Gastvrijheid maakt het verschil: inzichten uit Istanbul

Jarenlang was de werkplekstrategie gericht op efficiëntie, dichtheid en standaardisatie. Vandaag is de vraag veranderd.

Waarom zouden medewerkers naar kantoor komen?

De antwoorden die in Istanbul werden gegeven, waren duidelijk. Mensen komen voor verbinding, voor energie, voor gemak in hun dagelijkse routines en voor een gevoel van verbondenheid. Het kantoor moet iets bieden dat ze elders niet volledig kunnen evenaren.

Bij Sipay is deze verschuiving al verankerd in hun aanpak. Zoals Özge Korkmaz, CHRO, uitlegde, worden medewerkers niet gezien als passieve gebruikers van de werkplek, maar als actieve bijdragers aan het ontwerp ervan. Er worden continu gegevens verzameld via betrokkenheidsenquêtes en één-op-één-gesprekken, en het kantoor evolueert dienovereenkomstig.

Deze aanpak leidt tot concrete beslissingen. Gedeelde leerruimtes stimuleren kennisuitwisseling tussen collega's. Kleine maar betekenisvolle voorzieningen, zoals hygiënekits in de toiletten, spelen in op echte dagelijkse behoeften, van woon-werkverkeer tot lunchactiviteiten.

Deze keuzes weerspiegelen een bredere realiteit. De werkplek is niet langer een vast gegeven. Het is een leefomgeving die zich aanpast aan mensen, hun ritmes en hun verwachtingen.

Een van de krachtigste inzichten uit het panel is dat werknemers emotionele binding opbouwen via dagelijkse ervaringen.

Bij Aygaz werd dit zichtbaar tijdens een groot verhuisproject. Zoals Esra Topkoç, CHRO, vertelde, vroegen medewerkers niet naar vierkante meters of indelingen toen het bedrijf de verhuizing uit een historisch gebouw aankondigde. Hun eerste vragen gingen over de kantine, het eten, het vertrouwde bedienend personeel en de rituelen waaraan ze gewend waren.

Voor velen was de werkplek niet zomaar een gebouw. Het was een plek vol herinneringen, gewoontes en gedeelde momenten. Sommige medewerkers gaven zelfs aan het gevoel te hebben dat ze een ‘gezinswoning’ achterlieten.

Dit benadrukt een belangrijk principe. De waarde van een werkplek ligt niet alleen in de kwaliteit van het ontwerp, maar ook in het vermogen om continuïteit en betekenis te creëren.

Bij Sedus zien we vaak dat inclusie en welzijn worden opgebouwd door deze kleine details. De manier waarop een ruimte je verwelkomt, het comfort van de materialen, de duidelijkheid van de circulatie, of de mogelijkheid om te kiezen hoe en waar je werkt. Deze elementen creëren een gevoel van psychologische veiligheid en verbondenheid.

Gastvrijheid is de rode draad die dit alles met elkaar verbindt. Het vertaalt ontwerp naar beleving.

Eten was een van de meest besproken onderwerpen tijdens het panel in Istanbul.

In alle vertegenwoordigde organisaties wordt eten niet langer als een eenvoudige dienst beschouwd. Het is een essentieel onderdeel van de werkplekervaring.

Bij Bayer legde Semih Karagöz, hoofd Facility Management, uit hoe hybride werken de verwachtingen heeft veranderd. Wanneer werknemers slechts een paar dagen per week naar kantoor komen, moet elk moment waarde toevoegen. Eten wordt een drijfveer voor aanwezigheid.

Dit heeft geleid tot verschillende aanpassingen:

• flexibelere maaltijdopties
• langere openingstijden
• nieuwe formats zoals 'bowl'-stations voor snelle en gezonde maaltijden
• thematische eetevenementen die de aanwezigheid op kantoor verhogen

Het effect is zichtbaar. De aanwezigheid neemt toe op dagen waarop de ervaring rijker is.

Eten vermindert ook de dagelijkse wrijving. Het bespaart tijd, vereenvoudigt routines en creëert natuurlijke mogelijkheden voor interactie. Zoals Özge Korkmaz opmerkte, is het elke dag beslissen wat je gaat eten een cognitieve belasting. Wanneer de werkplek die wrijving wegneemt, draagt dat bij aan welzijn en focus.

Dit sluit aan bij de bredere verschuiving die we zien in het ontwerp van werkplekken. Ruimtes zijn niet langer alleen georganiseerd rond taken. Ze zijn georganiseerd rond momenten. Aankomst, vergaderen, eten, focussen, bijkomen. Elk van deze momenten vereist een specifieke sfeer en een bepaald niveau van comfort.

Hoewel gastvrijheid de sociale dimensie van het kantoor versterkt, moet het ook concentratie en prestaties ondersteunen.

Bij Deutsche Bank, vertegenwoordigd door Yılma Karatuna van CBRE, is de werkplekstrategie gestructureerd rond doel, plek, mensen en prestaties. Dit raamwerk weerspiegelt de noodzaak om bedrijfsdoelstellingen af te stemmen op de menselijke ervaring.

Het kantoor moet nu tegemoetkomen aan diverse en soms tegenstrijdige behoeften. Samenwerking en focus. Flexibiliteit en structuur. Wereldwijde coördinatie en lokale cultuur.

Dit evenwicht vormt de kern van de door Sedus ontwikkelde “Mindful Office”-aanpak.

In plaats van te optimaliseren voor één overheersend gebruik, is de werkplek ontworpen als een reeks ervaringen die verschillende gemoedstoestanden gedurende de dag ondersteunen. Momenten van interactie, momenten van ' ' momenten van concentratie, momenten van pauze. Elk daarvan vereist een specifieke omgeving, met het juiste niveau van stimulatie, comfort en controle.

In de praktijk vertaalt zich dit in:

• een breder scala aan werkomgevingen, van open en sociaal tot rustig en afgeschermd
• speciale concentratieruimtes waar onderbrekingen tot een minimum worden beperkt
• ruimtes die een snelle overgang tussen samenwerking en individueel werk mogelijk maken
• diensten en omgevingen die zich aanpassen aan flexibele roosters 

Technologie en data ondersteunen dit evenwicht. Ze helpen organisaties inzicht te krijgen in hoe ruimtes worden gebruikt en deze in de loop van de tijd aan te passen.

De uitdaging is niet langer om te kiezen tussen samenwerking en concentratie. Het gaat erom beide mogelijk te maken, op een manier die voor medewerkers natuurlijk aanvoelt.

Wat al deze voorbeelden met elkaar verbindt, is een verschuiving in de manier waarop de werkplek wordt gewaardeerd.

Het kantoor wordt niet langer alleen gezien als een kostenpost. Het wordt erkend als een strategisch instrument om betrokkenheid, behoud en prestaties te stimuleren.

De indicatoren die tijdens het panel werden gedeeld, zijn duidelijk:

• hogere scores voor betrokkenheid
• lager personeelsverloop
• betere samenwerking
• hoger aanwezigheidspercentage wanneer zinvolle ervaringen worden aangeboden

Bij Sipay steeg het betrokkenheidsniveau aanzienlijk na initiatieven op het gebied van de werkplek en HR, terwijl het personeelsverloop daalde. Dit zijn meetbare resultaten.

Bij Bayer komt er nog een andere dimensie naar voren. Door hun vastgoedvoetafdruk te optimaliseren, kon het bedrijf een deel van het gebouw verhuren. De kwaliteit van de werkplekervaring speelde een rol bij het aantrekken van een nieuwe huurder. Gastvrijheid draagt in dit geval niet alleen bij aan de werknemerservaring, maar ook aan de bedrijfswaarde.

Dit weerspiegelt een bredere realiteit. Een goed ontworpen en goed beheerde werkplek creëert waarde die verder reikt dan de oorspronkelijke functie.

Het kantoor is niet langer de standaardplek om te werken. Het is een bestemming die mensen kiezen.

Dit verandert de verwachtingen. Werknemers vergelijken de werkplek met elke omgeving waarin ze zich op hun gemak, productief en gewaardeerd voelen.

In deze context wordt gastvrijheid essentieel. Het is wat een functionele ruimte verandert in een plek waar mensen graag terugkomen.

De meest succesvolle werkplekken zijn niet de meest complexe. Het zijn de plekken die begrijpen hoe ze mensen moeten ontvangen.

De gesprekken in Istanbul maakten één ding duidelijk. Het kantoor van vandaag gaat niet alleen over waar we werken. Het gaat over hoe we worden verwelkomd wanneer we daar aankomen.