Concentrazione negli open space: 5 leve di design senza ristrutturare

La buona notizia è che migliorare la concentrazione sul lavoro non richiede necessariamente una riprogettazione completa. In molti casi, adeguamenti mirati all’interno delle planimetrie esistenti sono sufficienti: piccole aree di ritiro, migliore acustica, zonizzazione più chiara o semplici linee guida comportamentali. L’ultimo Sedus INSIGHTS, ”Focus Office,” esplora come i luoghi di lavoro possano supportare meglio la concentrazione negli ambienti di lavoro ibridi e perché l’attenzione sia diventata una delle risorse più preziose nella cultura d’ufficio odierna.

Non ogni attività che richiede concentrazione necessita di una stanza completamente chiusa. Spesso i dipendenti hanno semplicemente bisogno di un luogo che risulti leggermente più protetto rispetto a una postazione standard al centro dell’open plan. 

Sedute semi-chiuse, piccole nicchie o aree più tranquille lungo il perimetro dell’ufficio possono già fare una differenza notevole. Ricerche sul cosiddetto “spazio peripersonale” mostrano che la concentrazione migliora quando le persone si sentono più in controllo del loro ambiente immediato.

Soluzioni efficaci includono:

• Sedute semi-chiuse
• Arredi ad alto schienale
• Piccole nicchie per la concentrazione
• Scrivanie lontane dalle vie di circolazione
• Arredi con schermature visive e acustiche integrate

L’obiettivo non è l’isolamento completo, ma una maggiore sensazione di tranquillità all’interno dell’ambiente aperto.

Le distrazioni in ufficio non sono causate solo dal rumore. Il movimento costante nel campo visivo periferico o postazioni di lavoro permanentemente esposte mantengono il cervello in uno stato di allerta. 

Per questo le aree per il lavoro focalizzato non devono necessariamente essere completamente chiuse. In molti casi, sottili confini visivi sono sufficienti per creare un’atmosfera più calma. I concetti spaziali che bilanciano apertura e protezione tendono a favorire la concentrazione molto più efficacemente rispetto a layout completamente esposti.

Interventi semplici includono:

• Screens mobili
• Piante come divisori spaziali
• Scaffalature per la zonizzazione
• Tende
• Diverse altezze dell’arredo
• Pannelli acustici efficaci

Soprattutto negli spazi d’ufficio esistenti, questi elementi flessibili possono migliorare la concentrazione senza grandi cambiamenti strutturali.

Il rumore rimane una delle sfide principali negli ambienti open office. Secondo gli studi citati nella pubblicazione, il 58% dei dipendenti si sente regolarmente disturbato da conversazioni o chiamate sul luogo di lavoro. 

È importante notare che il problema non è solo il volume – il parlato cattura automaticamente l’attenzione, anche quando cerchiamo di ignorarlo.

Piccoli miglioramenti acustici possono già avere un forte impatto:

• Tappeti e tende
• Materiali fonoassorbenti
• Arredi acustici
• Zone silenziose dedicate,
• Separazione netta tra aree collaborative e aree per la concentrazione

Cresce inoltre l’interesse per paesaggi sonori biofilici e ambienti acustici adattivi che supportano sia la concentrazione che il benessere.

Molti open office devono sostenere tutto contemporaneamente: lavoro concentrato, collaborazione, riunioni e interazione sociale. Questo li rende spesso cognitivamente impegnativi. 

Un approccio più efficace è organizzare i luoghi di lavoro attorno a diverse modalità di attenzione. Ciò non richiede necessariamente più spazio – ma richiede una logica spaziale più chiara.

Strategie utili includono:

• Aree più tranquille lungo la facciata
• Zone collaborative al centro dello spazio
• Scrivanie per la concentrazione lontane dalle principali vie di circolazione
• Transizioni graduali tra aree attive e aree tranquille
• Zone di concentrazione condivise o ambienti in stile biblioteca. 

Il principio di base è semplice: le persone dovrebbero poter scegliere l’ambiente che meglio supporta il compito da svolgere.

Forse la misura più efficace è anche la più semplice: stabilire chiare linee guida comportamentali. 

Anche l’area di concentrazione meglio progettata fallirà se le persone continuano a ricevere chiamate o a tenere conversazioni spontanee lì. La concentrazione non è influenzata solo dallo spazio, ma anche dalle abitudini organizzative e dalla cultura del luogo di lavoro.

Esempi pratici includono:

• Aree silenziose chiaramente definite
• Etichetta per le chiamate
• Periodi senza riunioni
• Momenti di concentrazione condivisi all’interno dei team
• Videochiamate limitate a spazi designati. 

Un esempio particolarmente interessante è l’area biblioteca di Start it @KBC, dove si applicano regole semplici ma chiare: niente chiamate, niente distrazioni, niente interruzioni.

Creare spazi che supportino la concentrazione non richiede necessariamente un nuovo edificio o una riprogettazione completa dell’ufficio. In molti casi, adeguamenti attentamente studiati all’interno delle planimetrie esistenti possono già trasformare l’esperienza di lavorare in un open space. 

Ciò che conta di più è riconoscere che compiti diversi richiedono ambienti diversi – e progettare luoghi di lavoro che permettano alle persone di scegliere dove e come lavorare al meglio. Questo sta diventando sempre più la vera qualità del design d’ufficio contemporaneo. Puoi scoprire di più su questo affascinante argomento in Sedus INSIGHTS N° 20.