Ergonomie in het dagelijkse kantoorleven – tips, trends en mythes

Mijn naam is Jörg Bakschas, ik ben freelance managementconsultant en houd me al jaren bezig met het thema “Hoe zullen we in de toekomst leven en werken?”. In relatie tot de kantoormeubelindustrie help ik bedrijven bij het inrichten van nieuwe werkplekken en het betrekken van mensen, zodat ze nieuwe manieren van werken niet alleen accepteren, maar ook competent en met plezier uitvoeren. Een belangrijk aandachtspunt in mijn werk is het ergonomisch ontwerp van moderne ruimtes en het opleiden van de mensen die daar willen werken. Daarnaast ben ik werkzaam als normenexpert voor de branchevereniging voor kantoor- en werkomgevingen (IBA). Ik werk al meer dan 15 jaar samen met Sedus als trainer en spreker over kantoorgerelateerde onderwerpen.

Ergonomie betekent, vertaald uit het Grieks, “de wetenschap van het aanpassen van de werkomgeving en arbeidsmiddelen aan mensen”. Sinds de jaren zestig werken wij in de kantoormeubelindustrie aan het ergonomisch ontwerpen van onze arbeidsmiddelen, voornamelijk bureaus en stoelen. In de loop der jaren hebben we met name aan bureaustoelen veel hendels toegevoegd, zodat ze aan elk individu kunnen worden aangepast. Als de bureaustoel correct is afgesteld voor de individuele gebruiker, biedt deze optimale ondersteuning in een groot aantal verschillende werkhoudingen op de werkplek. Maar ook andere factoren, zoals akoestiek, klimaat, verlichting enzovoort, hebben zich in de loop der jaren enorm ontwikkeld.

Als ik een werkplek voor het eerst zie, kijk ik naar de ligging in de ruimte ten opzichte van ramen, andere werkplekken en looppaden. Het tweede waar ik naar kijk, is de persoon die aan het bureau zit, met name zijn houding en het gebruik van de werkuitrusting die op die specifieke werkplek beschikbaar is. Vervolgens kijk ik naar andere factoren, zoals verlichting, akoestiek en klimaat op die werkplek.

De minimale ergonomische eisen voor een werkplek in Duitsland zijn vastgelegd in de Werkplekverordening (ArbStättV) en de bijbehorende Werkplekvoorschriften (ASR) zijn zo gedetailleerd opgesteld dat er in het kantoor een ergonomische werkplek beschikbaar moet zijn voor computerwerkplekken. Tegenwoordig is de vraag naar een in hoogte verstelbaar bureau eigenlijk vanzelfsprekend, maar naar mijn mening veronderstelt dit dat het in de praktijk ook daadwerkelijk door mensen wordt gebruikt.

Wat ik in de praktijk vaak tegenkom, zijn moderne, goedbedoelde ruimteconcepten die echter deels in strijd zijn met het daadwerkelijke gebruik door werknemers. Dit komt omdat de eisen die aan meubilair en ontwerp worden gesteld, worden bepaald door de taken die daar in de toekomst zullen worden uitgevoerd. De acceptatie van werkplekken of werkoppervlakken hangt niet alleen af van de goodwill van de werknemers, maar ook van hun individuele capaciteiten.

Persoonlijke verantwoordelijkheid speelt een essentiële rol in de snelle werkomgeving van vandaag. Ik kan gebruikers de beste hulpmiddelen bieden, maar die zijn nutteloos als ze niet bereid of in staat zijn om ze volledig te begrijpen en te gebruiken. Een belangrijke factor waaraan het product moet voldoen, is dat het de intuïtie van de gebruiker ondersteunt, zodat essentiële functies worden herkend. Hoe uitgebreider de verstelmogelijkheden zijn, bijvoorbeeld bij bureaustoelen, hoe groter het risico op onjuist gebruik, d.w.z. de mogelijkheid om de stoel verkeerd in te stellen. De manier om dit te voorkomen is natuurlijk door de eindgebruiker goed te trainen.

Ik zou een hele dag kunnen besteden aan het beantwoorden van deze vraag. Om maar één snelle tip te geven: gebruikers moeten zich ervan bewust zijn dat het werken met een schermapparaat, of dat nu vast of mobiel is, in een thuiskantoor of op andere externe locaties, dezelfde eisen stelt aan de inrichting van de werkplek als in een bedrijfskantoor. Dit betekent dat de minimale werkoppervlakte, de uitlijning van de werkplek met de gezichtslijn parallel aan de raamfront en het gebruik van een goede draaistoel ook basisvereisten zijn voor mobiel werken om op lange termijn fit en productief te blijven. Daarnaast zijn een goede zelforganisatie en een verstandig werktijdbeheer ook vereist.

Deze vraag houdt me al een tijdje bezig, en ik moet helaas zeggen dat door de AI-hype, die veel mensen volledig overweldigt, en het soms hectische, trendy ontwerp van werkruimtes, maar heel weinig mensen op dit moment aan ergonomie lijken te denken. In plaats daarvan ligt de focus op ruimte-efficiëntie, aantrekkelijke ruimtes en vooral de nieuwste informatietechnologie. Mijn ervaring is dat vooral dat laatste voor sommige bedrijven grote problemen oplevert, met name in communicatieruimtes.

Mijn duidelijke wens voor de toekomst van kantoorergonomie is dat deze weer onder de aandacht komt van de verantwoordelijke ontwerpers, maar ook van de gebruikers. We zien nu al de toenemende gevolgen van onjuist gebruik van mobiele apparaten, wat zich uit in klachten zoals nek- en schouderpijn. Bedrijven hebben nauwelijks budget voor preventie en gebruikerstraining, wat volgens mij een boemerangeffect zal hebben, omdat het slechts een kwestie van tijd is voordat we een toename zien van het ziekteverzuim als gevolg van aandoeningen die worden veroorzaakt door de werkomgeving. Het is kortzichtig om werknemers verantwoordelijk te laten voor het ontwerp van hun mobiele werkplekken, ook in financieel opzicht.

Of het nu op kantoor, thuis of onderweg is, ergonomie blijft een belangrijk onderwerp voor gezond en productief werken. Het interview met Jörg Bakschas laat zien dat duurzame kantoorergonomie alleen werkt als productkwaliteit, ruimteontwerp en gebruikersgedrag op elkaar zijn afgestemd. Beweging, kennis en bewustzijn zijn net zo belangrijk als goed meubilair – en uiteindelijk een investering in de toekomst van werk.