha raccontato Esra Topkoç, CHRO, quando l’azienda ha annunciato il trasferimento da un edificio storico, i dipendenti non hanno chiesto informazioni sui metri quadrati o sulla disposizione degli spazi. Le loro prime domande riguardavano la mensa, il cibo, il personale di servizio a loro familiare e le abitudini a cui erano abituati.

Per molti, il luogo di lavoro non era solo un edificio. Era un luogo pieno di ricordi, abitudini e momenti condivisi. Alcuni dipendenti hanno persino espresso la sensazione di lasciare una “casa di famiglia”.

Questo mette in evidenza un principio fondamentale. Il valore di un luogo di lavoro non risiede solo nella qualità del suo design, ma nella sua capacità di creare continuità e significato.

Noi di Sedus osserviamo spesso che l’inclusione e il benessere si costruiscono attraverso questi piccoli dettagli. Il modo in cui uno spazio ti accoglie, il comfort dei materiali, la chiarezza dei percorsi o la possibilità di scegliere come e dove lavorare. Questi elementi creano un senso di sicurezza psicologica e di appartenenza.

L’ospitalità è il filo conduttore che collega tutto questo. Trasforma il design in esperienza.

Hospitality is the layer that connects all of this. It translates design into experience.

Il cibo è stato uno degli argomenti più discussi durante il panel di Istanbul.

In tutte le organizzazioni rappresentate, il cibo non è più considerato un semplice servizio. È una componente fondamentale dell’esperienza sul posto di lavoro.

In Bayer, Semih Karagöz, responsabile della gestione delle strutture, ha spiegato come il lavoro ibrido abbia trasformato le aspettative. Quando i dipendenti vengono in ufficio solo pochi giorni alla settimana, ogni momento deve apportare valore. Il cibo diventa un fattore che favorisce la presenza.

Ciò ha portato a diversi adeguamenti:

• opzioni di ristorazione più flessibili
• orari di servizio prolungati
• nuovi formati come le postazioni "bowl" per pasti veloci e salutari
• eventi gastronomici a tema che aumentano la presenza in ufficio

L’impatto è evidente. La presenza aumenta nei giorni in cui l’esperienza è più ricca.

Il cibo riduce anche gli attriti quotidiani. Fa risparmiare tempo, semplifica le routine e crea opportunità naturali di interazione. Come ha sottolineato Özge Korkmaz, decidere cosa mangiare ogni giorno è un carico cognitivo. Quando il luogo di lavoro elimina quell’attrito, favorisce il benessere e la concentrazione.

Ciò è in linea con il cambiamento più ampio che osserviamo nella progettazione degli spazi di lavoro. Gli spazi non sono più organizzati solo in base alle attività. Sono organizzati in base ai momenti. Arrivo, riunione, pasto, concentrazione, recupero. Ciascuno di questi momenti richiede un’atmosfera e un livello di comfort specifici.

Sebbene l’ospitalità rafforzi la dimensione sociale dell’ufficio, deve anche favorire la concentrazione e le prestazioni.

Alla Deutsche Bank, rappresentata da Yılma Karatuna di CBRE, la strategia sul posto di lavoro è strutturata attorno a scopo, luogo, persone e prestazioni. Questo quadro riflette la necessità di allineare gli obiettivi aziendali con l’esperienza umana.

L’ufficio deve ora soddisfare esigenze diverse e talvolta contrastanti. Collaborazione e concentrazione. Flessibilità e struttura. Coordinamento globale e cultura locale.

Questo equilibrio è al centro dell’approccio “Mindful Office” sviluppato da Sedus.

Anziché ottimizzarlo per un unico uso dominante, lo spazio di lavoro è progettato come una sequenza di esperienze che supportano diversi stati nel corso della giornata. Momenti di interazione, momenti di " " di concentrazione, momenti di pausa. Ciascuno richiede un ambiente specifico, con il giusto livello di stimolo, comfort e controllo.

In pratica, ciò si traduce in:

• una gamma più ampia di ambienti di lavoro, da quelli aperti e sociali a quelli tranquilli e protetti
• aree dedicate alla concentrazione dove le interruzioni sono ridotte
• spazi che consentono rapidi passaggi dalla collaborazione al lavoro individuale
• servizi e ambienti che si adattano a orari flessibili 

La tecnologia e i dati supportano questo equilibrio. Aiutano le organizzazioni a comprendere come vengono utilizzati gli spazi e ad adattarli nel tempo.

La sfida non è più quella di scegliere tra collaborazione e concentrazione. È quella di consentire entrambe, in un modo che risulti naturale per i dipendenti.

Ciò che accomuna tutti questi esempi è un cambiamento nel modo in cui viene valutato il luogo di lavoro.

L’ufficio non è più visto solo come un centro di costo, ma è riconosciuto come uno strumento strategico per promuovere il coinvolgimento, la fidelizzazione e le prestazioni.

Gli indicatori condivisi durante la tavola rotonda sono chiari:

• punteggi di coinvolgimento più elevati
• minor turnover
• maggiore collaborazione
• maggiore presenza quando vengono offerte esperienze significative

In Sipay, i livelli di coinvolgimento sono aumentati in modo significativo dopo le iniziative relative al posto di lavoro e alle risorse umane, mentre il turnover è diminuito. Questi sono risultati misurabili.

In Bayer emerge un’altra dimensione. Ottimizzando il proprio spazio immobiliare, l’azienda è riuscita ad affittare parte del proprio edificio. La qualità dell’esperienza sul posto di lavoro ha avuto un ruolo nell’attrarre un nuovo inquilino. L’ospitalità, in questo caso, contribuisce non solo all’esperienza dei dipendenti, ma anche al valore aziendale.

Ciò riflette una realtà più ampia. Un ambiente di lavoro ben progettato e ben gestito crea valore al di là della sua funzione iniziale.

L’ufficio non è più il luogo predefinito in cui lavorare. È una destinazione che le persone scelgono.

Questo cambia le aspettative. I dipendenti confrontano il posto di lavoro con qualsiasi ambiente in cui si sentono a proprio agio, efficienti e apprezzati.

In questo contesto, l’ospitalità diventa essenziale. È ciò che trasforma uno spazio funzionale in un luogo in cui le persone desiderano tornare.

I luoghi di lavoro di maggior successo non sono quelli più complessi. Sono quelli che sanno come accogliere le persone.

Le conversazioni a Istanbul hanno chiarito una cosa. L’ufficio oggi non è solo il luogo in cui lavoriamo. È il modo in cui veniamo accolti quando arriviamo lì.